1.2 Система делопроизводства, критерии отнесения документов к различным категориям организации

Организация реализует следующие виды деятельности:

• создание, реорганизация ликвидация учреждения;

• установление структуры учреждения;

• определение должностной структуры и штатной численности персонала;

• регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

• формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

• лицензирование деятельности;

• установление режима работы и охраны;

• организация и оценка труда работников.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется система организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, её подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность.

К организационно-правовым документам относятся:

• учредительный договор;

• устав организации;

• положение об организации;

• положение о структурных подразделениях;

• положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;

• регламент работы коллегиальных и совещательных органов;

• регламент работы управленческого аппарата, то есть руководства;

• штатное расписание;

• инструкция по какому-либо виду деятельности.

Любое руководство вправе осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, таким образом, издавать распорядительные документы. В них решения различны по содержанию. Распорядительные документы могут содержать управленческие решения, обязательные для выполнения. К распорядительным документам относятся постановления, приказы и распоряжения. Основания для издания распорядительных документов:

• необходимость исполнения принятых нормативно-правовых актов, вынесенных вышестоящими органами;

• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности.

Чтобы организовать грамотно «бумажную» систему компании, необходимо знать, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный минимум таких документов определён законом. К таким документам относят прежде всего те, которые подтверждают правоспособность компании и дают ей право совершать какие-либо крупные сделки. Это учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, аккредитации и так далее. Эту документацию показывают акционерам компании, аудиторам и контроллёрам.

В группе документов, которые зависят от утверждённой структуры организации, можно выделить:

• распорядительная документация (приказы, распоряжения, решения, протоколы собраний);

• бухгалтерские учёты и отчётности;

• документы, фиксирующие трудовые отношения работников и работодателей (документы по личному составу);

• планово-отчётная документация (бизнес-планы, совет директоров, общие собрания и т.д.).

Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и отчётность фирмы хранятся не менее 5 лет. Эта документация служит источником информации для налоговой отчётности организации. Их отсутствие влечёт за собой административную ответственность или ликвидацию фирмы.

Также компании надо определять объём документации для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

• документы, необходимые для оформления отношений с поставщиками и заказчиками;

• документы, с помощью которых фиксируют информацию внутри фирмы.