1. Обратите внимание, что эта длительность отобразится во временной шкале кнопку в строке ввода (Enter Bar), чтобы зафиксировать введенную длительность.

2. Начало работы отметьте 3 марта.

3. 

6. Можно увеличивать ширину левой панели диаграммы Ганта мышкой, переместив ее правую границу, чтобы видеть соседние поля.

1. Установите указатель мыши на вертикальной полосе, разделяющей панели таблицы.

Переместите указатель мыши вправо так, чтобы видимая часть таблицы увеличилась примерно вдвое.

Как видите, на основании введенной продолжительности работы Разработка содержания - 5 дней - Microsoft Project может вычислить календарную дату окончания этого вида работ, и при этом учел три выходных дня – 7-9 марта 2015 года.

На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизонтальная полоска диаграммы с общей длиной 8 календарных дней (5 рабочих + 3 выходных).

Если же необходимо выполнять работу и в выходные дни, то ее длительность нужно указать несколько иначе, в астрономических днях. Чтобы увидеть - как, мы сначала скопируем работу Разработка содержания в буфер обмена, а затем вставим ее во второй строке таблицы.

1. Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания в поле Task Name (Название работы), чтобы выделить ее.

2. Выберете в контекстном меню Копировать ячейку. Содержимое выделенной ячейки будет скопировано в буфер обмена. Щелчком мыши выделите пустую ячейку во второй строке в поле Task Name (Название работы). Нажмите кнопку Вставить.

3. Копия работы Разработка содержания будет вставлена из буфера обмена в выделенную ячейку.

4. Нажмите клавишу [стрелка вправо], чтобы выделить соседнюю ячейку в поле Duration (Длительность).

5. Введите с клавиатуры длительность 5 ад (астрониомических дней), которая обозначает, что работа должна продолжаться 5 календарных, а не рабочих дней, и нажмите клавишу [Enter]. Введенное значение длительности будет зафиксировано.

6. 

Теперь в поле Finish (Конец) во второй строке указывается более ранняя дата окончания этого вида работ, а на диаграмме справа горизонтальная полоска-работа имеет длину ровно 5 дней.

Продолжительность работы в поле Duration (Длительность) можно вводить в различных единицах: в неделях: 2н; в днях: 3д; в часах: 5ч; в минутах: 45м.

Вы можете изменить дату начала любого вида работы.

• Щелкните мышью на поле Start (Начало) во второй строке, чтобы выделить соответствующую ячейку. У правого ее края появится кнопка открывающегося списка, откройте календарь Март 2015. Щелчком мыши выберите 6 марта. Календарь закроется. Выбранная дата Пятница, 6 марта 2015 года) отобразится в выделенной ячейке поля Start (Начало), а горизонтальная полоска-работа на панели диаграммы сместится вправо так, что ее левый край будет находиться на отметке 6 марта.

Изменить дату начала работы можно также, перемещая полоску-работу на панели диаграммы.

Посмотрим, как это делается.

• Установите указатель мыши на нижней синей горизонтальной полоске-работе на панели диаграммы. Указатель примет форму

Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно работы (Task) с указанием начальной (Start) и конечной (Finish) даты этой работы.

Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь вправо. При этом по мере перемещения в информационном окне работы будут изменяться дата окончания работы (Finish) и ее длительность (Duration).

• Добейтесь такого положения правого края полоски, чтобы длительность работы составила приблизительно 7 ed (7 календарных дней).

• Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Размер полоски-работы зафиксируется в соответствии с новой длительностью. Измененная длительность отобразится в поле Duration (Длительность) таблицы, а новая дата окончания работы - в поле Finish (Конец).

Таким образом, Microsoft Project предоставляет разнообразные возможности для установки начальной и конечной дат каждого вида работ и их продолжительности. Любую работу в случае необходимости можно удалить.

• Щелкните мышью на поле Task Name (Название работы) во второй строке, чтобы выделить копию работы Разработка содержания.

• Нажмите клавишу [Delete]. Копия работы будет удалена из таблицы, а ее полоска - с диаграммы.

• Самостоятельно введите в таблицу остальные виды работ и их длительности, взяв необходимые данные из таблицы в разделе «Подготовка к созданию нового проекта».

На диаграмме Ганта (Gantt Chart) можно создавать так называемые контрольные точки, которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности.

• Создадим на диаграмме контрольную точку Начало работ.

• Щелкните мышью на первой строке в поле Task Name (Название работы), чтобы выделить соответствующую ячейку.

• Выберите команду меню Insert • New Task (Вставка • Новая работа). В таблице будет вставлена пустая первая строка.

• Во вставленной первой строке поля Task Name (Название работы) введите: Начало работ.

• Нажмите клавишу [стрелка вправо], чтобы закончить ввод и переместить выделение в поле Duration (Длительность).

• В поле Duration (Длительность) установите продолжительность работы 0d (0 дней) и нажмите клавишу [Enter]. На панели диаграммы в первой строке появится контрольная точка в виде черного ромбика с датой начала работ 3.03 (3 марта).

• Самостоятельно создайте вторую контрольную точку Завершение проекта в конце списка работ.

В MS Project существует два типа задач: запланированные вручную и автоматические. Планирование вручную важно, если вы проводите расчет для задач и сами и не хотите, чтоб их длительность менялась в зависимости от введенных ресурсов. В нашеи случае, выберем автоматическое планирование.

Для этого выделите все работы, нажимая на цифры строк справа на диаграмме Ганта. Затем выберем вкладку Задача, группу Задача, кнопку Планирование вручную.

Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно так

Этап 4. Создание и сохранение базового плана

Если руководитель спросит, насколько выполнен проект по сравнению с исходным планом, мало кому захочется признаться: "Не знаю". Вы можете избежать такой ситуации, создав и сохранив базовый план в виде снимка исходного проекта перед его запуском.

1. На вкладке Проект нажмите кнопку Задать базовый план и выберите команду Задать базовый план.

2. Выберите нужный базовый план.

Совет   Для одного проекта можно создать до 11 базовых планов. Так у вас будет ряд снимков, на которых видна степень продвижения проекта.

1. Выберите пункт всего проекта.

Чтобы сохранить базовый план, не нужно выполнять какие-то особенные действия. Когда вы сохраняете проект, вместе с ним сохраняется базовый план.

Совет по управлению проектом.    Если текущие данные не синхронизируются с базовыми планами, может понадобиться серьезно пересмотреть исходный план. Например, может измениться объем проекта или может понадобиться больше ресурсов, чем ожидалось. Обсудите это с заинтересованные стороны и подумайте о создании нового базового плана с помощью процедуры, описанной выше.

Ознакомьтесь с дополнительными сведениями об отслеживании хода работы над проектом в сравнении с планом.

Этап 5. Обновление базового плана

Если задача добавляется в проект после задания базового плана, можно добавить ее в него.

1. Выберите новую задачу, которую вы хотите добавить в базовый план. Если задача содержит подзадачи, обязательно выберите и их.

2. На вкладке Проект нажмите кнопку Задать базовый план, выберите команду Задать базовый план и определите базовый план, который требуется обновить.

3. В диалоговом окне "Задание базового плана" выберите базовый план, который вы хотите обновить.

4. В поле Для выберите пункт Выбранные задачи.

5. При добавлении подзадач в разделе Сведение базовых планов выберите один из следующих вариантов, чтобы указать способ добавления подзадач к суммарным задачам.

   • Во все суммарные задачи.    Обновление данных базового плана для новых задач выполняется для всех связанных суммарных задач, а не только для ближайшей.

   • Из подчиненных в выбранные суммарные задачи.    Базовый план обновляется только для выделенных суммарных задач. Обычно, это делается для того, чтобы ближайшая суммарная задача отображала обновленные данные.

Базовый план представляет собой оригинальный проектный план, который используется для отслеживания хода выполнения проекта. Создав базовый план, вы сможете сравнить текущую информацию с плановой и оценить изменения. Базовый план следует сохранять, когда создание проекта закончено и вы переходите к этапу его выполнения.

Поэтому в настоящий момент сохранять базовый план не следует. По умолчанию проект сохраняется на диске без базового плана.

При всех последующих сохранениях проекта мы будем сохранять его без базового плана. И только когда создание проекта будет закончено, мы сохраним также и базовый план.

Этап 6. Создание графика работ

Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий работ - создание графика работ.

Пока что все виды работ начинаются с даты начала проекта - 3 марта 2015 года. Но это неправильно. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. Например, верстка не может начаться прежде, чем будет написан текст и созданы все иллюстрации, а корректура должна выполняться только после окончания верстки. Некоторые виды работ могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и написание текста.

В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться. Существует четыре типа возможных связей:

1. Finish-to-Start (FS) (Завершение к началу) • последующая работа начинается после окончания предыдущей);

2. Start-to-Start (SS) (Начало к началу) - работы начинаются одновременно;

3. Finish-to-Finish (FF) (Завершение к завершению) - работы заканчиваются одновременно;

4. Start-to-Finish (SF) (Начало к завершению) - одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

Рассмотрим, как устанавливаются связи между работами.

• Щелкните мышью на названии работы Разработка содержания в поле Task Name (Название работы), чтобы выделить ее.

• Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].

• Не отпуская клавишу [Ctrl], щелкните мышью на названии второй работы Написание текста, зависящей от первой.

• Отпустите клавишу [Ctrl]. Оба вида работ будут выделены.

• Нажмите кнопку на вкладке Задача, группа Планирование. Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Finish-to-Start (Завершение к началу), которая отобразится на диаграмме в виде стрелки.

Как уже указывалось выше, этот тип связи означает, что работа Написание текста будет начинаться после окончания работы Разработка содержания. Это наглядно показано на диаграмме, где левый край горизонтальной полоски-работы Написание текста находится на одной вертикальной линии с правым краем полоски-работы Разработка содержания, а стрелка, направленная от конца полоски-работы Написание текста к началу - Разработка содержания, указывает тип связи Finish-to-Start (Завершение к началу). Этот тип связи Microsoft Project устанавливает по умолчанию.

Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена.

• Нажмите кнопку на панели быстрого вызова. Предыдущая команда будет отменена.

Теперь установим связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от порядка выбора работ.

• Щелкните мышью на названии работы Написание текста, чтобы выделить ее.

• Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].

• Не отпуская клавишу [Ctrl], щелкните мышью на названии работы Разработка

содержания.

• Отпустите клавишу [Ctrl]. Ячейки с указанными работами будут выделены.

• Нажмите кнопку на вкладке Задача.

Между выделенными видами работ снова будет установлена связь.

Но теперь работа Разработка содержания будет начинаться только после окончания работы Написание текста. Как видите, вид установленной связи зависит от порядка выделения работ.

Конечно же, эта связь неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить.

• Не отменяя выделения видов работ в таблице, нажмите кнопку на панели быстрого вызова. Связь между указанными видами работ будет удалена. Диаграмма примет свой первоначальный вид.

Создадим связь между видами работ Разработка содержания и Разработка иллюстраций.

• Выделите сначала название работы Разработка содержания, а затем - Разработка эскизов иллюстраций.

• Создайте связь между ними, нажав кнопку .

Эти виды работ должны заканчиваться одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить.

• Дважды щелкните мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме. На экране появится диалог Task Dependency (Зависимость задач).

В верхней части диалога указаны названия работ, между которыми установлена связь, а в поле открывающегося списка Type (Тип) - тип этой связи. В данном случае - Finish -to-Start (Завершение к началу). При необходимости вы можете удалить эту связь нажатием кнопки Delete (Удалить).

• Выберите в открывающемся списке Type (Тип) связь Finish-to-Finish (Окончание-окончание (ОО)).

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Task Dependency (Зависимость задач).

Установленная связь отобразится на диаграмме.

Проверим, будут ли указанные виды работ заканчиваться к одному и тому же времени, если изменить длительность одной из них.

Щелкните мышью на поле Duration (Длительность) в строке с работой Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку.

• Используя счетчик, увеличьте длительность работы до 15 дней и нажмите клавишу [Enter].

• Просмотрите диаграмму, воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, и убедитесь, что тип связи между видами работ не изменился: они заканчиваются одновременно.

• Отмените изменение длительности работы, нажав кнопку .

Теперь рассмотрим еще один способ создания связей.

• Выделите в таблице работу Разработка эскизов иллюстраций.

• Нажмите кнопку на вкладке Задача кнопку Сведения или дважды щелкните мышью на названии работы. На экране появится диалог Task Information (Сведения о задаче). Щелкните мышью на ярлычке Predecessors (Предшественники), чтобы выбрать нужную вкладку.

Эти связи можно редактировать, но в данном случае они нас устраивают, и поэтому проиллюстрируем изменение на другой задаче.

Теперь рассмотрим еще один способ создания связей.

• Выделите в таблице работу Написание текста.

• Нажмите кнопку на вкладке Задача кнопку Сведения или дважды щелкните мышью на названии работы. На экране появится диалог Task Information (Сведения о задаче). Щелкните мышью на ярлычке Predecessors (Предшественники), чтобы выбрать нужную вкладку.

В таблице указано название выбранной работы - Написание текста. Справа от него, в поле открывающегося списка Duration (Длительность) - ее продолжительность - 14d (14 дней).

В таблице Предшественники выберите 1 строку, столбец Название задачи.

Выбранная ячейка превратится в открывающийся список.

Введите предшествующую работу, которую нужно связать с выделенной. В нашем случае это - Разработка содержания. Ее название отобразится в строке ввода над таблицей.

• Нажмите клавишу [Enter]. В поле Type (Тип) появится название типа связи Finish-to-Start (Окончание-начало), предлагаемое по умолчанию.

• Закройте диалог Task Information (Информация о работе) нажатием кнопки ОК.

Установленная связь отобразится на диаграмме.

Некоторые виды работ должны выполняться с задержкой (Lag) или опережением (Lead) по отношению к предшествующим. Например, следующая операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой на время, необходимое для полного высыхания краски.

Или, в нашем проекте, Создание иллюстрации может начинаться не после Написания текста, а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70%. Установим эту связь.

