3.Організація обліку готівкових коштів.

Основними задачами організації обліку грошової готівки є:

— забезпечення контролю за наявністю і рухом грошових кош­тів у касах підприємства;

— своєчасність і повнота оприбуткування готівки, видачі фізич­ним і юридичним особам і здачі на поточний рахунок підприємства;

— правильність і своєчасність відображення операцій з готів­кою в обліку і звітності.

Порядок здійснення і документального оформлення касових операцій визначений Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правлін­ня НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

З метою здійснення розрахунків готівкою кожне підприємство має касу, тобто спеціально обладнане, відособлене приміщення, де здійснюється приймання, видача і збереження готівкових коштів і касових документів.

Функції здійснення касових операцій покладаються на касира підприємства. При прийманні його на роботу керівник укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність і ознайомлює його під розпис з діючими нормативно-правовими актами. На неве­ликих підприємствах обов'язки касира можуть покладатися на бух­галтера або іншого працівника, з яким також укладають договір про повну матеріальну відповідальність. Рішення щодо суміщення функцій касира та бухгалтера керівник підприємства оформлює письмовим розпорядженням.

У касу підприємства можуть надходити кошти, що зняті з пото­чного рахунка, готівковий виторг, залишок невикористаних підзві­тних сум, відшкодування заподіяного збитку та ін. Списується го­тівка при виплаті зарплати, здачі готівки на поточний рахунок, видачі підзвітних сум на відрядження і господарські потреби, роз­рахунках з постачальниками та іншими кредиторами за товари (ро­боти, послуги), видачі готівки за платіжними картками.

Розрахунок ліміту залишку готівки у касі. Головний бухгал­тер самостійно встановлює ліміт залишку готівки в касі — гра­ничний розмір готівки, що може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня. При цьому він керується нормами глави 5 По­ложення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Розрахунок ліміту оформлюється спеціальною довідкою вста­новленої форми, що підписується головним бухгалтером і керівни­ком підприємства (або уповноваженою їм особою) і передається в установу банку. Для додання рішенню керівника щодо ліміту каси юридичної чинності, воно оформлюється наказом (розпоряджен­ням) підприємства.

При визначенні ліміту каси бухгалтер враховує вплив наступ­них факторів:

— специфіки і режиму роботи підприємства;

— віддаленості підприємства від установи банку;

— обсягу касових оборотів;

— встановлених банком термінів і порядку здачі готівкового виторгу;

— тривалості операційного часу банку;

— наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію і здачу готівкового виторгу у вечірню касу та ін.

Касир і бухгалтер мають пам'ятати, що сума розрахунку готів­кою підприємства з іншими юридичними особами протягом одного дня незалежно від кількості платіжних документів не повинна пе­ревищувати встановлену відповідною постановою Правління НБУ граничну суму. Платежі, що перевищують зазначену суму, здійс­нюються в безготівковій формі через поточний рахунок підпри­ємства.

Зазначене обмеження не поширюється на:

а) розрахунки підприємства з фізичними особами, бюджетами і державними цільовими фондами;

б) добровільні пожертвування і благодійну допомогу;

в) розрахунки за спожиту електроенергію;

г) розрахунки при закупівлі сільськогосподарської продукції.

Документування касових операцій. Касові операції оформ­люються касовими документами, типові форми яких затверджені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Прийом готівки касою підприємства оформлюється прибутко­вими касовими ордерами (ф. КО-1), що підписані головним бухгал­тером або іншою уповноваженою керівником підприємства осо­бою. Видача коштів здійснюється за видатковими касовими ордерами (ф. КО-2) або платіжними (розрахунково-платіжними) ві­домостям. З метою посилення контролю за витрачанням готівки видаткові касові ордери крім головного бухгалтера підписує керів­ник підприємства. Якщо на документах, що є підставою для видачі коштів, є віза керівника, то наявність його підпису на видатковому касовому ордері необов'язкова.

Бухгалтер реєструє виписані касові ордери в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (КО-3), що запобігає не­санкціонованій видачі коштів касиром. Крім того, у журналі здійс­нюється нумерація касових ордерів (наростаючим підсумком з по­чатку року).

Основним джерелом надходження грошей у касу є готівковий виторг від реалізації товарів (робіт, послуг). Більшість підприємств торгівлі, громадського харчування та послуг, що реалізують товари (роботи, послуги) у готівковій формі відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг», затвердженого постановою ВРУ від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР зі змінами і доповнення­ми, зобов'язані здійснювати розрахункові операції із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО). Касир разом з товаром має видати покупцеві касовий чек, що підтверджує виконання роз­рахункової операції. У випадку виходу зі ладу РРО або відключен­ня електроенергії проведення розрахункових операцій здійснюєть­ся з використанням книги обліку розрахункових операцій і розра­хункової книжки. При цьому покупцеві вручається розрахункова квитанція, що виготовлена типографським способом і заповнена від руки.

