Формирование итоговой информации Промежуточные итоги

Создать копию листа Штатное расписание – щёлкнуть правой клавишей мыши по названию лист в подстрочном меню выбрать команду Переместить/Копировать, указать положение куда переместить - после листа Штатное расписание, установить переключатель – Создать копию. Переименовать лист-копию в Итоги по штатному расписанию

Промежуточные и общие итоги по данным Штатного расписания формируются с помощью команды меню ДАННЫЕ, Структура, Промежуточные итоги. Обязательное условие - таблица должна быть отсортированной согласно иерархии полей группирования для подведения итогов. Итоговая таблица создается на месте исходной таблицы.

Для каждого итога определяется:

• вид итоговой операции: сумма, количеств значений, среднее, максимум, минимум и т.п.,

• поле группирования, при изменении значении которого итог вычисляется,

• список полей, по которым подводится итог указанного вида,

• порядок размещения итогов и др.

Можно многократно выполнять данную команду меню, обеспечив формирование вложенных итогов по различным полям группирования, а также нескольких итоговых операций по одному и тому же полю группирования.

Промежуточные итоги соответствуют текущему состоянию базы данных. От полученных промежуточных итогов можно отказаться, выполнив команду ДАННЫЕ, Структура, Промежуточные итоги, Убрать все.

На листе Итоги по штатному расписанию:

Отсортировать таблицу по полю Код подразделения - команда ДАННЫЕ, Сортировка;

1. Установить курсор в таблицу и выполнить команду ДАННЫЕ, Структура, Промежуточные итоги, указав:

• Поле группирования - Код подразделения,

• Операция - Сумма,

• Добавить итоги по полям:

Количество должностей

• Суммарный объем зарплаты

• Итоги размещать под данными, предыдущие итоги не удалять.

После нажатия кнопки ОК создается структурная таблица, содержащая уровни подведения итогов.

2. Просмотреть отдельные части структурной таблицы.

Создать копию листа Табель рабочего времени – щёлкнуть правой клавишей мыши по названию лист в подстрочном меню выбрать команду Переместить/Копировать, указать положение куда переместить - после листа Штатное расписание, установить переключатель – Создать копию. Переименовать лист-копию в Итоги по табелю

3. Установить курсор в таблицу и выполнить команду ДАННЫЕ, Структура, Промежуточные итоги, указав:

• Поле группирования – Дата работы,

• Операция - Сумма,

• Добавить итоги по полям:

Стоимость работника

• Стоимость работы

• Итоги размещать под данными, предыдущие итоги не удалять.

После нажатия кнопки ОК создается структурная таблица, содержащая уровни подведения итогов.

4. Просмотреть отдельные части структурной таблицы.

Создание сводных таблиц

Сводная таблица EXCEL - наиболее удобная технология формирования итоговой информации различного вида без предварительной сортировки, а также вычисления новых итогов по формулам. Сводная таблица позволяет осуществить дополнительное группирование данных, например:

• Создание интервальных рядов для полей группирования числового типа с заданным шагом объединения;

• Создание временных интервалов для полей группирования типа Дата/Время с заданным шагом объединения.

Макет сводной таблицы включает области:

• Страница - для помещения полей, по которым осуществляется фильтрация (отбор) записей для представления в сводной таблице;

• Строка - для помещения полей группирования;

• Столбец - для помещения полей группирования;

• Данные - для помещения полей, по которым подводятся итоги различного вида (сумма, среднее значение, количеств значений, максимум, минимум и др.).

Любое поле БД может размещаться однократно в одной из областей страницы, строки или столбца; в области данных можно многократно помещать одни и те же поля для вычисления различных видов итогов.

В сводной таблице легко изменяется структура данных, обеспечено обновление данных сводной таблицы при изменении исходных данных, настройка структуры итогов и внешнего вида сводной таблицы.

1. Создать именованный блок БазаДанных на листе Табель учёта работы для таблицы, включая шапку таблицы, - команды Формулы, Присвоить имя.

2. Создать сводную таблицу: