Створення бази даних

Для того, щоб створити нову базу даних, користувач на вкладці Файл вибирає пункт Створити та натискає кнопку Нова база даних (ці дії можуть бути виконані системою й автоматично).

Далі у правій області вікна (рис.1) у розділі Нова база даних в поле Ім’я файлу вводиться ім’я бази даних, наприклад, Mybase1.accdb. Вказане за промовчанням розташування цієї бази можна змінити, вибравши поруч із полем Ім’я файлу елемент Знайти розташування для бази даних. Користувач може задати нове розташування, наприклад, Робочий стіл. Процес закінчується натисканням кнопки Створити.

У результаті програма Access створює базу даних з іменем Mybase1. Вона може включати одну пусту таблицю з іменем «Таблиця1».

Відкривши цю створену базу (при допомозі вікна Microsoft Access 2010 або двічі клацнувши по імені бази даних), отримуємо вікно бази Mybase1 (рис.2), у якому на вкладці Створити у групі Таблиці вибираємо елемент Конструктор таблиць :

Рис.2.

Створення таблиці в поданні конструктора.    У режимі конструктора таблиць створюється структура кожної таблиці, тобто послідовність її полів, назви цих полів, властивості цих полів.

Для кожного поля таблиці у стовпці Ім’я поля задається потрібне ім’я, а у стовпці Тип даних вибирається потрібний тип із випадаючого списку.

За потреби можна ввести опис кожного поля у стовпці Опис. Опис відображається в рядку стану, якщо курсор розташовано в цьому полі в поданні таблиці. Опис також використовується як текст рядка стану для всіх елементів керування форми або звіту, створюваних за допомогою перетягування поля з області Список полів, а також для всіх елементів керування, створюваних для поля під час використання майстра форм або майстра звітів.

Для таблиці Постачальники задаємо два текстові поля (код постачальника та назва постачальника), перше з них вказуємо як ключове. Закінчуємо створення полів при допомозі хрестика (нижнього). В діалозі (Зберегти зміни? Так) задаємо ім’я таблиці “Постачальники” (рис.3) і натискаємо OK:

Рис.3.

Так само будуємо структуру таблиці Товари (ключове поле - код товару; неключові поля – назва товару. одиниця виміру, ціна за одиницю) та таблиці Поставки (ключові поля – код постачальника, номер накладної, код товару; неключове поле – кількість товару). Складений ключ [код постачальника, номер накладної, код товару] утворюємо виділивши клавішею Shift потрібні три поля (рис.4а,б.):

Рис.4а.

Рис.4б.

Зв’язки

Для того, щоб набір створених трьох таблиць утворював базу даних, потрібно задати зв’язки між цими таблицями, утворивши тим самим структуру бази Mybase1.

Відкриваємо вкладку Знаряддя бази даних і далі у групі Зв’язки натискаємо кнопку Зв’язки. СУБД Access відкриє діалогове вікно Відображення таблиці.

Вибираємо потрібні таблиці, а, при потребі, й запити і натискаємо кнопку Додати.

Рис.5.

Додавши усі три таблиці до вікна "Зв’язки", натискаємо кнопку Закрити:

Рис.6.

Виконуємо дію Змінити зв’язки (вона зліва у верхньому меню) і у віконці Редагування зв’язків вибираємо дію Створити, у якій вказуємо, наприклад, про наявність зв’язку між полем “код постачальника” таблиці Постачальники та таким же полем таблиці Поставки (рис.7). Щоб забезпечити для цього зв’язку посилальні обмеження цілісності, рекомендується встановити прапорець Забезпечення цілісності даних.

Рис.7.

Вказання зв’язку можна виконати й безпосереднім перетяганням мишею поля однієї таблиці до поля іншої таблиці.

Рис.8. Схема бази даних Mybase1.

У результаті нами повністю створена структура бази даних. На рис.8 можна бачити назви усіх таблиць, усіх полів, всі ключі та всі зв’язки між таблицями. Оскільки в таблиці Постачальники поле ”код постачальника” є унікальним (двічі зустрітися той самий код постачальника тут не має права), а в таблиці Поставки поле ”код постачальника” не є повним ключем, то над відрізком лінії з боку таблиці Постачальники вказано число 1, а з боку таблиці Поставки – знак нескінченності (∞). Відношення між цими таблицями є відношенням типу “один до багатьох”.