• Дважды щелкните мышью на названии работы Создание иллюстраций. На экране появится диалог Task Information (Сведения о задаче) с открытой вкладкой Predecessors (Предшествующие).

• Щелкните мышью на поле Task Name (Название работы) таблицы диалога и в открывающемся списке выберите предшествующую работу Написание текста.

• Нажмите клавишу [Enter]. В поле Type (Тип) отобразится тип связи Finish-to-Start (Окончание-начало), а в поле Lag (Запаздывание) - время задержки - 0d (0 дней).

• Щелкните мышью в ячейке первой строки поля Lag (Запаздывание), чтобы выделить ее. У правого края ячейки появятся кнопки счетчика В поле Lag (Запаздывание) введите с клавиатуры -30%.

Знак «минус» здесь означает, что Создание иллюстраций должно начинаться с 30% опережением, т.е. когда предыдущая работа - Написание текста - будет выполнена на 70%.

В этом поле время задержки можно вводить также в любых других допустимых единицах, например: 1w (1 неделя), 3d (3 дня), 2h (2 часа) 30m (30 минут).

Работа Литературное редактирование должна начинаться после окончания Написание текста.

• Выделите последовательно работы Написание текста и Литературное редактирование.

• Установите связь между работами Finish-to-Start (Завершение к началу), которая отобразится на диаграмме.

Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций. Эта связь множественная. Посмотрим, как ее установить.

• Дважды щелкните мышью на названии работы Верстка. На экране появится диалог Task Information (Сведения о задаче) с открытой вкладкой Predecessors (Предшествующие).

• Щелчком мыши выделите ячейку первой строки поля Task Name (Название задачи).

• В открывающемся списке выберите предшествующую работу Литературное редактирование.

• Нажмите клавишу [Enter]. Выбор будет зафиксирован. Выделение переместится во вторую строку поля Task Name (Название работы).

• В открывающемся списке второй строки выберите Создание иллюстраций и нажмите клавишу [Enter]. Выбор будет зафиксирован, а тип связи отобразится в поле Type (Тип).

• Закройте диалог Task Information (Сведения о задаче), нажав кнопку ОК.

Установленные связи отобразятся на диаграмме.

Измените длительность Литературного редактирования и Создания иллюстраций и убедитесь, что Верстка не начнется, пока эти работы не будут закончены.

• Отмените изменение длительности Литературного редактирования и Создания иллюстраций.

Остальные связи установите самостоятельно.

• Создайте связь между Разработкой макета обложки и Версткой таким образом, чтобы эти виды работ заканчивались одновременно. Корректура должна начинаться после окончания Верстки и Разработки макета обложки.

• Цветоделение должно быть выполнено после того, как закончится Корректура.

• Последний вид работы - Сдача в типографию - следует за Цветоделением.

• В заключение установите связи первой и последней работы с контрольными точками Начало работ и Завершение проекта.

Создание графика работ закончено. Но установленный по умолчанию масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб нужно уменьшить.

• Нажмите кнопку Вид -Маштаб-Уменьшить. Теперь масштаб времени уменьшился.

• Используя горизонтальную полосу прокрутки диаграммы, добейтесь, чтобы диаграмма была видна на экране полностью.

Можно также использовать вкладку Вид-Масштаб-Масштаб

Установите переключатель Entire Project (Введенный проект) и закроите диалог, нажав кнопку ОК. Теперь диаграмма полностью отображается на правой панели.

Созданный график работ будет выглядеть примерно так

С помощью кнопок в группе Масштаб на вкладке Вид просмотрите диаграмму в различных масштабах. Сохраните созданный проект.

Мы познакомились с приемами создания графика работ и научились устанавливать связи различных типов. Наша очередная задача - сделать график работ более наглядным.

Этап 7. Оформление графика работ и просмотр критического пути

Большинство видов работ в типичном проекте имеют тенденцию некоторого замедления. В связи с этим все работы можно разделить на две группы. К первой группе относятся такие виды работ, задержка выполнения которых не оказывает серьезного влияния на дату окончания проекта.

В отличие от них вторая группа включает работы, задержка выполнения которых может повлиять на дату окончания проекта. Такие работы называются критическими (Critical Tasks).

Группа критических работ, выполнение которых определяет срок окончания проекта, называется критическим путем (Critical Path). Другими словами, критический путь состоит из взаимосвязанных работ, задержка выполнения каждой из которых может отодвинуть дату окончания проекта.

Microsoft Project определяет критический путь на основании установленных связей и длительности работ. Просмотрев его, вы можете внести необходимые коррективы в проект: изменить продолжительность отдельных видов работ, их связи и т. д.

Критический путь на диаграмме может быть наглядно отображен в процессе автоматического форматирования, выполняемого Мастером диаграммы Гантта (GanttChartWizard), который добавляется на ленту после следующей настройки.

Прежде чем начать, необходимо добавить мастер диаграмм Ганта на ленту Project.

1. Нажмите Файл > Параметры > Настройка ленты.

2. В правом столбце выберите вкладку, на которую требуется добавить мастер диаграмм Ганта (например, Вид), а затем нажмите Создать группу.

Чтобы указать имя для новой группы (например, "Мастеры"), выберите Создать группу (пользовательскую), нажмите Переименовать и введите имя, а затем нажмите ОК.

1. В левом столбце нажмите стрелку под Выбрать команды из:, а затем выберите Команды не на ленте.

2. Пролистайте левый столбец на одну страницу вниз, а затем выберите Мастер диаграмм Ганта. Выделите новую группу (в правом столбце), которую вы создали на этапе 2, нажмите Добавить и нажмите кнопку ОК.

3. Откройте вкладку, на которую вы добавили мастер (в примере мы использовали вкладку Вид), а затем нажмите кнопку Мастер диаграмм Ганта. Чтобы создать новую диаграмму, следуйте инструкциям.

Но можно отформатировать наш проект и определить критический путь вручную. Это позволит нам лучше изучить возможности программы.

Начнем с форматирования таблицы. Сначала отформатируем названия контрольных точек.

• Щелкните мышью на контрольной точке Начало работ в поле Task Name (Название работы), чтобы выделить ее.

• Выберите команду вкладку Формат • группа Формат • Стили текста. На экране появится диалог Стили текста.

• Выберем изменяемый элемент: задачи-вехи

• В открывающемся списке Color (Цвет) выберите Синий, более светлый оттенок 40% и нажмите кнопку ОК.

Диалог закроется. Выбранный цвет названия контрольной точки отобразится на экране.

• Выберите в диалоговом окне жирное начертание, чтобы придать выделенному тексту жирное начертание.

Скопируем установленные элементы форматирования для контрольной точки Завершение проекта (вкладка Задача, кнопка ). • Щелкните мышью на названии контрольной точки Завершение проекта в поле Task Name (Название работы). Текст в ячейке будет переформатирован: изменится его цвет и начертание.

Теперь выделим в таблице красным цветом, увеличенным размером и курсивным начертанием названия видов работ, образующих критический путь.

• Выберите команду меню Format • Text Styles (Формат • Стили текста). На экране появится диалог Text Styles (Стили текста).

• В открывающемся списке Item to Change (Элемент для изменения) выберите Critical Tasks (Критические задачи).