Наприкінці робочого дня касир знімає показання лічильників РРО, формує фіскальний звітний чек, підклеює його в Книгу обліку розрахункових операцій і здає денний виторг головному касиру підприємства.

Касир після перерахування коштів оприбутковує їх у централь­ну касу. Підставою для виписки прибуткового касового ордера на прийом виторгу є дані книги обліку розрахункових операцій. Корі­нець прибуткового касового ордера є підставою для списання реа­лізованих товарів з матеріально відповідальної особи.

Підприємства можуть знімати готівку на строго цільові потреби (виплата зарплати, видача командировочних, господарські потреби) з поточного рахунка в банку. З цією метою касир виписує грошо­вий чек в одному екземплярі.

Видатковий касовий ордер на суму зданого до банку виторгу виписується на підставі квитанції до об'яви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку.

Підприємства роздрібної торгівлі для здачі виторгу на поточний ра­хунок можуть користуватися послугами інкасаторів банку. На здачу виторгу до кожної інкасаторської сумки складають супровідні докуме­нти в трьох екземплярах через копіювальний папір: перший екземпляр (супровідну відомість) вкладають до інкасаторської сумки; Другий (на­кладну) вручають інкасатору; третій (копія супровідної відомості) з підписом і штампом інкасатора залишається на підприємстві.

Підставою для виписки видаткового касового ордера на суму виплаченої з каси зарплати є оформлена платіжна (розрахунково-платіжна) відомість, у якій наприкінці трьох робочих днів, вклю­чаючи день одержання готівки в банку, касир зазначає фактично видану зарплату. На невидану згідно відомості суму зарплати скла­дається реєстр депонованої зарплати. Даний реєстр є підставою для виписки видаткового касового ордера на депоновану суму, що під­лягає поверненню до банку.

Видатковий касовий ордер на суму виданих підзвіт коштів офо­рмлюється на підставі наказу керівника. При видачі авансу на командировочні потреби обов'язковою є наявність виписаного посві­дчення про відрядження.

Підприємства, що приймають до обслуговування платіжні картки з метою здійснення оплати вартості товарів (робіт, послуг) і оснащені платіжним терміналом (у тому числі з'єднаним із РРО), можуть за раху­нок готівкового виторгу або отриманих з банку коштів видавати влас­никові платіжної картки готівку. При здійсненні даної операції обов'я­зково формується квитанція платіжного термінала (або розрахунковий документ). На загальну суму проведених за день операцій на підставі квитанцій платіжного термінала складається видатковий касовий ордер.

Касир приймає до виконання касові ордери тільки при дотри­манні нижчезазначених вимог:

— наявність у документах усіх необхідних підписів;

— оформлення касових документів відповідно до встановлених правил;

— наявність перелічених у документах додатків;

— наявність в одержувача коштів документа, що засвідчує його особу, і доручення (якщо гроші видаються за дорученням).

Обліковим регістром, призначеним для обліку касових опера­цій, є касова книга (ф. КО-4). Записи в ній касир здійснює в хроно­логічній послідовності відразу після одержання або видачі грошей за кожним касовим ордером. З метою недопущення фальсифікації записів аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошну­ровані і скріплені печаткою підприємства.

Аркуші касової книги мають дві ідентичні сторони, що запов­нюються під копіювальний папір. Перший екземпляр залишається в касі. Другий екземпляр називається касовим звітом, є відривним і щодня передається разом з касовими ордерами до бухгалтерії.

Якщо на підприємстві організовано декілька кас, старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам аванс для здій­снення видаткових операцій. Сума виданого авансу реєструється в Книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей (ф. КО-3). На­прикінці робочого дня касири звітують щодо одержання авансу і готівки і здають залишок готівки і касові ордери старшому касирові під розпис у Книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.

Загальний графік документального оформлення касових опера­цій надано у табл. 9.1.

Схема побудови рахунків для обліку грошових коштів у касі. Для накопичення інформації про грошові кошти у касі Планом раху­нків активу, капіталу, зобов'язань та господарських операцій перед­бачено активний рахунок ЗО «Каса», який має два субрахунки:

301 «Каса в національній валюті»;

302 «Каса в іноземній валюті».

Організація синтетичного обліку грошових коштів у касі.

На підставі отриманих звітів касирів бухгалтер здійснює записи в обліковий регістр. Методичними рекомендаціями із застосування регістрів бухгалтерського обліку, затв. наказом МФУ від 29.12.2000 р. для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів у касі передбачено Журнал 1 за кредитом раху­нку 30 і Відомість 1.1. за дебетом рахунку 30. Записи в регістрах здійснюються в розрізі кореспондуючих рахунків у хронологіч­ному порядку за підсумками операцій за день. Сальдо рахунку 30 «Готівка» у відомості звіряється із залишком коштів в останньому за місяць звіті касира. Підсумки оборотів за рахунками у журналі 1 і Відомості 1.1. звіряються з підсумками журналів за рахунками, що кореспондують з рахунком 30.

