III. Schriftlicher Ausdruck 2

Lesen Sie die folgende Stellenanzeige und schreiben Sie dazu eine überzeugende Bewerbung.

PALEX Wir suchen ab sofort eine/n Übersetzer/in. Wenn Sie mehrjährige Erfahrungen im Übersetzen haben, Russisch als Muttersprache haben, Deutsch und idealerweisen noch eine zweite Fremdsprache beherrschen, flexibel sind, dann sollten Sie sich bewerben. PALEX, Herr Müller, Rosenberg 10, 69207 Heidelberg, Deutschland

Bevor Sie den Brief schreiben, überlegen Sie sich die passende Reihenfolge der

Punkte, eine passende Einleitung und einen passenden Schluss. Vergessen Sie

nicht Ihre Adresse, Adresse der Institution/ Firma, Datum, Betreffzeile, Anrede

und Schlussformel!

Thema III Geschäftstelefonate

Was wäre der Mensch ohne Telefon?

Ein armes Luder!

Was aber ist er mit Telefon?

Ein armes Luder.

Kurt Tucholsky

Redemittel zum Telefonieren

Kontaktaufnahme

Kann ich mit Frau/Herrn X sprechen?

Ich hätte gern Frau/Herrn X gesprochen.

Könnte ich bitte Frau/Herrn X sprechen?

Könnten Sie mich mit Frau/Herrn X verbinden?

Würden Sie mich bitte mit Frau/Herrn X verbinden?

Würden Sie es noch mal bei Frau/ Herrn X versuchen.

... ich brauche dringend jemanden vom Vertrieb.

Ich würde gern mit Frau/ Herrn M..., ich weiß den Namen nicht mehr genau, mit Ihrem Mitarbeiter vom Außendienst sprechen.

Wer ist bei Ihnen eigentlich ... zuständig?

Hätten Sie die Freundlichkeit, mich mit Frau/Herrn X zu verbinden?

Ich will Frau/Herrn X sprechen.

Geben Sie mir jetzt Frau/ Herrn X.

Wäre es vielleicht möglich, mit Frau/Herrn X zu sprechen?

Sagen Sie mal, ist die/der (Familienname) nicht da?

Jetzt ruf ich schon zum dritten Mal an. Jetzt möchte ich aber wirklich dringend Frau/Herrn X sprechen. Oder verbinden Sie mich mit ihrem /seinem Chef.

Nichtverstehen/Missverständnisse bei der Gesprächseröffnung

Wenn Sie mir Ihren Namen nicht nennen, kann ich Sie nicht weiter verbinden.

Tut mir leid, ich brauche zuerst Ihren Namen, sonst kann ich Sie nicht mit Frau/Herrn X

verbinden.

Worum geht es denn?

Darf ich Sie um Ihren Namen bitten?

Tut mir leid, ich bin angewiesen, Anrufer namentlich zu melden.

Vielleicht könnten Sie Ihr Anliegen schriftlich vorbringen? Ich gebe Ihnen gern unsere Faxnummer.

Ich handle jetzt zwar gegen unsere Anweisungen, verbinde Sie jetzt aber.

Ich glaube, ich habe Ihren Namen nicht richtig verstanden...

Wie war der Name?

Wie ist Ihr Name bitte?

Wie war nochmals Ihr Name?

Mit wem spreche ich bitte?

Ist dort X?

Mit wem spreche ich eigentlich?

Bin ich mit X verbunden?

Können Sie Ihren Namen noch mal wiederholen, die Leitung ist so schlecht/ da ist so ein

Knacken in der Leitung, ich kann kaum hören.

Ist dort die Firma X? Spreche ich mit Frau/ Herrn X?

Würden Sie mir Ihren Namen bitte buchstabieren? Darf ich Sie noch einmal um Ihren Namen bitten? Ich spreche nicht so gut Deutsch und habe Ihren Namen nicht richtig verstanden. Könnten Sie ihn bitte wiederholen?

Ich habe mit Frau/ Herrn X gesprochen, stimmt das?

Habe ich Ihren Namen richtig verstanden? Schreibt man X mit e oder ä ?

Könnten Sie bitte etwas langsamer und lauter sprechen?

Herstellung der Verbindung durch Vermittlung

Einen Augenblick bitte, ich verbinde Sie mit ...

Herr X ist am Apparat 483726 zu erreichen.

Tut mir Leid, Frau/Herr X ist jetzt nicht im Hause. Wenn Sie bitte in einer Stunde nochmals versuchen würden.