• В поле списка Font style (Стиль шрифта) выберите Курсив.

• В поле списка Size (Размер) выберите 10.

• В открывающемся списке Color (Цвет) выберите Красный.

• Нажмите кнопку ОК в диалоге Text Styles (Стили текста). Диалог будет закрыт. В таблице красным цветом, курсивным начертанием выделятся названия критических работ.

Теперь критический путь нужно отобразить на диаграмме.

Выберите команду меню Формат • Формат • Стили отрезков. Или дважды щелкните мышью на свободном поле диаграммы. На экране появится диалог Стили отрезков.

В верхней части диалога выводится таблица, в которой содержится информация о том, как будут отображаться на диаграмме различные элементы проекта: полоски-работы, контрольные точки и др. В нижней части диалога находятся две вкладки - Text (Текст) и Bars (Отрезки). С помощью вкладки Text (Текст) можно указать, какие текстовые показатели будут выводится на диаграмме, а вкладка Bars (Полоски) позволяет изменять форму (Shape), узор (Pattern), цвет (Color) различных элементов диаграммы.

Чтобы отобразить на диаграмме критический путь, мы вставим в таблице новую строку для критических работ.

• Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы диалога в поле Name (Название), чтобы выделить ее.

• Нажмите кнопку Insert Row (Добавить строку) в верхней части диалога. В таблицу будет вставлена первая пустая строка.

• В поле Name (Название) вставленной строки введите с клавиатуры Критический путь и нажмите клавишу [стрелка влево]. Прямоугольник выделения переместится вправо, в поле Appearance (Вид).

В этой ячейке отобразится внешний вид элемента диаграммы, указанного в поле Name (Название). В данном случае это - Критический путь. Заменим черный цвет, предлагаемый по умолчанию, на красный.

В открывающемся списке Color (Цвет) в группе элементов управления Middle bar (Средняя часть полоски) выберите красный цвет.

• Щелкните мышью на выделенной ячейке, чтобы зафиксировать выбранный цвет.

• Щелкните мышью на ячейке в первой строке поля Show For... Tasks (Отображать для следующих задач). Ячейка будет выделена. У правого ее края появится кнопка открывающегося списка

• В этом открывающемся списке выберите Critical (Критические) и нажмите клавишу [Enter]. Прямоугольник выделения переместится в ячейку следующего шага, второй строки, в которой будет определяться внешний вид полосок некритических работ (Tasks).

• В открывающемся списке этой ячейки выберите Noncritical (Некритические) и нажмите клавишу [Enter]. Аналогично проделайте все шаги и выделите среднюю часть полоски зеленым цветом.

Теперь на диаграмме критический путь будет отображаться красным цветом, а некритические работы - Зеленым.

!!! Важно. По умолчанию в Project 13 есть еще тип работ – Планирование вручную, он будет перекрывать Ваше форматирование, чтобы не удалять его, поставим для добавленных вами работ строку отображение 2.

В итоге получим сложную диаграмму Ганта, в которой все работы имеют по 2 квадрата: во второй строке отображено критическая или нет задача, во первой строке – задача планированная вручную и задача планируемая вручную с предупреждением.

В заключение изменим цвет символов, отображающих контрольные точки на диаграмме, на бирюзовый.

• Щелкните мышью на ячейке Milestone (Контрольная точка) в поле Name (Название), чтобы выделить ее.

• В открывающемся списке Color (Цвет) в левой нижней части диалога выберите филетовый цвет.

• Выбранный цвет отобразится в поле Appearance (Внешний вид).

Этап 8. Группировка работ или создание структуры графика работ

Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов работ Microsoft Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой работы в группы. Это сделает проект более наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче.

На этом этапе мы разделим наш проект на этапы, объединив отдельные виды работ в группы.

В создаваемом нами проекте можно выделить три этапа: планирование, подготовка материалов и подготовка к печати. Введем названия этих этапов в поле Task Name (Название работы) таблицы.

Первый этап - Планирование - объединяет два вида работ: Разработку содержания и Разработку эскизов иллюстраций. Поэтому поместить название этапа нужно перед первой из них.

1. Щелкните мышью на ячейках с названиями работы Разработка содержания и Разработку эскизов иллюстраций , чтобы выделить их.

2. Выберите вкладку Формат группу Вставить кнопку Суммарная задача.

4. 

5. В итоге появиться новая задача, которая включает в себя 2 выделенных и на диаграмме Ганта отображается черной линеей:

6. 

8. Назовите работу Планирование

Второй этап - Подготовка материалов - включает три вида работ: Написание текста, Создание иллюстраций и Литературное редактирование. Название этапа вставим перед работой Написание текста.

9. Попробуем создать иерархию другим способом. Поставьте курсор на написание текста и выберите вкладку Формат группу Вставить кнопку Суммарная задача. Будет созданная суммарная задача, которая пока в себя ничего не включает. Добавим в нее подзадачи Написание текста, Создание иллюстраций и Литературное редактирование.

10. Выделим их и выберем вкладку Формат группу Планирование кнопку Понизить уровень.

11. Все задачи автоматически попадут в подзадачи Подготовки материалов.

12. Проверим, что задачи включены правильно. Нажмите на черный прямоугольник:

14. 

16. Получим вид суммарной задачи, в которой спрятаны подзадачи (черный треугольник стал белым.

12. 

Как видим, все подзадачи спрятаны и осталась внизу, а Верстка, которая никуда не включена, отображается.

Последний этап - Подготовка к печати - объединяет пять видов работ: Верстка, Разработка макета обложки, Корректура, Цветоделение, Сдача в типографию. Название этого этапа нужно вставить перед названием работы Верстка.

Объедините 5 работ в группу аналогичным образом.

Итоговый график будет иметь вид.

Этап8. Ввод таблицы ресурсов

Любой проект, в том числе и наш, для своей реализации требует ресурсов. Управление проектом будет более эффективным, если каждому виду работ назначить необходимые ему ресурсы, использование которых позволит планировать стоимость работ более точно.

Но прежде чем назначить ресурсы отдельным видам работ, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количествах и стоимости. Это значительно облегчит следующую задачу назначения ресурсов.

• Нажмите Ресурс-Визуальный оптимизатор ресурсов-Форма ресурсов.

Заполним ресурсы, чтоб получить следующую итоговую таблицу.

Покажем заполнение на примере писателя:

Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы поля Название, чтобы выделить ее.

• В выделенной ячейке введите название первого ресурса - Писатель.

• Нажмите клавишу [Enter]. чтобы зафиксировать ввод. В остальных полях таблицы появится информация о данном ресурсе, предлагаемая Microsoft Project по умолчанию.

В поле Краткое имя отображаются инициалы ресурса. Это - его сокращенное название. В поле Group (Группа) можно указать, к какой группе относится ресурс по специальности, например, каменщики, или по производственному статусу, например, временные рабочие.

Щелчком мыши выделите ячейку в поле Group (Группа), введите Люди и нажмите клавишу [Enter]. Это же название группы вы введете для всех остальных ресурсов.