Організація аналітичного обліку грошових коштів у касі. Аналітичний облік грошових коштів здійснюється за кожною ка­сою та за видами валют.

Інвентаризація грошових коштів у касі. На кожному підпри­ємстві з метою контролю за збереженням готівки у встановленим керівником термін здійснюється інвентаризація коштів у касі.

Керівник наказом призначає спеціальну комісію, дату і терміни проведення інвентаризації. Комісія перевіряє наявність коштів шляхом суцільного перерахунку всіх наявних коштів, цінних папе­рів і чекових книжок, що знаходяться в касі, зіставляє фактичну на­явність з даними касової книги і складає акт про результати інвен­таризації готівкових коштів. Перед початком перерахунку коштів касир дає розписку, що всі прибуткові і видаткові документи здані в бухгалтерію, грошові кошти, що надійшли до каси, оприбуткова­ні, а ті, що вибули, — списані.

Акт складається у двох екземплярах і підписується членами ін­вентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою. Пе­рший екземпляр акта передається до бухгалтерії, а другий залиша­ється у матеріально відповідальної особи. При зміні матеріально відповідальної особи акт складається у трьох екземплярах: пер­ший — для МВО, що здає цінності; другий — для МВО, що їх при­ймає; третій — для бухгалтера.

Акт, що містить відомості про нестачі або надлишки коштів у касі, є підставою для відображення результатів інвентаризації в об­ліку. Сума нестачі підлягає відшкодуванню матеріально відповіда­льною особою, а надлишок прибуткується до каси підприємства і збільшує його доходи.

Організація обліку грошових документів

У касі підприємства крім готівки зберігаються грошові доку­менти: оплачені путівки у будинки відпочинку і санаторії, проїзні квитки, поштові марки і т.п. Відповідальність за збереження гро­шових документів несе касир підприємства, а відображення опера­цій в обліку звичайно здійснює бухгалтер, до функцій якого вхо­дить облік грошових коштів у касі.

Організація обліку грошових документів має забезпечити ефек­тивний контроль за їх збереженням, а також своєчасне і повне оприбуткування і списання з відповідальності касира.

Документування операцій з грошовими документами. Наяв­ність бланків грошових документів не є підставою для їх оприбутку­вання до каси, оскільки вони засвідчують право власника на проїзд, одержання послуги санаторно-курортної установи та ін. Прибутку­ються грошові документи на підставі первинних документів:

— касовий або рахунковий чек— в разі придбання грошових документів за готівку;

— прибуткова накладна — в разі придбання грошових докумен­тів за безготівковий розрахунок;

— авансовий звіт із прикладеними виправдувальними докумен­тами — в разі придбання грошових документів підзвітною особою.

Підставою для списання грошових документів з відповідальності касира є акт на списання грошових документів, що складається членами спеціально створеної комісії і затверджується керівником підприємства.

Для забезпечення збереження грошових документів обов'я­зково, як правило, водночас з інвентаризацією готівки, має прово­дитися їх інвентаризація. Наявність грошових документів і резуль­тати інвентаризації оформляються актом про результати інвентари­зації готівки, форма якого надана в Положенні про ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

На підставі первинних документів касир підприємства у встановлений термін (звичайно на кінець місяця) надає бухгалтерії звіти про наявність і рух грошових документів у касі. Після проведення формальної перевірки звіту бухгалтер відображає відомості про рух грошових документів в облікових регістрах.

Схема побудови рахунків для обліку грошових документів. Для накопичення інформації про грошові документи Планом раху­нків активу, капіталу, зобов'язань та господарських операцій пе­редбачені активні субрахунки рахунку 33 «Інші кошти»:

331 «Грошові документи у національній валюті»;

332 «Грошові документи в іноземній валюті».

Організація синтетичного обліку грошових документів. Уза­гальнення інформації про наявність і рух грошових документів здійснюється в Журналі 1 за кредитом рахунку 33 і Відомості 1.3. за дебетом рахунку 33. Записи в регістрах здійснюються в розрізі кореспондуючих рахунків у хронологічному порядку.

Організація аналітичного обліку грошових документів. Ана­літичний облік грошових документів ведеться за місцями зберігання (якщо на підприємстві організовано кілька кас) і за їх видами. З цією метою на кожне місце зберігання грошових документів відкриваєть­ся окремий регістр. Наприкінці місяця підсумкові дані окремих регі­стрів узагальнюються у зведеному Журналі 1 і Відомості 1.3.