Сортировка и фильтрация данных
После создания списка можно воспользоваться командами вкладки Данные для перестановки и анализа данных. Для перестановки записей используется команда Сортировка группы Сортировка и фильтр (рис.6), что позволяет учитывать значения одного или нескольких столбцов. Другим способом списки можно сортировать с помощью команды Сортировка и фильтр вкладки Главная группы Редактирование (рис. 7). Записи сортируются в убывающим, возрастающим или выбранном пользователем порядке.
.
Чтобы
отсортировать список по данным одного
столбца, можно выделить в нем ячейки и
нажать кнопку Сортировка
от А до Я
или
Сортировка
от Я до А
на
вкладке Главная.
Однако есть и другой вариант сортировки.
Для этого нужно выделите ячейки, которые
необходимо отсортировать, затем нажать
правой кнопкой мыши и выбрать команду
Сортировка
(сортировка
от минимального к максимальному,
сортировка от максимального к
минимальному).
Для сортировки с помощью команды Сортировка необходимо выделить ячейку списка, который нужно отсортировать, выполнить команду Сортировка вкладки Данные группы Сортировка и фильтр. Excel выделяет входные в список записи и открывает окно диалога Сортировка (рис.8). В раскрывающемся списке, в Сортировка по указывается поле для первичной сортировки, а с помощью пунктов списка раскрывающемся По возрастанию и По убыванию задается порядок сортировки. Нажав кнопку Добавить уровень добавляется пункт, Затем по которой позволяет выбрать столбец для вторичного сортировки. Для выполнения сортировки стоит нажать кнопку OK.
Рисунок
8
– Диалоговое
окно Сортировка.
Д
ля
сортировки списков, в которых отсутствуют
четкие алфавитно-числовые или
хронологические закономерности, Excel
позволяет создать нестандартный порядок
сортировки, который появляется в
диалоговом окне Списки,
после выбора команды Настраиваемый
список,
и становится доступным для всех книг
(рис.9). Можно добавить собственный
список, для этого надо выделить значение
Новый
список,
после чего ввести значение списка в
поле Элементы
списка,
разделяя их запятыми или введением
новой строки и нажать кнопку Добавить.
Новый порядок отображается в перечне
Списки.
Завершить работу щелчком по кнопке OK.
Рисунок 9. – Диалоговое окно Списки.
.
Иногда нужно временно скрыть все записи в списке кроме тех, которые удовлетворяют некоторому критерию. Для этого следует выделить ячейку в фильтруемом списке выполнить команду Фильтр, которая находится в группе Сортировка и фильтр вкладки Данные. В верхней части столбца появляется раскрывающийся список. Клик по кнопке со стрелкой выводит список всех элементов столбца (рис.10). Галочками мы отмечаем элементы, которые будут отображаться. Выбрав Выделить всё будут отображаться все записи. Числовые фильтры позволяют определить условие отбора
Рисунок 10. – Команды фильтрации
При необходимости отбора записей по диапазону числовых значений или другой настройке критерия следует создать пользовательский автофильтр. Для этого выделите любые ячейки в списке, выполните команду Фильтр, которая находится в группе Сортировка и фильтр вкладки Данные, и в списке нужного заголовка раскрывающемся выберите значение Числовые фильтры, а затем Настраиваемый фильтр. Откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис.11). В окне имеются два списка с операторами отношения и еще два, служебные, для создания нестандартных диапазонов в фильтрах. Установите критерии и щелкните по OK для применения пользовательского автофильтра. После завершения работы следует выйти из режима автофильтра.
Рисунок 11 – Диалоговое окно Пользовательский автофильтр.