Tut mir Leid, Herr X ist dienstlich verreist und kommt erst in einer Woche zurück.

Tut mir Leid. Frau X ist zurzeit nicht im Hause. Soll ich ihr etwas ausrichten? (Möchten

Sie eine Nachricht für sie hinterlassen?)

Herr X spricht gerade auf der anderen Leitung/telefoniert am anderen Apparat.

Wollen Sie warten?

Können Sie noch einmal anrufen?

Kann Herr X Sie zurückrufen?

Können wir Sie später anrufen?

Nein, kann ich vielleicht eine Nachricht hinterlassen?

Ja, gerne. Ich gebe Ihnen die Nummer meines Handys, denn ich bin heute ziemlich viel unterwegs.

Ich rufe selber noch einmal an. Können Sie mir bitte seine Durchwahl geben?

Kann ich ihr/ihm etwas ausrichten?

Richten Sie doch bitte aus, dass ...

Nein, das ist nicht so wichtig.

Nein, das war privat, ich versuche es heute Abend zu Hause.

Nein, das ist sehr wichtig, können Sie mich vielleicht mit einem anderen Mitarbeiter

verbinden?

Wer ist denn (sonst noch) zuständig?

Gründe des Telefongesprächs

Worum geht es bitte?

Worum handelt es sich?

Kann ich Ihnen weiterhelfen?

Was kann ich für Sie tun?

In welcher Angelegenheit rufen Sie an?

Was darf ich für Frau/Herrn X notieren?

Wie kann ich Ihnen helfen?

Ist uns/ Frau/Herrn X der Sachverhalt bekannt?

Es geht um ...

Es handelt sich um ...

Ich rufe Sie wegen des ... an.

Ich hätte gern gewusst, ob ...

Ich wollte mich erkundigen, ob ...

Warum ich anrufe? Das ist doch klar, wegen ...

Sagen Sie Frau/Herrn X, dass ich sie/ihn sprechen möchte, er/ sie weiß dann schon

Bescheid.

Das möchte ich ihr/ihm persönlich sagen.

Folgendes: ...

Es geht um Folgendes: ...

Telefongespräch bei akustischen Problemen

Könnten Sie mir, wenn Sie mich verstehen, ein Fax schicken?

Entschuldigung, das Letzte habe ich akustisch nicht verstanden.

Könnten Sie das wiederholen, bitte?

Wie bitte? Entschuldigung, ich kann Sie nicht hören...

Ich kann Sie leider kaum verstehen.

Hallo, ich höre nichts mehr...

Entschuldigung, das habe ich gerade nicht richtig mitgekriegt.

Könn(t)en Sie bitte etwas lauter/ deutlicher/ langsamer sprechen? Ich höre Sie so schlecht.

Entschuldigung, sind Sie noch da?

Hallo, sind Sie noch dran?

Die Leitung ist gestört. Ich kann Sie leider nicht verstehen.

Hier bin ich wieder. Wir sind eben getrennt worden.

Die Verbindung ist so schlecht. Ich kann Sie einfach nicht verstehen.

Ich höre nichts mehr... !

Hilfsbereitschaft am Telefon bekunden

Ich kümmere mich selbst darum.

Ich rufe Sie noch heute zurück

Ich werde es sofort weiterleiten.

Ich kümmere mich unverzüglich darum.

Sie können sich hundertprozentig darauf verlassen.

Ich werde mich persönlich dafür einsetzen.

Ich verspreche Ihnen, mich darum zu kümmern.

Sie können sich darauf verlassen, ich werde ...

Beendigung des Telefongesprächs

-so, -also, -ja, dann also

Ich glaube, das wär’s.

Das wär’s eigentlich.

Das wollte ich wissen.

Deswegen habe ich Sie angerufen.

Nun glaube ich, ich habe Ihre Zeit in Anspruch genommen.

Vielen Dank (noch)!

Ich bedanke mich!

Nochmals vielen Dank für...!

Danke gleichfalls!

Nichts zu danken.

Gern geschehen.

Danke für den Anruf.

Grüßen Sie bitte Herrn Krause von mir.

Viele Grüße an Ihre Familie.

Einen schönen Gruß an Frau Meier.

Danke, werde ich ausrichten.

Ja, danke, wird gemacht (mache ich)

Aufgabe 1

Lesen Sie den Text. Formulieren Sie kurz und prägnant den Leitgedanken aus jedem Tipp.

