2.2Документ «Перетаривание товаров»
Нередко товар в магазин может приходить различными крупными упаковками: коробки, бочки, фляги, мешки и пр. (например: овощи, фрукты, сигареты), а продаваться будет килограммами и фасоваться более мелкими фиксированными порциями. Для оформления этой операции необходимо перетарить товар из упаковок на килограммы. При этом учетные стоимости, например «Сахар песок мешок 50кг» перетарить в «Сахар песок 1кг», пропорционально переносятся с одной карточки на другую.
Шапка и табличная часть документа заполняется теми же правилами, что и в документе «Пересортица товаров».
2.3Документ «Понижение сортности»
Для разделения в учете фактов пересортицы одного товара с другим и уценки части товара из-за потери потребительских свойств (незначительный брак, внешний вид, истекающий срок годности и т.д.) предназначена операция «Понижение сортности». Например «Бананы 1-й сорт» при хранении могут потерять часть товарного вида и тогда их можно списать, вернуть поставщику или выполнить уценку. При этом в левой части документа пересортица указывается исходный товар «Бананы 1-й сорт», а в правой части получаемый товар «Бананы 2-й сорт». Одновременно можно указать и новую цену на получаемые бананы 2-го сорта. При проведении документа будет выполнена и переоценка получаемых товаров.
3Предотвращение и устранение пересортицы товара в торговом центре.
Еженедельно в конце рабочей недели старший оператор обязан формировать отчет «Остатки и обороты товаров» по хозяйственной операции «Пересортица товаров» для того, чтобы выявить товар, который ежедневно попадает на «оприходованные излишки». Это необходимо для того, чтобы детально разобраться в причинах образовавшихся излишек.
Настройка отчета:
Сформированный отчет:
Из отчета видно, что одни и те же номенклатурные позиции регулярно попадает на
приход по документу «Пересортица товара» (см. инструкцию «Управление закрытием кассовой смены»).
Пересортица в торговом центре может возникнуть по следующим причинам:
продается товар, не прошедший по приходным документам (товар поступает в продажу до проведения приходных накладных, либо приходная накладная поставщика теряется и товар выставляется в продажу без документов);
ошибки в штрих –коде (карточке) на товар при его оприходовании в информационной системе (товар приходуется на некорректную позицию (карточку));
неправильно набран продажный код на кассе или на весах при взвешивании товара (продавцы часто путаются в товарном ассортименте, особенно весовом, либо неверно взвешивают товар, либо товар продается в ассортименте, а отсканирован только один из видов в общем количестве);
неправильная маркировка товара при выставлении в продажу (присваиваются внутренние штрих-коды).
Как устранить пересортицу в торговом центре:
Во избежание ситуации возникновения пересортицы товаров, необходимо принять следующие меры:
товар, поступающий в торговый зал в течение дня, ставить на приход до закрытия кассовой смены;
запретить вынос товаров в торговый зал до постановки на учет в информационной системе;
запретить разгрузку товара на рампе без накладной от поставщика;
службе внутреннего контроля вести реестр поступивших накладных и по окончании рабочего дня сверять реестры накладных с накладными, оприходованными в информационной системе – они должны совпадать. Все расхождения необходимо закрыть до снятия кассовой смены;
при попадании товара в раздел «оприходованные товары» по документу «Закрытие кассовой смены», операторы обязаны уведомлять об этом лиц, ответственных за товар, для принятия ими мер к исправлению ситуации;
при оприходовании товара, который поступает (продается) поштучно и упаковками, необходимо приходовать в тех единицах измерения, в которых он будет продаваться;
при обработке документов по закрытию кассовой смены выполнять регламентные операции по обработке документов в информационной системе, руководствуясь инструкциями Финансовой и IT служб;
обязательная проверка соответствия первичных документов поставщика и документов в информационной системе по сумме, количеству, сумме НДС;
исключить случаи занесения штрих-кодов в базу в ручном режиме с накладной;
провести дополнительное обучение и разъяснительную работу с персоналом, работающим с оборудованием и маркировкой;
ограничить пользователям работу в оперативном периоде до одного дня. Обязать пользователей делать изменения только корректирующими документами. Выставить всем пользователям права в соответствии с бизнес-процессами компании.
При выполнении всех этих процедур, фактические остатки будут максимально приближены к книжным, что создаст все предпосылки для нормального функционирования всех процессов товародвижения.
Устранять излишки обязательно, так как в результате образовавшейся пересортицы:
возникает недостача по отдельным номенклатурным позициям, которую не всегда можно компенсировать образующимися излишками;
создается путаница в бухгалтерском учете и товарных отчетах;
заказы товара могут быть некорректными, так как они составляются на основании неверных товарных остатков;
теряется доверие со стороны покупателей, особенно тогда, когда ошибка при оплате товаров произошла не в их пользу;
пересортица влияет на финансовый результат деятельности (двойное налогообложение).