В поле Мах Units (Максимальное количество единиц) указывается максимальное количество единиц данного ресурса в процентах. Например, если на сварочных работах занято 3 сварщика, то максимальное количество единиц данного ресурса составит 300%. В нашем проекте работу по написанию текста должен выполнять один писатель. Поэтому максимальное количество единиц должно составлять 100%.

В следующих двух полях Std. Rate (Стандартная ставка) и Ovt. Rate (Сверхурочная ставка) следует указать соответственно повременную и сверхурочную повременную тарифные ставки. Но так как в нашем проекте работа писателя оплачивается после ее выполнения, то данные в этих полях, предлагаемые по умолчанию, изменять не надо, а в поле На использование следует ввести общую сумму, которая причитается писателю за выполненную работу - 3000 рублей.

• В поле На использование введите 3000 р и нажмите клавишу [стрелка вправо], чтобы закончить ввод и выделить следующую ячейку.

По умолчанию Microsoft Project распределяет стоимость ресурсов каждого вида работ пропорционально (Prorated) проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако в списке Accrue At (Начисление) можно выбрать и другие методы распределения стоимости: Start (В начале) и End (В конце), при которых выполненная работа оплачивается соответственно перед началом или после окончания ее выполнения. Например, если для выполнения работ необходимо приобрести компьютер, то, очевидно, его стоимость должна быть распределена в начало (Start) этих работ.

• В открывающемся списке поля Accrue At (Начисление) выберите End (В конце), так как работа писателя оплачивается после выполнения, и нажмите клавишу [Enter].

• В поле Base Calendar (Базовый календарь) выберите Calendar 1 (Календарь 1), учитывающий праздничные дни 8-9 марта. Нажмите клавишу [Enter].

Во второй строке таблицы введем информацию о ресурсе Редактор.

• В поле Resource Name (Название ресурса) второй строки введите Редактор.

• Убедитесь, что в поле Мах Units (Максимальное количество единиц) указано 100%.

• В поле Std. Rate (Стандартная ставка) введите тарифную ставку редактора - 70 р./day (70 р./день).

• В поле Cost/Use (На использование) вводятся затраты на зарплату людям или на использование оборудования. Мы будем обозначать эти затраты термином "Стоимость".

• В поле Ovt. Rate (Сверхурочная ставка) укажите удвоенное значение тарифной ставки, т.е. 140 pJday (140 р./день), так как сверхурочные работы, как правило, оплачиваются в двойном размере.

Ввод сверхурочной тарифной ставки позволит предусмотреть возможность использования сверхурочных работ при возникновении необходимости.

• В поле Accrue At (Распределение) для Редактора и всех остальных ресурсов должно быть выбрано Prorated (Пропорциональное), так как их работа оплачивается повременно.

• В поле Base Calendar (Базовый календарь) выберите Calendar 1 (Календарь 1). Этот же календарь следует установить для всех остальных сотрудников.

• Заполните остальные строки таблицы ресурсов информацией, взяв необходимые данные из таблицы в разделе «Подготовка к созданию нового проекта».

• Сохраните проект

Этап 9. Назначение ресурсов

Теперь, когда таблица ресурсов составлена, назначение ресурсов отдельным видам работ не представляет особой сложности.

На вкладке Ресурс выберите Визуальный оптимизатор ресурсов. В выпадающем списке выберите диаграмму Гантта.

• В поле Task Name (Название задачи) таблицы щелчком мыши выберите первый вид работы - Разработка содержания. В контекстном меню выберите – Назначить ресурсы.

• На экране появится диалог Assign Resources (Назначить ресурсы).

Большую часть окна диалога занимает таблица, в поле Name (Название) которой перечислены ресурсы из таблицы ресурсов (Resource Sheet).

Выделенная нами работа Разработка содержания будет выполняться менеджером и писателем. Назначим ей соответствующие ресурсы. Первый из них - Писатель - в таблице диалога Assign Resources (Назначить ресурсы) уже выделен.

• Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].

• Не отпуская клавишу [Ctrl]. щелкните мышью на названии ресурса Менеджер.

• Отпустите клавишу [Ctrl]. Оба ресурса будут выделены.

• Нажмите кнопку Assign (Назначить). В поле Units (Единицы) таблицы диалога Assign Resources (Назначить ресурсы) появится количество единиц ресурса - 100%, назначенных данной работе, а слева от названия ресурса появится отметка в виде галочки \/, которая указывает на то, что данный ресурс назначен указанному виду работ.

На диаграмме Гантта (Gantt Chart) справа от горизонтальной полоски-работы Разработка содержания появятся названия ресурсов, назначенных этому виду работ.

Если назначаемый ресурс будет использоваться частично - неполный рабочий день, то в поле Units (Единицы) следует указать число, меньшее 100%. Если же какой-либо вид работ будет выполняться несколькими работниками, например, тремя писателями, то количество единиц одноименных ресурсов для него будет больше 100%. Для данного примера - 300%.

Следующий вид работ - Разработка эскизов иллюстраций - будут выполнять менеджер и художник. Назначим соответствующие ресурсы.

• Не закрывая диалог Assign Resources (Назначить ресурсы), щелкните мышью на названии работы Разработка эскизов иллюстраций в таблице диаграммы Гантта (Gantt Chart), чтобы выделить ее.

• В таблице диалога Assign Resources (Назначить ресурсы) щелчками мыши при нажатой клавише [Ctrl] выделите ресурсы Художник и Менеджер. Нажмите кнопку Assign (Назначить). Указанные ресурсы будут назначены выделенному

виду работ.

Остальные ресурсы назначьте самостоятельно с учетом того, что:

D Написание текста выполняет Писатель;

D Создание иллюстраций-Художник;

D Литературное редактирование - Редактор;

D Верстку-Верстальщик;

D Разработку макета обложки - Художник;

D Корректуру-Корректор;

D Цветоделение - Верстальщик;

D Сдачу в типографию - Менеджер.

• Когда всем видам работ ресурсы будут назначены, нажатием кнопки Close (Закрыть) закройте диалог Assign Resources (Назначить ресурсы). Диаграмма примет такой вид

Microsoft Project определяет дату окончания проекта, используя даты окончания каждого вида работ, которые зависят от их длительности. Длительность каждой работы определяется по формуле:

Длительность = Объем работы / Количество единиц ресурсов.

Когда вы для некоторой работы добавляете или удаляете людские ресурсы, Microsoft Project увеличивает или сокращает длительность этого вида работ в соответствии с увеличением или уменьшением количества единиц ресурсов. Общий же объем работ при этом не изменяется. Такое планирование называется принудительным (Effort-driven) и используется Microsoft Project по умолчанию при назначении ресурсов.

• Щелчком мыши выделите в таблице работу Написание текста.

• В контекстном меню выберите Сведения о задаче. На экране появится диалог Task Information Сведения о задаче.). Щелкните мышью на ярлычке Advansed

(Дополнительно). На экране появятся элементы управления этой вкладки.

Убедитесь, что установлен флажок Effort-driven (Фиксированный объем работ).

В некоторых случаях бывает необходимо использовать другой метод планирования, при котором добавление или удаление ресурсов будет изменять общий объем данной работы. Например, при добавлении людских ресурсов какой-либо работе ее объем будет увеличиваться. В таких случаях принудительное планирование (Effort-driven) следует отключить, сбросив флажок Effort-driven (Фиксированный объем работ).

