Порядок виконання роботи
Завдання:
Виготовити шаблон бланку для службового листа з кутовим центрованим розташуванням постійних реквізитів.
Виготовити шаблон бланку для службових листів із поздовжнім центрованим розташуванням постійних реквізитів.
Виготовити шаблон загального бланка
Конструювання бланка документа
Багато документів доводиться оформляти на фірмових бланках, тому доцільно починати роботу саме зі створення їх шаблонів. Як приклад розглянемо процес виготовлення шаблонів бланків для службових листів підприємства недержавної форми власності.
Виготовлення шаблону бланка для службового листа з кутовим центрованим розташуванням постійних реквізитів.
У рядку головного меню вибрати пункт «Файл»/«Створити».
Відкриється діалогове вікно «Створення документа».
Вибрати вкладку «Загальні», позначити «Шаблон», задати «Новий документ»/«ОК».
Відкриється чиста сторінка Word. Установити потрібні параметри сторінки. Увійти в колонтитул, для чого в рядку головного меню натиснути «Вид»/«Колонтитули».
У вікні «Колонтитули» відкрити діалогове вікно «Параметри сторінки».
На вкладці «Макет» вибрати: «Почати розподіл із наступної сторінки», «Вертикальне вирівнювання за верхнім краєм», «Застосувати до всього документа» і, щоб емблема не з'являлася на наступних сторінках багатосторінкового документа, обов'язково задати «Розрізняти колонтитули першої сторінки»/«ОК» .
У рядку головного меню задати «Вставка»/«Рисунок», вибрати «Картинки» чи «Із файла» (залежно від того, де розташована заздалегідь підготовлена емблема). Підвівши курсор до вибраного рисунка, двічі натиснути ліву кнопку миші (в колонтитулі з'явиться це зображення). Витягуючи або звужуючи рисунок, задати потрібні розміри його. Закрити діалогове вікно «Колонтитули».
Рис. 5. Діалогове вікно «Створення документа»
Рис. 6. Діалогове вікно «Колонтитули»
Рис. 7. Вкладка «Макет» у діалоговому вікні «Параметри сторінки»
У рядку головного меню вибрати «Вставка»/«Номери сторінок», задати «Формат...» і у форматі номера вибрати «1, 2, 3,...»; в нумерації сторінок зазначити «продовжити»/«ОК» (рис. 8).
У діалоговому вікні «Номери сторінок» вибрати: «Розташування Вгорі сторінки», «Вирівнювання: Від центра» (не зазначати «Номер на першій сторінці») «ОК».
Рис. 8. Вікно «Номери сторінок»
Натисканням клавіші [Enter] опустити курсор приблизно на 5,5 см (якщо розмір шрифту 14 пт., то натиснути [Enter] 10 разів).
На панелі інструментів «Стандартна» вибрати «Рисування»/«Надпис», підвести хрестик у лівий верхній куток робочої площі, натиснути ліву кнопку миші (з'явиться квадрат), витягуванням задати розміри (висоту - не більше ніж 5,25 см, ширину - не більш як 7,5 см). Натиснути ліву кнопку миші, щоб усередині рамки активізувався курсор, на панелі інструментів «Форматування» вибрати форматування тексту «По центру».
Використовуючи різні шрифти, оформити в раніше підготовленому прямокутнику постійні реквізити й трафаретні позначки для дати, індексу, посилання на індекс і дату документа, що надійшов. Після цього підвести курсор до будь-якої сторони прямокутника, натиснути праву кнопку миші, відкрити діалогове вікно «Формат надпису...» (рис. 9), у вкладці «Кольори й лінії» вибрати «Немає ліній» (у такому разі під час друкування ліній рамки не буде). Натиснути кнопку «ОК».
Так само оформити невидиму рамку для адресата в правому верхньому куті. Активізувати курсор у цьому прямокутнику, виставити шрифт (розмір і рисунок шрифту мають бути такими самими, як і в тексті). На панелі інструментів «Форматування» задати форматування тексту «За лівим краєм».
