1.Понятие и содержание функции организации

Содержание функции организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования.

Принципы, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

Определение и детализация целей фирмы

Определение видов деятельности по достижении этих целей

Поручение различных задач индивидуумам и объединение их в управленческие группы или подразделения

Координация различных видов деятельности

Единство цели

Размах контроля или размах менеджмента

2. Структура и формы организации

Организационная структура – это совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

Основные элементы:

Звенья отделы

Уровни (ступени) управления

Связи

Формы организации:

ТОО

СП

АО

Холдинги

3. Типы организационных структур

1. Линейная структура управления

Это исторически первый и самый простой вид структуры. Линейная организационная структура позволяет реализовать в системе управления только отношения "руководство — подчинение" (схема 1).

В линейной структуре руководитель выполняет все функции по управлению подразделением.

Эта структура создает реальные условия для единоначалия, обеспечивает единство распоряжения в системе управления, ориентирует руководителей в основном на решение оперативных задач.

Как способ реализации принципа единоначалия и отношений "руководство — подчинение" является обязательным элементом всех видов структур

2. Функциональная структура управления

Эта структура появилась в результате разделения управленческого труда по принципу его функциональной специализации (схема 2).

При такой структуре управление осуществляется всем предприятием в целом и по каждой функции в отдельности.

Для выполнения каждой функции в системе создается специальное подразделение, деятельность которого направлена на решение специфического круга своих задач.

Таким образом, функциональная структура создает условия для повышения профессиональной квалификации работников аппарата управления.

Однако такая схема управления приводит к тому, что для каждого управленческого звена на первый план выступают его специфические интересы, иногда это может быть в ущерб интересам предприятия в целом.

3. Линейно-функциональная структура управления

Наиболее распространенной является организационная структура, основанная на сочетании линейных и функциональных связей в организации (схема 3).

Линейно-функциональная структура управления обеспечивает соблюдение принципа единоначалия и в то же время предполагает рациональную специализацию управленческих звеньев.

В современных условиях без соблюдения этих принципов управлять предприятием невозможно.

Линейно-функциональная структура хорошо зарекомендовала себя на практике и поэтому положена в основу типовых форм управления.

4. Матричная структура управления

Построены на сочетании линейно-функциональной и программно-целевой структур управления.

Главная особенность структур матричного типа состоит в обязательном создании специального, постоянно действующего органа, который занимается выполнением очередных комплексных программ.

Его основная задача — распределение ресурсов между всеми программами.

Взаимодействие программно-целевого органа с подразделениями линейно-функциональной структуры порождает новые горизонтальные связи в системе управления. Отсюда название "матричная структура".

Матричная структура является наиболее гибкой формой управления.

Проектирование организационных структур

Решение о проектировании организационной структуры управления принимается тогда, когда действующая структура неэффективна.

В процессе проектирования ставится задача создания такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражала цели и задачи организации.

Речь идет о том, чтобы вновь созданная структура наилучшим образом позволяла организации :

взаимодействовать с внешней средой,

продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников

удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью

Процесс проектирования оргструктуры состоит из трех основных этапов:

анализ оргструктур;

проектирование;

оценка эффективности.

Первый этап - анализ оргструктур.

Анализ действующей оргструктуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации.

Т.е. определяют, насколько структура управления рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев, характеризующих ее качество.

К оценочным критериям относятся:

принципы управления - соотношение между централизацией и децентрализацией (сколько и какие решения принимаются на нижнем уровне? каковы их последствия? какой объем контрольных функций лежит на каждом уровне управления?);

2. аппарат управления - перегруппировка подразделений, изменение взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответственности, выделение в самостоятельные структуры каких-то звеньев, изменение характера межфирменных связей, создание в аппарате управления необходимых промежуточных звеньев и т.д.;

3. функции управления- усиление стратегического планирования (корректировка "бизнес-плана"), усиление контроля за качеством продукции, привлечение работников к управлению путем реализации акций, изменение подходов к мотивации труда и пр.

В результате анализа можно выявить "узкие" места в деятельности организации.

Это может быть:

большая звенность управления,

параллелизм в работе,

отставание в развитии оргструктуры от происходящих изменений внешней среды.

Второй этап - проектирование оргструктур.

Методы:

1) апологии - предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях;

экспертный - базируется на изучении предложений экспертов-специалистов. Они могут (в зависимости от поставленных задач) либо сами спроектировать варианты организационной структуры, либо оценить (провести экспертизу) разработанные проектировщиками структуры.

структуризации целей - предусматривает выработку системы целей организации и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой.

организационного моделирования - его суть состоит в разработке формализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и ответственности в организации.

В процессе проектирования оргструктур управления организацией ,как правило, решаются следующие задачи: определение типа структуры управления:

уточнение состава и количества подразделений по уровням управления;

численность административно-управленческого персонала;

характер соподчиненности между звеньями организации;

расчет затрат на содержание аппарата управления.

В конечном итоге устанавливаются управленческие функции для каждого структурного подразделения, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников.

Требования к организационной структуре:

1. Оптимальность

Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления.

2. Оперативность.

Суть данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.

3. Надежность

структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.

4. Экономичность

задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат.

Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом.

5. Гибкость

Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

6. Устойчивость структуры управления

неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов.

Принципы проектирования:

целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя;

четкое обособление составных частей оргструктуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.);

обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в управляемой системе;

предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;

приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде в частности.

В процессе проектирования оргструктур различают три стадии:

1. аналитическую (изучение существующей практики и требований к построению оргструктур);

2. проектную (проектирование (моделирование) структуры управления);

3. организационную (организация внедрения спроектированной оргструктуры).

Третий этап — оценка эффективности оргструктур.

В конечном итоге вся работа по проектированию оргструктур управления сводится к выработке направлений по ее совершенствованию, что относится к числу важнейших средств повышения эффективности управленческой деятельности организации.

На структуру управления предприятий влияет ряд факторов:

1. Организационно-производственные факторы:

Размер организации

Производственный профиль фирмы

Характер выпускаемой продукции и технология ее производства

Ориентация на местный и внешний рынок

Характер объединения.

2. Организационно-управленческие факторы:

Выбранная стратегия развития

Функции управления

Используемые информационные технологии

Система методов управления

Стиль работы руководителя.

Принципы которые необходимо учитывать при создании орг.структуры управления:

Принцип единства распорядительства и персональной ответственности

Принцип соблюдения норм управляемости

Принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и должностного лица

Принцип сочетания формальных и неформальных структур

Принцип сочетания централизации и децентрализации

Функция планирования

Понятие и содержание функции планирования в системе менеджмента

Виды планирования

Структура и содержание бизнес плана

Содержание планирования – состоит в обоснованном определении основных направлении и пропорции развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и спроса рынка.

Сущность планирования – проявляется в конкретизации целей развития всей фирмы и каждого подразделения в отдельности на установленный период.

Назначение планирования – состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятия.

Таким образом, – эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов и перспектив развития хозяйственной коньюктуры.

Планирование направлено на оптимальное использование возможностей фирмы, в том числе наилучшее использование всех видов ресурсов и предотвращения ошибочных действии, которые могут привести к снижению эффективности деятельности фирмы.

Планирование включает в себя определение:

конечных и промежуточных целей

задач

средств и способ их решения

необходимых ресурсов