5 Исправление ошибок в первичных документах

В первичные учетные документы можно вносить исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских),

исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над

зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы

можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено»,

подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

В приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются.

Записи в первичные документы и учетные регистры производят вручную или на машинах в зависимости от формы и системы учетных записей. Записи должны быть сделаны аккуратно и четко, без подчисток и зачеркивания цифр и текста. Однако большой объем экономической информации в бухгалтерском учете обусловливает появление различных ошибок, которые допускаются как в первичных документах, так и в учетных регистрах.

При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется

сплошная проверка записей. Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых

отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для то-

го, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.

Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического

учетов. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем их просмотра и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.

После того как ошибки найдены, производят их исправление специальными способами. Среди последних наиболее распространены три: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи.

• Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и

банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных

и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено».

Ошибочная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать

ошибочно написанное. Затем вписывается правильная сумма или текст с указанием даты исправления и

подписи должностного лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправления существует три

вида оговорок: «Исправленному верить», «Вписанному верить», «Зачеркнутое не читать».

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре

в отдельности.

При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный период, а также если ошибка повторяется в нескольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи.

• В том случае, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) занижена, делается дополнительная запись. Она имеет корреспонденцию счетов, аналогичную

основной записи, а основание показателя соответствует разнице между правильной и ошибочной суммой.

• Сторнировочная запись (красное сторно) выполняется при необходимости аннулировать частично

или полностью ошибочную запись. В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя

при правильной корреспонденции счетов. Во втором случае, когда ошибка допущена не только в стоимостном показателе, но и ошибочна корреспонденция бухгалтерских счетов, необходимо составить две

проводки. Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым

ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.

Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, в котором выявлены.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств

путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Цели инвентаризации

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

− при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

− перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов – раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

− при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

− при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

− в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных

экстремальными условиями;

− при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (раздели-

тельного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

− при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основными целями инвентаризации являются:

1 Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.

2 Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.

3 Контроль сохранности имущества.

4 Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательст-

вам, по уплате налогов и сборов.

5 Проверка условий и порядка хранения товаров.

6 Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров.

7 Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.

8 Проверка состояния учета и организация движения товарных запасов.

9 Проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т.д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

1 Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям – штрафам за сокрытие прибыли.

2 Изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные

ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.

3 Стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.

4 Кражи, злоупотребления.

5 Недоверие к материально ответственному лицу.

6 Проведение ревизий, аудиторских проверок.

7 В случае смены бригадира при бригадной материальной ответственности.

8 По требованию судебно-следственных органов.

7.3 Виды инвентаризации

Инвентаризации бывают:

1) по объему – полная и частичная;

2) по методу проведения — выборочная и сплошная;

3) по назначению – плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально- ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при

передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.