Как организовать и провести пресс-конференцию?

Чтобы успешно организовать и провести пресс-конференцию и получить широкое и правильное освещение важных вопросов, необходимо тщательно к ней подготовиться. Определите, какой цели хотите достичь, проводя пресс-конференцию (привлечь внимание общественности, обратиться к представителям власти, рассказать о конкретном успехе или решении проблемы) Четко обозначьте повод для пресс-конференции. Этот повод должен быть новостийным - нечто еще неосвещенное в прессе, что-то важное, срочное. Это может быть и начало подготовленной акции, годовщина компании или важного события. Определите, какое ключевое сообщение хотите распространить.

Часть алгоритма подготовки к проведению пресс-конференции и ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по этой теме представлены ниже.

Как выбрать место для пресс-конференции?

Определите место пресс-конференции. Независимо от того, где она будет происходить, необходимо соответственное аудио и видео оборудование (микрофоны для участников и журналистов, плазма для демонстрации видеоматериалов и т.п.).

Когда проводить пресс-конференцию?

Определите день и дату пресс-конференции. Традиционно, лучшими днями считаются вторник, среда и четверг. Проверьте, какие еще события, конкурирующие за внимание журналистов, запланированы на этот день и время. Для этого можете обратиться, в частности, в Интерфакс. При выборе времени проведения пресс-конференции необходимо помнить, что это мероприятие проводится для прессы. Наиболее удобным временем для прессы является первая половина дня. Чем ближе к вечеру проходит пресс-конференция, тем сложнее будет успеть журналистам подготовить материал по мероприятию в текущий выпуск/номер. Ведь телесюжет нужно написать, смонтировать и утвердить до выхода новостей в эфир, а работникам печатных изданий нужно время, чтобы написать статью, отдать ее редактору и сверстать еще до ухода издания в типографию. Ежедневные издания верстаются после обеда/вечером текущего дня. Еженедельные – накануне дня выхода. Лишь сообщения информационных агентств выходят круглосуточно и могут попадать на стол редактора СМИ в любое время. Большинство интернет-ресурсов также публикует свои новости независимо от времени суток. В то же время информация о многих событиях будет актуальна и важна даже спустя определенное время после пресс-конференции. В таком случае, новости и статьи будут появляться по мере готовности материалов.

Как часто нужно проводить пресс-конференцию?

Пресс-конференцию нужно проводить, когда есть достойный новостийный повод. Частота зависит от вида деятельности, публичности персоны или компании, важности новости. К примеру, органы центральной государственной власти, чья деятельность общественно важна, проводят брифинги раз в неделю. Если, к примеру, компания проводит ежегодные благотворительные акции, достаточно провести пресс-конференции дважды – в начале акции и по ее результатам. Если пресс-конференции будут проводиться слишком часто, по мелким поводам, представители СМИ могут перестать приходить на мероприятия. Для информирования общественности о событиях и новостях часто достаточно пресс-релиза. Этот способ также предпочтительнее, если публичный спикер в компании отсутствует, неопытен или не готов выступать.