Необходимо обратить внимание на то, что при выключенном принудительном планировании (Effort-driven) объем работы будет изменяться только при удалении или добавлении новых ресурсов, но не при изменении количества единиц уже назначенных ресурсов. В версиях Microsoft Project болев ранних, чем Microsoft Project 98 принудительное планирование (Фиксированный объем работ) не применялось.

Для всех работ Фиксированный объем работ (Effort-driven) можно выключить, выбрав команду меню Файл/Параметры/Расписание.

В появившемся диалоге в группе Тип задач по умолчанию надо выбрать Новые задачи имеют фиксированный объем работ.

Вернемся обратно к нашей задаче.

В поле открывающегося списка Task Type (Тип работы) вкладки Advansed (Дополнительно) диалога Task Information (Информация о работе) указан тип работы Fixed Units (Фиксированные объем ресурсов), установленный по умолчанию. В этом случае при назначении работе дополнительных единиц ресурсов длительность данного вида работ пропорционально сократится.

Для этого задача должна планироваться автоматически

Проверим это.

• Щелкните мышью на ярлычке Resources (Ресурсы), чтобы перейти на эту вкладку.

В поле Resources Name (Название ресурса) таблицы в нижней части диалога указано название ресурса - Писатель, назначенного выделенной работе Написание текста, а в поле Units (Единицы) - количество единиц этого ресурса -100%.

• Щелкните мышью на ячейке первой строки поля Units (Единицы), чтобы выделить ее.

• С помощью счетчика увеличьте количество единиц ресурса до 200% и нажмите клавишу [Enter].

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Task Information (Информация о работе).

Длительность работы Написание текста в поле Duration (Длительность) и на диаграмме сократится до 7 дней (7 days).

Если же работе назначить другой возможный тип - Fixed Durution (Фиксированная длительность), то при добавлении ресурсов общая продолжительность работы не изменится, а уменьшится объем работ, выполняемый каждой единицей (каждым работником).

Убедимся в этом.

• В контекстном меню выберите Сведения. На экране появится диалог Task Information (Информация о задаче) с открытой вкладкой Resources (Ресурсы).

• Увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 300%.

• 

• Щелкните мышью на ярлычке вкладки Advanced (Прочие). В диалоге отобразятся элементы управления этой вкладки.

• В открывающемся списке Task Type (Тип работы) выберите Fixed Durution

(Фиксированная длительность).

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Task Information (Информация о работе).

Как видите, продолжительность работы Написание текста при назначении ей типа Fixed Durution (Фиксированная длительность) не изменилась и осталась равной 7 дням (7 days).

При назначении работе третьего возможного типа - Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) и увеличении количества единиц ресурсов, продолжительность работы будет сокращена. Проверим это.

• В контекстном меню выберите Сведения. На экране появится диалог Task Information (Информация о задаче) с открытой вкладкой Дополнительно.В открывающемся списке Task Type (Тип работы) выберите Fixed Work (Фиксированные трудозатраты).

Обратите внимание, что при назначении работе этого типа флажок Effort-driven (Управляемое возрастание) становится недоступным.

• Щелкните мышью на ярлычке вкладки Resources (Ресурсы), чтобы перейти на нужную вкладку.

• Увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 400%.

• Закройте диалог Task Information (Информация о работе), нажав кнопку ОК.

Если длительность выделенного вида работ в поле Duration (Длительность) отобразится в виде #########, значит, что информация не помещается в ячейке. В таких случаях ширину колонки следует увеличить.

• У становите указатель мыши на правой вертикальной границе поля Duration (Длительность), рядом с заголовком столбца. Указатель примет форму

• Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

• Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь на несколько символов вправо. На экране появится вертикальная линия в виде точечного пунктира, указывающая новое положение правой границы колонки Duration (Длительность).

• Отпустите левую кнопку мыши. Правая граница колонки зафиксируется.

Для увеличения ширины колонки можно также дважды щелкнуть мышью на границе ячейки в заголовке столбца. Теперь продолжительность работы Написание текста видна: она уменьшилась до 5,25 дней (5,25 days).

• Восстановите сделанные в графике работ изменения, назначив работе Написание текста в диалоге Task Information (Информация о работе) тип Fixed Durution (Фиксированная длительность) и количество единиц ресурсов 100%. После этого в поле таблицы Duration (Длительность) диаграммы Гантта (Gantt Chart) введите 14 days (14 дней).

• Сохраните изменения, сделанные в проекте, без создания базового плана.

Мы завершили еще один важный этап создания проекта, назначив ресурсы каждому виду работ и, проверив на практике, как изменяется длительность работ при назначении дополнительных ресурсов в зависимости от типа работ.

Этап 10. Различные виды просмотра информации в проекте

Создание нашего проекта подходит к концу. В следующих опытах мы еще рассмотрим проблемы использования ресурсов и способы оптимизации графика работ, а пока остановимся на способах просмотра информации.

Microsoft Project способен сохранять огромное количество информации -гораздо большее, чем он может одновременно отобразить на экране. Поэтому программа предлагает различные режимы представления информации в разных форматах, позволяющих значительно облегчить ее восприятие. Каждый раз при работе с Microsoft Project вы можете использовать различные виды, или режимы. В большинстве из них можно просмотреть, ввести и отредактировать информацию. По умолчанию и чаще всего используется режим диаграммы Гантта (Gantt Chart), который представляет наиболее важную информацию о работах в виде легко редактируемой таблицы и наглядной диаграммы. С этим режимом мы уже детально познакомились. Теперь рассмотрим другие наиболее важные возможности просмотра.

Выберите вкладку Вид группа Представление задач -Сетевой график.

Этот режим отображает работы и зависимости между ними в виде сетевого графика. Каждый вид работы здесь представлен прямоугольником, а стрелки, соединяющие эти прямоугольники, символизируют связи между работами.

Внутри каждого прямоугольника указано название работы, ее порядковый номер в таблице, длительность, даты начала и окончания.

Просмотрите ПЕРТ-диаграмму в различных масштабах, воспользовавшись кнопками и на панели инструментов Standard (Стандартная).

ПЕРТ-диаграмма может использоваться для:

• создания и оптимизации графика работ;

• связывания работ и определения их последовательности, а также начальной и конечной даты выполнения каждого вида работ;

• графического представления завершенных, выполняющихся и неначатых работ;

• назначения людских и других ресурсов для каждого из видов работ.

Вы можете изменить внешний вид ПЕРТ-диаграммы в соответствии со своими требованиями или создать собственную ее версию. При сохранении проекта эта версия также будет сохранена. Microsoft Project предоставляет широкие возможности для настройки ПЕРТ-диаграммы, которые позволят:

• Отображать в каждом прямоугольнике наиболее важную информацию. Например, вместо начальной и конечной дат можно выводить объем и стоимость работ.

• Назначать различные стили рамок прямоугольников для разных видов работ.

• Изменять внешний вид стрелок, соединяющих прямоугольники.

• Различным образом форматировать различные категории информации, чтобы отличать один тип от другого. Например, названия этапов выделить курсивным, а контрольные точки - полужирным начертанием.

