Раздел 3. Подсистемы управления проектами

Интегрированный контроль изменений – это координация изменений

по проекту в целом. Ведение отчетности по проекту – сбор и передача отчетной информации о ходе реализации проекта, включая отчеты о сделанных работах, о выполнении плановых показателей, прогноз с учетом имеющихся результатов.

Процессы контроля проекта тесно взаимосвязаны и могут быть пред-

ставлены при необходимости как один интегрированный процесс, состоящий из выбранных процессов. Например, совместная реализация процессов ведения отчетности, контроля изменений содержания, контроля расписания и контроля затрат может быть представлена в виде трехэтапного процесса отслеживания фактического состояния работ, анализа результатов и измерения

прогресса проведения корректирующих действий для достижения целей проекта:

отслеживание: сбор и документирование фактических данных; опре-

деление в официальных и неофициальных отчетах степени соответствия фактического выполнения запланированным показателям;

анализ: оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых

результатов с запланированными; определение причины и путей воздействия на отклонения от выполнения плана;

корректировка: планирование и осуществление действий, направлен-

ных на выполнение работ в соответствии с планом, минимизацию неблагогоприятных отклонений.

Определив отклонения проекта от плана, менеджер должен предпри-

нять соответствующие действия. Чем раньше корректирующие действия предприняты, тем лучше. Действия по восстановлению контроля над проектом рекомендуется также тщательно планировать.

Пять основных возможных вариантов действий чаще всего использу-

ются в случае отклонения проекта от плана:

найти альтернативное решение. В первую очередь необходимо рас-

смотреть возможности, связанные с повышением эффективности работ за счет новых технологических или организационных решений. Новое решение, например, может заключаться в изменении последовательности выполнения ряда работ;

пересмотр стоимости. Данный подход означает увеличение объемов

работ и назначение дополнительных ресурсов. Решение может заключаться в увеличении нагрузки на существующие ресурсы или привлечении дополнительных людей, оборудования, материалов. Данный подход обычно применяется в случае необходимости устранения временных задержек проекта;

пересмотр сроков. Данный подход означает, что сроки выполнения

работ будут отодвинуты. Руководство проекта может пойти на такое

решение в случае жестких ограничений по стоимости;

пересмотр содержания работ. Данный подход предполагает, что объ-

ем работ по проекту может быть уменьшен и соответственно лишь часть запланированных результатов проекта будет достигнута. Отметим, что речь не идет о пересмотре качественных характеристик получаемых результатов проекта;

прекращение проекта. Это, пожалуй, наиболее сложное решение.

Однако оно должно быть принято, если прогнозируемые затраты по проекту превышают ожидаемые выгоды. Решение, связанное с прекращением проекта, кроме чисто экономических аспектов, связано с преодолением проблем психологического характера, связанных с интересами различных участников проекта.

Управление изменениями представляет собой процесс прогнозирова-

ния и планирования будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, плане, сетевом графике и т. д.) для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте.

Под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта. Изменения могут вноситься в различные разделы проекта. Инициировать изменения могут и заказчик, и инвестор, и проектировщик, и подрядчик. Заказчик, как правило, вносит изменения,улучшающие конечные технико-экономические характеристики проекта.