2.4. Інформаційні потоки в системі управління готелем

Інформаційні потоки формуються з набору модулів і ядра, що забезпечує їхню інтеграцію і розмежування повноважень співробітників готелю. Такий підхід дозволяє збирати автоматизовані робочі місця з потрібною функціональністю, розширювати і замінювати функції без перекомпіляції інформаційної. Розглянемо основні інформаційні потоки в готелі [48].

1. Відділ портьє

Інформаційні потоки:

- інформація про майбутні заїзди і виїзди,

- наявність місць у готелі;

- дані про заїзди і виїзди;

- розміщення гостей і стан їхніх рахунків;

- інформація про користування послугами переселення з номера в номер;

- резервування (індивідуальне, службове);

- інформація про поточне завантаження і кількість броні на майбутні періоди;

- інформація про кількість і тип номерів, що замовляються, про час прибуття і від'їзду гостей;

- інформація про внесення депозитів;

- інформація про надані послуги і платежі по них;

- створення фоліо-рахунку клієнтів;

- інформація про всі платежі і послуги;

- архів рахунків;

- реєстрація і паспортно-візовий контроль.

2. Відділ бронювання

Інформаційні потоки:

- резервування (індивідуальне, групове,службове) за типом кімнат, скасування резервування;

- інформація про внесення депозитів за бронь;

- аналіз поточного та очікуваного завантаження;

- перегляд історії клієнтів;

3. Бухгалтерія

Інформаційні потоки:

- рознесення безготівкових платежів по рахунках гостей і клієнтів;

- аналіз розрахунків з компаніями і турагентствами;

- виставлення рахунків до оплати;

- одержання звітів про фінансову діяльність готелю;

4. Відділ господарської служби готелю

Інформаційні потоки:

- управління службами сервісу готелю;

- контроль стану номерного фонду;

- інформація про санітарний стан номерів;

- управління службою покоївок;

- організація бюро знахідок;

- одержання звітів про роботу сервісних служб;

- ведення довідника номерів та індивідуальних особливостей кімнат, аналіз поточного стану номерів;

- управління статусом номера (чистий, брудний, несправний, не продається);

- інші оцінки (зміна рушників, білизни, халата, необхідний вид прибирання або ремонту тощо).

5. Відділ фінансового директора

Інформаційні потоки:

- ведення довідників наданих послуг;

- визначення пакетів послуг;

- визначення типів, вартості та індивідуальних особливостей номерів;

- визначення тарифів і можливість їхнього зв'язку з тимчасовими періодами;

- визначення типів і категорій клієнтів;

- одержання поточних звітів, у тому числі по:

- оборотно-сальдовому балансу;

- оборотно-сальдовому балансу по фоліо;

- оборотах по операціях;

- книзі реєстрації фоліо з розшифровкою;

- оборотах по операціях з розшифровкою;

- список транзакцій за будь-який період;

- завантаженість номерного фонду за період;

- звіт по групах (організаціях); звіт по тарифах;

- зміна розцінок на ті або інші готельні послуги;

- управління пакетами послуг і їхніми тарифами;

- управління довідником типів номерів;

- одержання звітів усіх видів тощо.