Методические рекомендации по разбору результатов ревизии
Как правило, возникает расхождение фактических и книжных остатков в информационной системе (ИС). Причины и способы их минимизации изложены в инструкции «Управление товарной отчетностью».
Действия до инвентаризации
До инвентаризации в торговом центре требуется провести следующие процедуры в информационной системе. Это необходимо делать для того, чтобы получить корректные книжные остатки на момент проведения ревизии.
Провести все оформленные возвраты. При отсутствии возможности оформления возврата в ИС (например, отсутствие печати поставщика на накладной), необходимо такой товар записать в одну инвентаризационную опись и занести опись в ИС. Иначе в дальнейшем не хватит остатков по этим позициям, и возврат невозможно будет оформить.
Провести все приходные накладные. В информационной системе не должно быть не проведенных документов.
Обработать документ «Закрытие кассовой смены» (производство, излишки и т.д.) в соответствии с регламентом.
Максимально избавиться от брака - оформить в системе документы «Акт списания».
При наличии распределительного склада провести сверку документов.
Восстановить последовательность.
Закрыть период для редактирования.
Старшему оператору распечатать ревизионной комиссии ведомость «Обороты товаров» по магазину на дату проведения ревизии с разбивкой по хозяйственным операциям и ведомость «Остатки товаров».
Настройка отчета «Обороты товаров»:
Сформированный отчет:
Пример настройки отчета при наличии распределительного склада:
Сформированный отчет:
Это необходимо делать потому, что после проведения документа «Инвентаризация», никакие документы с датой, предшествующей проведению ревизии, обрабатываться не должны.
Действия до подписания результатов инвентаризации
Перед подписанием результатов инвентаризации необходимо:
Проверить время сводной описи «Инвентаризация». Оно должно быть позже времени последнего документа за день (обычно это документ «Закрытие кассовой смены»). Если время сводной описи выставлено не верно, необходимо проверить время описи с «книжными» остаткам, для того чтобы убедиться в корректности книжных остатков.
Если время описи с «книжными» остатками позже времени документа «Закрытие смены», то поменять время сводной описи и перепровести документ; если время описи с «книжными» остаткам раньше времени документа «Закрытие смены», то:
удалить сводную опись;
удалить опись с «книжными» остатками;
перепровести Z-отчет;
обработать закладку «оприходованные излишки»;
сформировать вновь опись с «книжными» остатками (проверить время);
сформировать новую сводную опись.
Провести сверку инвентаризационных описей с ревизионным отделом. Если при сверке выявлено, что ошибочно поставлено неправильное количество товара при занесении данных в инвентаризационные описи необходимо внести изменения, путем создания новой инвентаризационной описи по времени позже сводной сличительной ведомости (рекомендуемое время – 5мин), но раньше первого закрытия кассовой смены и прихода товара после инвентаризации.
Обратить внимание на номенклатуру, которая продается как поштучно, так и блоками (упаковками) - необходимо проверить единицу измерения, цену и количество, проставленное в инвентаризацию. Единица измерения должна стоять штучная, цена и количество должны быть вручную приведены в соответствии с выбранной единицей измерения (к штукам).
В сводной сличительной ведомости проверить наличие на весь товар цен. Если цена отсутствует, то проставить ее вручную.
Пример:
В сводной сличительной ведомости проверить товарные позиции, по которым возникла наибольшая недостача, либо наибольшие излишки, и с ними разобраться детально. Не оставлять данный факт без внимания (возможно, утеряна приходная накладная, накладная оприходована дважды, не соответствуют единицы измерения, не оформлен возврат в ИС или неправильно посчитали товар при инвентаризации), так как это может существенно повлиять на результат инвентаризации.
Пример:
В документе «Инвентаризация» обнаружен товар (сигареты «мальборо лайт»), по которому недостача составила 2456 штук.
Необходимо по сигаретам «мальборо лайт» сформировать отчет «Остатки и обороты товаров» за период предшествующей инвентаризации.
Из отчета видно, что товар оприходован в информационной системе дважды за день:
документ «Поступление товаров» № Б100012183 от 19.09.2006 на сумму 36750 руб;
документ «Поступление товаров» № Б100010513 от 19.09.2006. на сумму 36750 руб.
Необходимо детально разобраться – возможно, было выполнено повторное оприходование товара. Для этого сформировать отчет «Остатки и обороты партий товаров» по данной позиции:
Из отчета видно, что накладная была оприходована в информационной системе на разных контрагентов:
накладная №Б100012183 оприходована пользователем Сафоновой на контрагента «Формула доставки Белгород ООО»;
накладная №Б100010513 оприходована пользователем Калягиной на контрагента «Формула доставки ООО».
Таким образом, товар по одной накладной поступления действительно оприходован в системе дважды.
Во избежание подобных случаев на рампе необходимо вести реестр поступивших накладных и по окончании рабочего дня сверять его с накладными, оприходованными в информационной системе - они должны совпадать. Все расхождения необходимо закрыть до снятия кассовой смены. Ответственными за данный регламент являются старший оператор и старший приемщик смены.