40. Понятие документооборота. Основные этапы документооборота

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

- прием и первичная обработка поступающих документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- информационно-справочная работа;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- отправка документов адресатам;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой;

- хранение и использование документов в текущей деятельности;

- подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

41.График и схема документооборота

График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).

График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

Существуют следующие виды графиков документооборота:

типовые

унифицированные

индивидуальные

Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

42. Сроки хранения

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.

Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д.

В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.).

Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

43. Современный этап Сдачи отчетности в электронном вид

В соответствии с Феде­ральным законом РФ от 27 июля 2006 года № 137-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Нало­гового кодекса РФ и в отдель­ные законодательные акты РФ в связи с осуществлени­ем мер по совершенствова­нию налогового администри­рования» внесены измене­ния в статью 80 Налогового кодекса РФ. Согласно новой редакции этой статьи, налогоплательщики, сред­несписочная численность работни­ков у которых на 1 января 2007 года составит более 250 человек, обя­заны представлять декларации и расчеты авансовых платежей в налоговый орган только в элект­ронном виде. Следующий этап перехода на обязательную сдачу налоговой и бухгалтерской отчетнос­ти в электронном виде с 1 января 2008 года в соответствии с выше­указанным законом будет относиться и к налогоплательщикам, среднесписочная численность ра­ботников которых на 1 января теку­щего календарного года превыша­ет 100 человек. Действующими специализиро­ванными операторами связи по юридически значимому электронно­му документообороту в Республи­ке Адыгея являются: региональный представитель Удостоверяющего центра ekey.ru в РА - юридическая компания «Нева-ЮК» (Майкоп, Про­летарская, 215, здание бывшего паспортного стола). Система сдачи налоговой отчетности - Сбис++, Электронная отчетность, руководи­тель Березовский Н.И.; ООО уни­верситетский научно-технический центр (УНТЦ) «Паскаль», Майкоп, Университетская, 208, Адыгейский государственный университет). Си­стема сдачи налоговой отчетности «Контур-Экстерн». Руководитель Карпенко С.В. Сдача отчетности по телекомму­никационным каналам связи са­мый прогрессивный способ. При та­кой сдаче отчетности нет необходимости ехать в инспекцию, стоять в очередях и тратить время. Достаточ­но послать баланс и декларации по Интернету, причем сделать это мож­но в любое время, вплоть до 24 часов последнего дня сдачи отчетнос­ти. К тому же, данный способ сдачи отчетности сокращает возможные ошибки при вводе данных и повыша­ет оперативность обработки инфор­мации. Эта система открывает ка­чественно новый этап во взаимо­действии налогоплательщиков и на­логовых органов, обеспечивая дву­сторонний информационный обмен между сторонами. Межрайонная ИФНС России № 1 по РА предлагает вам выбрать опе­ратора связи, заключить с ним договор в соответствии с законодательст­вом РФ и осуществлять сдачу нало­говой отчетности через оператора связи (при отсутствии телефона).