1. Der erste Eindruck zählt. Wer einem Anrufer nur seinen Nachnamen entgegenschleudert, braucht gar nicht erst abnehmen. Melden Sie sich deshalb freundlich mit Gruß, Vor- und Nachnamen, sowie dem Namen der Firma - und zwar in dieser Reihenfolge. Grund: Wir merken uns die letzte Information am besten, knüpfen instinktiv an sie an. Das Wichtigste, der Firmenname, gehört deshalb ans Ende der Begrüßung. Zudem gewöhnt sich das Ohr erst einige Sekunden an die Telefonakustik. Nehmen Sie deshalb auch erst nach zwei Klingelzeichen ab.

2. Ihre Körpersprache kann man hören. Im Stress krümmen wir uns instinktiv bis zur Embryonalhaltung zusammen. Die Stimme klingt gepresst, weniger souverän. Lehnen Sie sich besser zurück oder stehen Sie bei wichtigen Telefonaten auf. Ihr Zwerchfell ist nicht zusammengedrückt. Ihre Stimme enthält mehr Resonanzraum, wird voller und überzeugender. Und lächeln Sie – immer. Stimme kommt von Stimmung. Weil am Telefon der Blickkontakt fehlt, hilft ein Spiegel auf dem Tisch, um automatisch häufiger zu lächeln.

3. Ihre Stimmlage verkörpert Kompetenz. Vor allem Frauen telefonieren oft eine Oktave zu hoch, was unsicher wirkt. Entspannen Sie die Stimmbänder. Je tiefer Sie den Kopf halten, desto tiefer wird die Stimme. Das wirkt glaubwürdiger, haben Psychologen bei Nachrichtensprecherinnen festgestellt. Achten Sie auf Ihre Artikulation. Wer huschelt, wirkt nachlässig. Tipp: TV – Moderatoren üben sauberes Sprechen mit einem Korken im Mund. Auch häufiges Pfeifen hilft, weil es die Mundmotorik trainiert.

4. Fasse dich kurz gilt immer. Monologe ermüden schnell. Das Business – Telefonat ist kein Roman, sondern eine packende Short – Story mit direktem Einstieg statt langer Einleitung. Faustregel der Telefontrainer: Sprechen Sie maximal drei bis fünf Sätze hintereinander. Vermitteln Sie Ihre wichtigsten Infos notfalls schlagwortartig und verhaspeln Sie sich nicht in Schachtelsätzen. Ab 16 Wörtern pro Satz laufen Sie Gefahr, Ihren Zuhörer zu überfordern. Aber Vorsicht: Kürze heißt nicht Tempo. Schnellsprecher machen misstrauisch. Tipp: Sie reden automatisch langsamer, wenn Sie sich vorstellen. Ihre Sätze können fremdsprachige Kinofilme untertiteln. Bremsen Sie sich durch bewusste Pausen. Damit ziehen Sie den Zuhörer außerdem aktiv ins Gespräch.

5. Erst der geschickte Gesprächsaufbau führt zum Ziel. Menschen sind neugierig, suchen den eigenen Vorteil und wollen Anerkennung. Versuchen Sie alle drei Bedürfnisse gleich nach der Begrüßung zu erfüllen. Erzeugen Sie Sog statt Druck. Bieten Sie vor allem Nutzwert, um das Interesse zu wecken. Je schlechter Ihre Argumente, desto wichtiger ist ausgesuchte Höflichkeit (sie verpflichtet), Verständnis für die Lage des anderen (lässt Angriffslust verpuffen) oder wohldosierte Hilflosigkeit (veranlasst zu Unterstützung). Und bedienen Sie die Eitelkeit Ihres Gesprächspartners. Streuen Sie mehrmals seinen Namen ein. Das ersetzt den fehlenden Blickkontakt.

6. Beschwerdeanrufe sind die schwierigsten. Oberstes Gebot: Nie zweifeln oder belehren,

auch wenn die Kritik unberechtigt ist. Lassen Sie ausreden, zeigen Sie Verständnis, leiden Sie mit dem Anrufer. Kommen Sie nicht mit Sachargumenten, sondern argumentieren Sie emotional. Bei Wutausbrüchen reden Sie einen Tick langsamer. Sie bleiben cool, wenn Sie sich eine schnurrende Katze vorstellen, auch wenn der Anrufer in den Hörer bellt. Mit dem Kontern „Gut, dass Sie sich sofort an uns gewendet haben...“ und promptem Lösungsvorschlag nehmen Sie ihm den Wind aus den Segeln und übernehmen unbemerkt die Gesprächsregie.