• Изменять масштаб изображения, чтобы видеть одновременно большее или меньшее количество информации.

• Располагать прямоугольники-работы в определенном порядке.

• Создавать комбинации видов ПЕРТ-диаграммы для отображения дополнительной информации о работах или о ресурсах, назначенных им.

Следующий важный режим - использование задад (Task Usage).

Выберите вкладку Вид группа Представление задач -Сетевой график.

В этом режиме рабочее окно программы состоит из двух панелей. В левой панели отображается таблица со структурированным списком работ, под каждым из которых указываются назначенные ему ресурсы. Для каждого вида работ и ресурса в соседних колонках выводится объем работ (Work) в часах (hrs), длительность (Duration), даты начала (Start) и окончания (Finish) работ.

На правой панели выводится таблица-календарь, в которой указаны объемы работ в часах (h) для каждого ресурса и вида работ на каждый рабочий день проекта.

• Используя горизонтальную полосу прокрутки правой панели, перейдите к дате начала проекта - 3 марта 2015 года. Вы увидите заполненную таблицу.

В режиме использования работ (Task Usage) вы можете:

D назначать работам людские и другие ресурсы;

D вводить и редактировать различную информацию о видах работ и ресурсах: их объемах, стоимости, начальной и конечной датах и др.;

D определять количество часов, планируемых для каждого ресурса на конкретный вид работ;

D изменять количество рабочих часов, планируемых для того или иного ресурса;

D разделять работу на части таким образом, чтобы следующая ее часть начиналась с более поздней даты.

Так же, как и для ПЕРТ-диаграммы (PERT Chart) и диаграммы Гантта (Gantt Chart), Microsoft Project позволяет в широких пределах изменять характер отображения информации на экране и в режиме использования работ (Task Usage).

Рассмотрим еще один режим просмотра - график ресурсов (Resource Graph).

• Нажмите кнопку Resource Graph (График ресурсов) на панели режимов (View Bar). При необходимости воспользуйтесь кнопкой прокрутки

• в нижней части панели. Информация о проекте будет представлена в выбранном режиме.

Выберите Вид-Представление ресурсов-Другие представления-График ресурсов.

График ресурсов (Resource Graph) отображает на временной шкале информацию о распределении, объемах работ и стоимости ресурсов.

Рабочее окно программы разделено на две панели. На левой отображается название ресурса, а на правой - диаграмма использования этого ресурса в выбранном масштабе времени.

• Если диаграмма не видна на экране, воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки правой панели.

С помощью графика ресурсов (Resource Graph) можно:

D определять, какие ресурсы перегружены и как сильно. Об этом мы будем подробно говорить в следующем опыте;

D определять количество часов, планируемых на каждый вид работ;

D определять процент работ от общего объема, выполняемый каждым ресурсом;

D определять время, в которое ресурс может быть задействован на других работах;

D определять стоимости различных ресурсов.

В заключение обсудим возможности режима использования ресурсов (Resource Usage). Вид-Представление ресурсов-Использование ресурсов

Воспользуйтесь предварительно кнопкой прокрутки

• в нижней части панели. Microsoft Project переключится в выбранный режим просмотра, в котором ресурсы сгруппированы с работами, которые они выполняют.

Как и в предыдущих режимах, рабочее окно делится на две панели. В левой панели выводится таблица со структурированным списком ресурсов и работ, которым эти ресурсы назначены. Здесь же, в колонке Work (Объем работ) указано общее количество рабочих часов для каждого ресурса и каждого вида работ.

• Чтобы увидеть эту информацию, воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки левой панели.

Режим использования ресурсов (Resource Usage) позволяет:

D вводить и редактировать информацию о ресурсах, назначенных различным видам работ, такую, как их стоимость, объемы и распределение;

D определять, какие ресурсы перегружены и в какой степени;

D более точно распределять назначение ресурсов;

D определять количество рабочих часов, планируемых каждому ресурсу;

D определять процент от общего объема работ, планируемый для каждого ресурса;

D определять количество времени, которое каждый ресурс может быть задействован на других работах;

D определять количество часов, которые планируются каждому ресурсу для определенного вида работы;

D пересматривать стоимость ресурсов для конкретного вида работ;

D изменять объем работ для каждого ресурса и каждого вида работ.

Обратите внимание на то, что на панель режимов выводятся кнопки не всех доступных

возможностей просмотра.

• Чтобы просмотреть проект в режимах, кнопки которых отсутствуют, Выберите Вид-Диаграмма Ганта-Другие представления

Вы можете самостоятельно посмотреть на созданный проект в других режимах. После этого переходите к выполнению следующего опыта

Этап 11. Решение проблемы перегрузки ресурсов

Просматривая проект в режиме использования ресурсов (Resource Usage), вы, вероятно, обратили внимание на то, что ресурс - Менеджер выделен в таблице красным цветом, а в информационном поле 1 он отмечен специальным значком (воскл. знак).

• Переключитесь в режим Использование ресурсов (Resource Usage), если у вас выбран другой режим.

• Установите указатель мыши на значке

• в строке ресурса Менеджер. На экране появится сообщение о том, что данный ресурс перегружен.

Ресурс считается перегруженным, если ему назначен объем работы больший, чем он может выполнить в свои рабочие часы. Если же работа запланирована в меньшем объеме, то ресурс будет недогруженным.

В вашем проекте для каждой работы должно быть назначено достаточное количество ресурсов на планируемое время работ. И каждому ресурсу должен быть определен оптимальный объем работ, исключающий перегрузку и недогрузку. Незначительная перегрузка и недогрузка, например, не более 1 часа в день или 1 дня в неделю, вероятно все-таки неизбежна.

Чтобы решить проблему перегрузки, следует определить сначала, какие ресурсы и в какое время перегружены и какие работы они при этом должны выполнять. После этого можно выбрать один из двух вариантов:

D изменить количество рабочего времени, необходимого ресурсам для выполнения данной работы, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;

D изменить график работ так, чтобы работы выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены.

Какой из этих вариантов вы выберете, зависит от различных факторов проекта: бюджета, доступности ресурсов, характера выполняемых работ и т.д.

В нашем проекте перегрузка менеджера обусловлена тем, что он назначен на три вида одновременно выполняющихся работ со 100% занятостью. У менеджера это - Разработка содержания и Разработка эскизов иллюстраций, которые по графику должны выполняться 5-6 марта 2015 года. Обратите внимание: в эти рабочие дни менеджер должен работать 14-16 часов. Аналогичная ситуация у художника, которому запланированы на 1-2 апреля 2015 года одновременно два вида работ - Создание иллюстраций и Разработка макета обложки.

Решить проблему перегрузки менеджера можно, назначив каждому виду работ, которые он должен одновременно выполнять, количество единиц ресурсов, равное не 100%, а 50% - что отражает реальную ситуацию.

Сделайте это следующим образом.

• Переключитесь в режим диаграммы Гантта (Gantt Chart).

• Щелчком мыши выделите в таблице работу Разработка содержания.

• Выберите Сведения о работе.

• Щелкните мышью на ярлычке Resources (Ресурсы), чтобы перейти на нужную вкладку.

