3.Заключна частина

3.1 Заходи підприємства по удосконаленню договірної роботи

Добре налагоджена система роботи на підприємстві ТОВ «Нова Холдинг» з договорами та звітної документації заощаджує людські та фінансові кошти, дозволяє уникнути непотрібних судових та претензійних спорів як з контрагентами, так і з державними органами, підвищує авторитет організації у контрагентів.

Таким чином, договірної відділ є ключовою одиницею в безперебійної роботи підприємства як єдиного організму. За наявності ж автоматизованої системи управління договорами, робота договірного відділу може бути переведена на якісно новий рівень. Деякі вимоги до автоматизації управління договорами Практично кожна компанія працює з договорами. У більшості з них постає питання автоматизації обліку договорів. Деякі компанії хочуть не тільки їх враховувати, але й керувати договорами.

Автоматизація керування договорами, безумовно, має свої особливості. Ми розглянемо деякі вимоги до системи автоматизації, що може здатися цікаво компаніям, які стоять перед вибором системи автоматизації управління договорами. Автоматизація договорів починається з їх обліку. Картотеки з договорами та актами повинні бути наочними. Входячи в картотеку, співробітник повинен бачити інформацію про документ: номер, дату, контрагента, суму відвантаження, суму оплату і т.д. Більш того, виведення інформації повинен бути здатний налаштовуватися самим користувачем. Кожен документ має свій друкований вигляд або кілька друкарських видів. Друковані форми можуть бути регламентовані законодавством або внутрішньою політикою компанії, а можуть мати довільну форму. Наприклад, на основі документа відвантаження повинні формуватися рахунок-фактура, накладна, КС-2 і т.д., які затверджені законом. Форма ж самого акту визначається компанією, яка вже має довільну форму, і може мати кілька варіантів. Система повинна дозволяти швидко створювати і настроювати друковані форми, а також зберігати посилання на зовнішні документи будь-якого типу. Крім того, сам документ повинен зберігати всю інформацію для друкованих форм, так в договорі інформація для друкованої форми договору, відомості робіт, календарного плану, кошторису. Кожен документ, перед тим як стати фактом, проходить ланцюжок узгоджень. Хоча в малих компаніях створення і затвердження документів може займатися директор, в більшості компаній документ стверджується, перед тим як буде підписаний: договірним відділом, бухгалтерією, виробничим відділом, юристами і т.д. З іншого боку, договір може знаходитися у нас, у контрагента, бути факсовий копією і т.д. Система повинна дозволяти встановлювати будь-який статус документа і будувати звіт за узгодженнями. Особливістю управління договорами є структурованість та ієрархічність документів. Розглянемо ланцюжок. Не всі ланки можуть бути присутніми в компанії. Спочатку між нашою компанією і замовником полягає партнерська програма на певний період. Програма носить рекомендаційний характер. На основі програми укладаються генеральні договору, що не містять конкретних позицій. За генеральним договором полягають робочі договору із зазначенням термінів, ТМЦ (робіт), сум і т.д. Також може бути укладено доповнення до додаткового угодою. Договір розбивається на етапи зі своїми термінами і сумами, в етапі свої позиції, а по кожній позиції свої витрати. В акті ми можемо в довільній формі закривати етапи і позиції. Аналогічна ланцюжок у відносинах з постачальниками. Тут особливістю є прив'язка позицій субпідрядних договорів до договорів з замовниками. Якщо система автоматизації не підтримує таку архітектуру, то це не управління договорами, а торгово-складський облік договорів. Інформація, закладена в документах, повинна працювати. І це не тільки формування друкованих форм. З допомогою аналітичного обліку ми повинні отримати картину як одного договору, так і портфеля замовлень (договорів), тобто система повинна підтримувати OLAP технології. Система автоматизації повинна містити генератор довільних звітів. І підтримувати швидке додавання нових аналітичних довідників (наприклад, для деяких будівельних компаній важливий не тільки об'єкт будівництва, але і напрямок його будівництва (комунікації)). Звичайно, наявність спеціалізованих звітів тільки вітається. Що ми повинні мати на виході від системи управління договорами? Інформацію про становище компанії, план-факт виконання договорів: доходи і витрати, собівартість, рух грошових коштів. Планова інформація формується на основі договорів, фактична на основі відвантажень та оплат по договорами. Дуже добре, якщо система інтегрована з розрахунком собівартості і бюджетуванням. Планова собівартість формується на основі договірних кошторисів. Фактична собівартість складається з субпідрядних робіт, списання матеріалів, загальногосподарських витрат, які розподіляються за договорами. Портфель договорів створює операційний бюджет компанії. Фактичні дані потрапляють в виконання бюджету.

За договорами формуються календарні плани виконання робіт і руху грошових коштів. Якщо компанія не належить до малих, то має сенс приділити особливу увагу формуванню бюджетних планів на звітні періоди, щоб адекватно керувати фірмою. Останнім часом в перші ряди управління договорами компанії входять володіння нефінансової інформацією про стан договору. Даний напрямок називається Управління Завданнями (workflow, проектами). Завдання формується на основі виконуваних робіт за договором, перебуває в певному стані, має терміни і полягає в зв'язках з іншими завданнями. Щоб пункт договір був виконаний, він повинен пройти кілька станів. Наприклад, розробка програмного модуля проходять наступні стану: технічні вимоги, розробка, налагодження, написання документації, дослідна експлуатація. Таким чином, щоб здати даний пункт договору, завдання повинна мати кінцевий стан. Для малих підприємств достатньо для обліку безкоштовних програм або Excel.

Для компаній зі стандартними бізнес-процесами підійде коробковий продукт. Якщо ж компанія або холдинг має складний внутрішній облік, то тут уже допоможе впровадження. Як керівник компанії, що займається розробкою і впровадженням програмного забезпечення автоматизації Управління договорами, можу порадити компаніям-замовникам з розумінням ставитися до впровадження та усім труднощам, пов'язаним з ним, не тільки програмним, а й адміністративним і психологічним. Проект вважається вдалим, якщо забезпечено 90 - працездатності, викладеної в технічному завданні.

Серйозно збільшують шанси на вдале впровадження і отримання ефекту від впровадження залучення консалтингової компанії для оптимізації управління компанією і написання технічного завдання. Технологія впровадження також може відрізнятися. Деякі постачальники практикують комплексну автоматизацію під ключ. Такийпідхід пов'язаний з певними труднощами. Шанси, що система в цілому запрацює, набагато менше, ніж ймовірна працездатність окремого модуля. Тому деякі компанії вважають за краще клаптикову автоматизацію з працюючих модулів. Навіть якщо адаптований програмний продукт повністю відповідає технічним завданням - Не факт, що він запрацює. На етапі проектування контури кінцевого продукту виглядають досить хитко.

Можливо, краще впроваджувати не під ключ, а використовувати метод працюють прототипів. В кожний момент впровадження замовник вже має працюючу систему з обмеженою функціональністю. Такий момент дозволяє досить швидко визначити, чи підходить дана система для автоматизації підприємства, а не чекати дослідну експлуатацію. До того ж такий підхід дозволяє швидко знаходити і виправляти помилки. Перед вибором системи краще ознайомитися з усіма продуктами на ринку за допомогою демо-версій (рекламні проспекти НЕ досить точно передають можливості програми), а в разі запровадження влаштувати тендер.