У документах, виготовлених за допомогою ПК, кутові обмежувальні рамки для заголовка до тексту не проставляють, а обмеження довжини рядків у заголовках досягають оформленням відповідного абзацу шаблону документа чи створенням стилю «Заголовок» із такими параметрами: правий відступ - «9,0 см», форматування тексту - «За лівим краєм» (слід пам'ятати, що абзацного відступу немає).
Рис. 9. Діалогове вікно «Формат надпису»
Для цього можна на панелі інструментів «Форматування» відкрити меню «Стиль», вибрати, наприклад, «Заголовок 1», задати рисунок шрифту, його розмір, правий відступ (переконатися, що лівого відступу немає). Знову підвести курсор на «Стиль», вибрати «Заголовок 1» і натиснути ліву кнопку миші; з'явиться вікно «Перевизначення стилю»; задати «Перевизначити: даний стиль, використовуючи виділений фрагмент як зразок». Натиснути кнопку «ОК».
Шаблон готовий. Тепер йому присвоюють ім'я, зберігають і закривають вікно.
Виготовлення шаблону бланка для службових листів із поздовжнім центрованим розташуванням постійних реквізитів. Для оформлення емблеми й постійних реквізитів виконати операції, описані вище (висота рамки буде дещо меншою - 4,25 см, ширина - на всю робочу площу).
Знову використовуючи панель інструменів «Стандартна» вибрати «Рисунок» /«Надпис», як і в попередньому прикладі оформити трафаретні позначки для дати, індексу, посилання на індекс і дату вхідного документа, а також окрему рамку для реквізиту «Адресат».
Виготовлення шаблону загального бланка (розташування постійних реквізитів поздовжнє центроване). Для оформлення емблеми й постійних реквізитів виконати операції, описані вище.
Нижче від невидимого прямокутника залишити місце для реквізиту «Назва виду документа». Для нанесення трафаретних позначок для реквізитів 11, 12, а також оформлення реквізиту 14 можна вставити таблицю із захованою сіткою (три стовпчики: перший - до 5-ї, другий - до 14-ї позначки на лінійці, третій - до кінця робочої площі). В першому й третьому стовпчиках вибрати форматування тексту «За лівим краєм», у другому - «По центру».
Особливості оформлення реквізитів 17, 23. Гриф затвердження (реквізит 17) можна оформляти як і «Адресат», лише довжина рамки має бути дещо меншою. Для оформлення реквізиту «Підпис» можна вставити таблицю із захованою сіткою, розбитою на три стовпчики. Скрізь виставити форматування тексту «За лівим краєм». Перший стовпчик - до 8-ї позначки на лінійці, другий - до 12,5. Це зручно, якщо назва посади займає багато рядків (слід пам'ятати, що розшифрування підпису оформляють на рівні останнього рядка назви посади).
Якщо реквізит «Підпис» оформляється в документі, який підписуватимуть кілька посадових осіб одного й того ж самого підприємства (їхні підписи розташовують один під одним), то можна вставити таблицю з кількома рядками.
Для оформлення реквізиту «Підпис» у документі, який підписуватимуть дві чи більше осіб, котрі обіймають посади однакового рівня, доцільно вставити таблицю, вибравши два рядки й два стовпчики (рис. 20, 21). У такому разі для оформлення розшифрування підпису використовують клавішу пробілу.
Для виготовлення змінних реквізитів у службових документах застосовується переважно шрифт гарнітури Times New Roman розміром 14-12 пт. Якщо документ надруковано шрифтом розміром 14 пт. і на останній сторінці тексту небагато, то його можна «пригнати» й одержати повні сторінки (розмір шрифту після приганяння має бути не меншим ніж 12 пт.).
Відстань між рядками змінних реквізитів становить один інтервал, а між реквізитами - 2-3 інтервали. Оформляючи реквізит «Текст», його здебільшого форматують «За шириною» (в разі потреби вставляють «м'які перенесення»). Складові частини реквізитів: «Адресат», «Гриф затвердження», «Підпис», «Гриф погодження», «Візи» (між собою) рекомендується відокремлювати 1,5-2 інтервалами (1,5, якщо відстань між реквізитами становить 2 інтервали, і 2 - якщо З інтервали).