2. Пошук

Під пошуком, що часто називають фільтрацією, будемо розуміти знаходження в БД таких записів, які задовольняють вимогам, що вводять для полів. Ці вимоги називаються критерієм пошуку (фільтрації). В Excel передбачено 2 види пошуку:

• автофильтром;

• розширеним фільтром.

Алгоритм 5. Пошук автофильтром

1.Викликати на екран БД.

2.Курсор у будь-який осередок БД.

3.Дані, Фільтр, Автофильтр.

На екрані: у кожному імені поля з'явилася стрілка.

4.Курсор на стрілку того поля, по якому хочемо зробити пошук

5. На екрані: перелік значень всіх записів у цьому полі.

6.Увести значення, по якому потрібно виконати пошук.

На екрані: всі записи, що задовольняють уведеному значенню.

7.Якщо потрібно виконати пошук за таким значенням, якого немає в жодному записі, то необхідно:

7.ввести умову. На екрані: діалогове вікно Користувальницький автофильтр.

8.Увести необхідний критерій пошуку. Як приклад виберемо критерій:

200 ≤ Вартість ≤ 400 (рис. 7)

Рис. 7

9. ОК.

На екрані: результат пошуку (рис. 8).

Р ис. 8

Такий пошук можна послідовно виконувати по декількох полях.

Алгоритм 6. Відновлення вихідної бази даних

1. Дані, Фільтр, показати всі.

На екрані; БД зі стрілками.

2. Дані, Фільтр, Автофильтр.

На екрані: вихідна БД.

Крім розглянутого пошуку Автофильтром в Excel є режим пошуку Розширеним фільтром, що дозволяє робити наступні дії:

• одночасний пошук по декількох полях;

• пошук по обчислювальному критерію.

Введення умов при формуванні критерію пошуку виробляється за правилами, показаним на рис. 9.

Рис. 9

Алгоритм 7. Пошук розширеним фільтром

1. Скопіювати БД (рис. 1) в комірки на новому листі B3:J8 (рис. 10).

Рис. 10

2.Сформувати критерій пошуку.

3.Визначити координати осередків, у яких сформований критерій (у прикладі: D12E13).

4.Визначити комірки в БД для подання результатів пошуку; приймаємо B16:J22.

5.Курсор у будь-яку комірку бд.

6.Дані, Фільтр, Розширений фільтр.

На екрані: діалогове вікно Розширений фільтр (рис. 11).

7.Увести необхідні дані, як показано на рис 11.

8.ОК.

На екрані: результат пошуку в осередках B16:J20 (рис. 10).

З результатів пошуку видно, що записів, що задовольняють критерію, виявилося менше, ніж було для них виділено комірок.

Рис. 11

Крім критеріїв, розглянутих вище, можна робити пошук ще по одному дуже потужному типі критеріїв, що називається обчислювальним.

Критерій, обчислює, що вводить як звичайний критерій при роботі з розширеним фільтром, може включати формули, у яких аргументами є поля БД. Формули, що вводять, можуть бути двох видів:

• формули, складені користувачем;

• формули, що включають функції Excel.

Робота з обчислювальними критеріями, проілюстрована на рис. 12:

• у С4 :К9 уведена вихідна база даних;

• в F12- ім'я критерію, що обчислюється, при обчисленні формули. (Це ім'я може бути будь-яким, але не повинне повторювати імені поля вихідної БД.)

• в F13- уведена формула, що є критерієм пошуку.

Як видно з формули (рис. 12), у неї вводяться залежності для першого рядка БД, що містять конкретні значення. При цьому, якщо вводять умову, яка для першого рядка справедлива, в комірці уведення F13 з'являється ІСТИНА, у противному випадку – ЛОЖЬ

.

Рис. 12

Пошук проводиться по описаному вище алг. 7. Результати пошуку наведені в осередках С16:К17. Далі в осередках виробляється пошук за вычисляемому критерієм, що включає функцію Excel. Як приклад функції Excel прийнята функція СЬОГОДНІ(), що використовує системну дату.

В F21 уведене значення критерію, за допомогою якого перебувають роботи, що кінчаються після сьогоднішнього дня. Помітимо, що текст в осередки D21:E21 уведений тільки для илюстрачії і до пошуку відносини не має.

Очевидно, що пошук за таким критерієм має винятково важливе значення на практиці при контролі за ходом виконання запланованих робіт.

Наведені приклади показали, що пошук є потужним засобом аналізу інформації наявної бази даних.