7. Konzentration und Kontrolle sind alles. Planen Sie Ihre Anrufe zielorientiert. Formulieren Sie Argumente vor, legen Sie getrennte, übersichtliche Frage – und Ergebnischecklisten an und notieren sie Gespräche grundsätzlich mit. Wer nebenbei Männchen kritzelt, überhört die Hälfte. Ziehen Sie nicht nur am Gesprächsende, sondern auch zwischendurch ein Fazit. Rückformulierungen wie „Sie meinen also, dass...“ verhindern nicht nur Missverständnisse, sondern unterstreichen auch Ihr Interesse. Zeichnen Sie wichtige Telefonate zur Sicherheit und zur Selbstkritik auf Band auf. Lassen Sie einen Kollegen als Privat – Coach Ihre Telefonate mithören. Und Testanrufe im eigenen oder fremden Unternehmen geben nicht nur Anregungen, sondern machen auch Spaß.

8. Überwinden Sie Hürden. Der natürliche Feind des Anrufers ist die Sekretärin. Dabei ist sie Ihre Verbündete, wenn Sie sie gleichberechtigt behandeln, mit ihrem Namen ansprechen und sie in ihrer Funktion als Wächterin des Chefs ernst nehmen. Nützt das nichts, beschreiben Sie Ihr Anliegen ausnahmsweise mit Fremdwörtern und Fachausdrücken so kompliziert wie möglich. Behaupten Sie aber keinesfalls, den Vorgesetzten privat sprechen zu wollen. Wenn nicht die Sekretärin, sondern Ihre eigene Hemmung vor einem wichtigen Gesprächspartner die Barriere ist: Betrachten Sie ihn aus der Entfernung als ehemaligen Mitschüler, den Sie nur vor 20 Jahren aus den Augen verloren haben.

9. Achten Sie auf Ihr Vokabular. Streichen Sie Wörter wie sicherlich, wahrscheinlich oder irgendwie aus Ihrem Wortschatz. Sie signalisieren Unsicherheit und wirken unverbindlich. Sprechen Sie deshalb auch nie im Konjunktiv. Vermeiden Sie missverständliche Verneinungen und möglichst alle Negativwörter wie nicht oder nie. Formulieren Sie alles positiv. Wer fragt, führt. Aber ein Warum oder Wieso erzeugt Rechtfertigungsdruck. Umgekehrt zwingt eine Ja-aber-Argumentation geradezu auf emotionalen Konfliktkurs. Beschreiben Sie Ihr Produkt außerdem nicht mit Adjektiven, sondern mit Bildern. Sie bieten den größeren Merkeffekt.

10. Nutzen Sie die Tricks der Verkaufspsychologie. Nicht Sie wollen etwas verkaufen, Ihr Zuhörer braucht etwas – er weiß es nur noch nicht. Durch Sie-Formulierungen (zum Beispiel „Sie erhalten...“ statt „Ich schicke Ihnen...“) erreichen Sie mehr Aufmerksamkeit. Oder sagen Sie Wichtiges nebenbei. Die Bemerkung „Das Folgende können Sie gleich wieder vergessen“ garantiert, dass sich Ihr Zuhörer die Information ungewollt umso intensiver merkt. Mit Kunstpausen animieren Sie Ihr Gegenüber, den Satz in Ihrem Sinne zu vollenden. Erleichtern Sie Entscheidungen! Fragen Sie nicht: „Brauchen Sie?“, sondern „Wann brauchen Sie...?“ Und geizen Sie nicht mit WPA, dem Telefon-Marketing-Kürzel für Worte persönlicher Anerkennung, beispielsweise: „Das sehen Sie genau richtig, Herr Schmidt.“

Aufgabe 2

Nichts ist schlimmer, als wenn ein Anrufer in Ihrer Firma von einer Abteilung zur nächsten verbunden wird, um dann am Ende doch wieder bei der ersten Anlaufstelle zu landen. Das kostet ihn Zeit und Nerven und Ihre Firma ihren guten Ruf. Hier finden Sie einige Grundregeln für das Verbinden. Lesen Sie sie und entscheiden Sie, welches Wort aus dem Kasten (A. – J.) in die Lücken 1–7 passt. Sie können jedes Wort im Kasten nur einmal verwenden. Nicht alle Wörter passen in den Text.