Краткий словарь наиболее часто употребляемых терминов в сфере управленческой деятельности

Специалисты службы делопроизводства должны владеть специальной терминологией. Крайне необходимо знать терминологию из области почтово-телеграфных отношений, доку-ментирования, делопроизводства, информатики.

Данный словарь составлен с учетом знаний, которые получили отражение в государ-ственных стандартах, рекомендациях Международных организаций по стандартизации нор-мативно-методических разработках и руководящих материалов Федеральной архивной службы Российской Федерации. В словаре зафиксированы лишь ключевые понятия.

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресант – отправитель документа.

Адресат:

а) получатель документа;

б) реквизит документа, включающий наименование получателя документ и в необ-ходимых случаях его почтовый адрес.

Акт:

а) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный акт, правовой акт);

б) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: акт ревизии, акт проверки, акт приемки).

Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или возможные варианты ответов) на них.

Аннотация – краткое изложение первоисточника.

Аппарат управления:

а) система органов государственного управления, совокупность учреждений и органи-заций, обеспечивающих управление в какой-либо сфере деятельности;

б) совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) учреждения или организации, выполняющих управленческие функции.

Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Аспект – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

Бланк должностного лица – бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для состав-ления документов определенного вида.

Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки.

Ведомость – перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная ведомость, оборотная ведомость и т.д.).

Вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие или несог-ласие должностного лица с содержанием документа.

Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления и др.

Внутренний документ – документ, не выходящий за пределы подготовившей его орга-низации.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Входящий номер документа – регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизво-дящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг;

Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования.

График – графический или текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свиде-тельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей доку-мента.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреж-дения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата документа – реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на рассто-яние между двумя корреспондентами, которые могу быть и юридическими, и физическими ли-цами,

Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) – отрасль деятель-ности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными докумен-тами.

Депонирование документов – установленный порядок их хранения в справочно-инфор-мационном фонде.

Дело – единица хранения письменных документов в архиве, помещенным в отдельную папку.

Директивный документ – документ, содержащих обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность – документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Договорное письмо – один из видов сопроводительного письма указывающего на факт отправки договора.