Організація автоматичних розрахунків
Введемо формули для автоматичного підрахунку днів явок, неявок і відпрацьованих годин.
Самостійно вставте формулу сумування відповідних комірок рядка для підрахунку відпрацьованих годин. Заповніть формулу вниз.
Для підрахунку днів явок необхідно в кожному рядку (для кожного співробітника) підрахувати кількість комірок, які містять числа (не сумуючи ці числа). Для цього:
виділіть комірку таблиці, в яку потрібно помістити формулу (для першого співробітника);
виділіть команду Функция... меню Вставка;
в списку Имя функции вікна діалогу <Майстер функцій> виберіть функцію СЧЕТ. Якщо ви не знаєте, до якої категорії відноситься шукана функція, виберіть категорію Все і далі шукайте по алфавіту;
в наступному вікні потрібно вказати діапазон значень. Але при цьому немає необхідності вводити адреси комірок з клавіатури. Тому відсуньте вікно діалогу, щоб воно не загорожувало таблицю, і виділіть мишкою інтервал комірок, в яких розміщена інформація про першого співробітника;
натисніть кнопку ОК;
поширте формулу вниз.
Для підрахунку кількості днів, проведених у відпустці, вставте функцію СЧЕТЕСЛИ і, в якості критерію введіть зразок (що потрібно підраховувати) - українську букву в (=в), тобто той символ, який ви будете вносити в таблицю, помічаючи відпустку. Поширте формулу вниз по стовпцю.
Самостійно введіть формулу для підрахунку кількості днів, пропущених по хворобі. (Функція СЧЕТЕСЛИ, критерій “х”).
Самостійно введіть формулу для підрахунку кількості прогулів. (Функція СЧЕТЕСЛИ, критерій “п”).
Самостійно, в окремій комірці нижче табеля, введіть формулу для підрахунку кількості неробочих днів місяця. Для цього вставте функцію СЧИТАТЬПУСТОТЫ, оскільки в такі дні в нашому робочому табелі нічого не відмічено.
Закрийте файл-шаблон.
Застосування шаблону
Для створення нового файлу з використанням шаблону виконайте наступні дії:
на закладці Файл оберіть закладку Создать;
на панелі створення нової книги віднайдіть та виділіть створений шаблон;
у полі назви файла введіть Табель робочого часу 1;
натисніть кнопку Создать.
Таким чином, ви отримаєте документ-робочу копію шаблону.
Введіть назву поточного місяця в заголовку табеля.
Відразу ж виділіть кольором стовпці, що відповідають неробочим дням тижня (щоб випадково не помилитися при заповненні табеля).
Проставте для кожного співробітника:
кількість годин, відпрацьованих за день, або
"в", якщо він перебував у відпустці, або
"х", якщо в цей день співробітник хворів, або
"п", якщо прогуляв, де
в, х, п – українські букви, проставляються без лапок.
В результаті ви отримаєте фрагмент, подібний до наведеного на рис. 2.
Рис. 2. Фрагмент табеля обліку робочого часу
Побудуйте кругову діаграму, яка відображає кількість відпрацьованих днів кожним співробітником. Для виділення несуміжних стовпців використайте клавішу {Ctrl}. Змініть дані в табелі. Чи відобразилися ці зміни в діаграмі?
Побудуйте площинну гістограму, в якій будуть відображені дні явок і кількість відпрацьованих годин для кожного співробітника. Спробуйте виділити один із стовпців гістограми і збільшіть його, “схопивши” мишкою за вузли. Чи змінилися дані в таблиці?
Припустимо, ви хочете всі табелі за даний рік мати в одній робочій книзі. В цьому випадку, перед створенням табеля за наступний місяць виконайте наступне:
відкрийте робочу книгу з заповненим табелем і перейменуйте її єдиний лист у відповідності з назвою даного місяця;
виділіть ярличок листа даного місяця;
в контекстному меню ярличка листа (викликається клацанням правої кнопки миші по ярличку листа) виберіть Добавить;
виділіть створений шаблон для формування заготовки нового листка;
натисніть ОК.
Новий лист вставився перед вихідним. Перемістіть новий лист (схопивши за ярличок) після вихідного, перейменуйте і заповніть даними.
Відкрийте створений шаблон та оформіть його за своїм смаком (з використанням заливки, виділенням стовпців з формулами, оформленням шрифтів). Збережіть внесені зміни.
Відкрийте табель обліку робочого часу, створений раніше з допомогою старого шаблону. Чи відобразилися на ньому зміни в шаблоні? Чи відобразяться зміни в нових книгах при створенні їх на основі цього шаблону?