1.2.Способи автоматизації управлінського обліку. Єдина облікова система

Побудова обліково-аналітичної системи на основі "важкої" ERP-системи типу SAPR/3, Oracle Applications, BAAN IV та ін є найбільш радикальним способом вирішення названих проблем. Для цього потрібно не тільки уніфікувати методику обліку у всіх дочірніх структурах, а й перенести дані з усіх використовуваних систем в нову систему. Витрати на впровадження повномасштабної ERP-системи досить значні (від мільйона доларів), тому, щоб їх виправдати, компанії намагаються використовувати всі її облікові можливості.

Переваги. При грамотному впровадженні крім забезпечення даними про діяльності будь-якого співробітника компанії в реальному часі в будь-якому розрізі (то є розгорнутого управлінського обліку) ERP-система сприяє значному підвищенню ефективності роботи компанії, її прозорості, а також зростанню фінансової та виробничої дисципліни працівників. Бухгалтерська та управлінська звітність при цьому складаються на основі однієї і тієї ж первинної інформації.

Недоліки. Опис бізнес-процесів і впровадження єдиної облікової системи займають кілька років. Протягом цього часу облік доводиться вести за допомогою старих засобів. Крім того, деталізація, яку забезпечує масштабна ERP-система, найчастіше виявляється непотрібною - обсяг економії в цьому випадку буде менше, ніж витрати на впровадження. Висновок. Впроваджувати ERP-систему для автоматизації управлінського обліку має сенс, тільки якщо підприємство планує оптимізувати всі бізнес-процеси. Якщо ж стоїть завдання автоматизувати тільки облікові функції, то досить впровадити облікові модулі ERP-систем або ж використовувати більш гнучкі і в той же час дешевші аналітичні системи, мова про які піде нижче. 

За наявності вільних коштів фінансовий директор завжди вирішує, у що й вкласти. Але як ухвалити рішення про впровадженні корпоративної інформаційної системи (>КИС), фінансовому директору треба бути впевненим у цьому, що це принесе необхідний ефект, отже, кошти підприємства ні витрачено даремно. І тут йому важливо з відповіддю - рахунок чого впровадженняКИС принесе гроші? У разі фінансовий директор цікавить чи, що нині є для підприємства (тобто. обсяг управлінської інформації, як такою), а результат - що станеться краще (наприклад, наскільки у впровадженніКИС зросте продуктивності праці, скоротяться витрати чи як зміниться потреба уоборотном капіталі).

То чи потрібна автоматизація?

Насамперед, введемо термін "інформаційна система коштує підприємства". У класичному розумінні усе це інформаційні потоки, точки їх виникненню, обробки, накопичення та споживання кінцевими користувачами плюс технічні засоби і технології обробки інформації. На схемою представлена типова інформаційна система коштує підприємства, куди входять підсистеми податкового, управлінського і первинного обліку. Кожна з підсистем то, можливо автоматизовано незалежно з інших. Зокрема, у всіх білоруських підприємств бухгалтерський облік у тому чи іншою мірою автоматизовано.

Інформація, яка у КИС має бути досить повної, коректною і оперативної. Ось тут й полягає на запитання - потрібна автоматизація? Якщо керівництво не влаштовують названі показники інформації, то є сенс подумати про автоматизації.

Керівництво компанії має розуміти, що цілком автоматизувати всю інформаційну систему неможливо.Автоматизируются найбільш трудомісткі обчислення, рутинні операції, і накопичення великих обсягів інформації. Отже, автоматизація необхідна передусім на розширення "вузьких місць", проблемних областей інформаційної системи. Для виявлення таких областей необхідно провестибизнес-диагностику - аналіз бізнес-процесів підприємства. Вона може виконати як стверджують фахівці робочої групи, і співробітники консультаційної компанії. У другий випадок фінансовому директору слід врахувати необхідних цього додаткові витрати.

Зазвичай, автоматизація вже діючої інформаційної системи дозволяє вирішити такі:

   - загальне підвищення надійності інформаційної системи;

   - розвантаження персоналу від рутинних і складних операцій;

   - зменшення кількості внутрішньофірмових звірок;

   - прискорення підготовки звітності;

   - збільшення достовірності звітності.

З іншого боку, фінансовому директору рекомендується особливо звернути увагу на дві функції інформаційної системи: перелік звітних форм, які мають надаватися системою, і його масштабованість.

До відома. Розрізняють функціональну масштабованість і масштабованість за проектною потужністю.

Функціональна масштабованість означає автоматичну можливість за необхідності придбати й впровадити додаткові модулі системи, які потребують початкових етапів упровадження автоматизації. Вони повинні бути сумісні друг з одним і з тими модулями, у яких впроваджені.

Масштабованість за проектною потужністю означає повне збереження працездатності й виконання всіх функцій системою за зміни масштабу діяльності. Наприклад, на етапі впровадження до роботи зКИС було передбачено 30 робочих місць. При зростанні бізнесу може знадобитися 100 робочих місць. Якщо цю систему масштабованості за проектною потужністю, її робота зі збільшенням числа робочих місць не порушиться і всі нові робочі місця матимуть тими можливостями, як і вихідні 30.

Зокрема, фінансовий директор має можливості:

   - послідовного придбання і впровадження повністю сумісних друг з одним блоків модуля "Фінанси" інформаційної системи;

   - збереження працездатності модуля "Фінанси" зі збільшенням числа користувачів та обсягів оброблюваної фінансової інформації.

На замітку. З особистого досвіду фінансовий директор групи компаній ">Техстройсервис" МиколиПереверзева:

- При виборі КИС нами було визначено вимоги щодо реалізації у інформаційній системі побудові процесу:

1) планування:

- вимоги до планів, інтерфейсам, переносу даних;

- виявлення області функціональних дефіцитів перспективної системи;

2) бухгалтерського і управлінського обліку:

- вимоги до плану рахунків, організації синтетичних і аналітичних рахунків;

- інтегрування даних;

- області функціональних дефіцитів системи;

3) контролю, аналізу та формування управлінської звітності:

- необхідність використання розширеній функціональної системи;

- вимоги до форматам документів, інтерфейсам, переносу даних;

- виявлення областей функціональних дефіцитів системи.

Переклад будь-якого облікового контуру на нове програмне забезпечення спричиняє суттєву коригування технологій збирання та опрацювання інформації та вимагає перенавчання персоналові та додаткових на неї. Тож прийняття рішення про автоматизації обліку має бути зваженим і продуманим.