• Назначьте ресурсу Менеджер количество единиц (Units) - 50%.

• Щелкните мышью на вкладке Advanced (Прочие). В диалоге появятся элементы управления этой вкладки.

• В открывающемся списке Task Type (Тип работы) выберите Fixed Durution (Фиксированная длительность).

Как вы помните, это необходимо сделать, так как в противном случае будет сокращена на 50% длительность работы.

• Закройте диалог Task Information (Информация о работе) с помощью кнопки ОК. На диаграмме, справа от названия ресурса Менеджер, назначенного работе Разработка содержания, появится отметка о количестве единиц ресурса - [50%].

• Самостоятельно уменьшите до 50% количество единиц ресурса Менеджер для работы Разработка эскизов иллюстраций.

• Снова переключитесь в режим использования ресурсов (Resource Usage) и убедитесь, что перегрузка менеджера ликвидирована.

Проблему перегрузки художника следует решить несколько иначе.

• Переключитесь в режим диаграммы Гантта (Gantt Chart).

Посмотрите внимательно на диаграмму и обратите внимание на то, что работа Разработка макета обложки, выполняемая художником, начинается по графику за день до окончания им работы Создание иллюстраций.

Очевидно, здесь возможны два решения: начать первую работу - Создание иллюстраций - на день раньше или же вторую работу - Разработка макета обложки - на день позже. Если выбрать второй вариант, то придется отодвинуть также срок начала корректуры, так как последняя должна начинаться после окончания Разработки макета обложки. Это неприемлемо. Поэтому, очевидно, единственно правильным решением этой проблемы будет перенос даты начала работы Создание иллюстраций на день назад, т.е. на 23 марта 2015 года.

Так как работа Создание иллюстраций связана с предшествующей ей работой Написание текста, то изменить следует эту связь.

• Дважды щелкните мышью на стрелке, связывающей работы Написание текста и Создание иллюстраций. На экране появится диалог Task Dependency (Зависимости работы).

• В поле со счетчиком Lag (Задержка) введите -6d (-6 дней) вместо значения -30%, установленного нами ранее.

• 

Такое опережение - 6 дней - работы Создание иллюстраций относительно работы Написание текста позволит начать ее выполнение за 6 дней до окончания предшествующей работы, то есть 23 марта 2015 года.

• Закройте диалог Task Dependency (Зависимости работы), нажав кнопку ОК.

• Просмотрите проект в режиме использования ресурсов (Resource Usage) и убедитесь, что перегрузка ресурсов ликвидирована полностью.

• Сохраните проект без базового плана.

На примере нашего проекта мы рассмотрели только два возможных варианта решения проблемы перегрузки ресурсов. Вы можете также:

D переместить перегруженный ресурс для выполнения работы в другое время или изменить график данной работы так, чтобы она выполнялась, когда ресурс будет свободен;

D уменьшить объем работы, которую должен выполнять перегруженный ресурс;

D изменить рабочий календарь перегруженного ресурса так, чтобы он имел большее количество рабочих часов;

D задержать начало выполнения работы до тех пор, пока перегруженный ресурс не сможет приступить к ней;

D назначить данному виду работ дополнительные ресурсы. Это позволит уменьшить количество рабочих часов перегруженного ресурса;

D разделить работу, которую должен выполнять перегруженный ресурс, на части так, чтобы он мог выполнять ее в другое время.

В зависимости от конкретных обстоятельств вы можете применять любой из перечисленных способов решения проблемы перегрузки ресурсов.

Этап12. Способы оптимизации графика работ

После того как вы закончили ввод основных данных для проекта, внимательно просмотрите его, чтобы выяснить, соответствует ли проект вашим ожиданиям. Достигаются ли цели проекта? Не превышает ли его стоимость ваши возможности? Эффективно ли используются ресурсы? Не слишком ли растянуты сроки его реализации?

Если какой-либо из перечисленных недостатков имеет место, то ваш следующий шаг - оптимизировать план таким образом, чтобы сделать его максимально эффективным.

Если вы установили, что продолжительность проекта слишком велика, то, прежде всего, следует определить, какими конкретными видами работ это обусловлено. Как вы помните, эти работы называются критическими и образуют критический путь. После того, как вы определите работы критического пути, вы сможете откорректировать их так, чтобы сократить общую продолжительность выполнения проекта. Коррекция работ, которые не лежат на критическом пути, не повлияет на сроки завершения проекта.

Наиболее очевидным путем сокращения продолжительности проекта является укорочение критического пути посредством уменьшения длительности отдельных критических работ.

Начинать оптимизацию всегда следует с самой длительной работы на критическом пути.

Уменьшить продолжительность работы на критическом пути можно также, сократив объем работы, предусмотренный для данного вида работ. По умолчанию Microsoft Project вычисляет длительность работы на основании общего объема работы, количества единиц ресурсов, назначенных данному виду работ, рабочего времени и объема работ, определенного для каждого ресурса. Изменить объем работ можно в режиме использования работ (Task Usage), уменьшив в поле Work (Объем работы) общий объем работы, запланированный для данного вида работ.

Еще один способ уменьшения длины критического пути состоит в удалении или комбинировании работ. Комбинирование заключается в таком планировании, при, котором некоторые виды работ будут выполняться одновременно. Если же сделать это практически не представляется возможным, то можно попытаться найти на критическом пути виды работ, которые могут быть разделены на более мелкие и которые, в свою очередь, могут быть выполнены не последовательно, а одновременно. Это также позволит сократить критический путь, так как некоторые из таких мелких работ станут некритическими.

Для уменьшения длины критического пути можно использовать также назначение дополнительных ресурсов критическим работам.

В некоторых случаях уменьшения длительности работ на критическом пути можно добиться, назначив ресурсам, которые их выполняют, сверхурочные работы. При этом следует помнить, что сверхурочные работы увеличивают стоимость проекта.

Самым длинным этапом является этап Подготовки материалов и на нем – Написание текста.

В качестве примера рассмотрим, как уменьшить длину критического пути, назначив ресурсу Писатель работы в выходные дни 28 -29 марта 2015 года. Работа в эти дни впоследствии будет компенсирована предоставлением дополнительных дней отдыха. Для этого отметим в базовом календаре Calendar 1 (Календарь 1) для ресурса Писатель указанные дни как рабочие.

Перед внесением изменений создайте новый файл, в котором полностью будет сохранен ваш текущий проект!!! Это необходимо для сопоставления результатов оптимизации.

Выберем Проект - Изменение рабочего времени

Проверьте, чтобы в поле Для календаря стояло «Писатель».

Выделите в календаре ячейки с датами 28-29марта 2015 года. Добавьте исключение и нажмите кнопку Подробности:

Выберите рабочие часы, повторять ежедневно и начало 28 марта, окончание после 2 повторений.

Нажмите ОК. Ваше исключение должно отобразиться на календаре

Посмотрите Использование ресурсов, как Вы видите окончание написания писателем текста передвинулось на выходные, на диаграмме Ганта обратите внимание, что длительность работы сократилась, при оставшихся 14 днях, дина прямоугольника сократилась, так как последние выходные для писателя были рабочими.

Задание: