Berichtende Formen
In der Textform des Berichts tritt die Ausrichtung auf einen Partner, die allen Briefen zugrunde liegt, fast völlig zurück. Zwar gibt es Berichtsformen, die für andere Personen geschrieben sind, doch überwiegt die sachliche Darstellung von Begebenheiten. Selbst die Züge eines Personalstils werden hier sehr weit zurückgedrängt. Bestimmte Berichte (z.B. Geschäftsberichte, Rechenschaftsberichte) werden sogar meistens von mehreren Autoren gemeinsam abgefasst.
Als stilistischer Grundzug aller Berichtsarten ist hervorzuheben, dass sie bestimmte Geschehnisse (Ereignisse, Tätigkeiten, Verhandlungen o.ä.) im Nacheinander ihrer Abfolge aufführen. Der Grad der Ausführlichkeit ist dabei nach den einzelnen Berichtsarten verschieden. Die meisten Berichte verlangen eine sorgfältige Aufzählung der für den Berichtszweck wichtigen Begebenheiten in der richtigen Reihenfolge. Als durchgehendes normales Haupttempus gilt das Präteritum. Künftig auszuführende Vorhaben werden häufig mit Hilfe von Modalverben ausgedrückt. Charakteristisch ist zudem für alle Berichte eine mittlere Satzlänge.
Im Folgenden seien die Besonderheiten der wichtigsten Berichtsformen aufgeführt:
Protokoll: Ein Protokoll ist ein Bericht über den Inhalt und den Verlauf von Versammlungen, Besprechungen, Verhandlungen. Hier ist zwischen dem Redeprotokoll und dem Verlaufsprotokoll zu unterscheiden. Ein Redeprotokoll hält alle vorkommenden Äusserungen einer Verhandlung, Tagung usw. wörtlich fest, ein Verlaufs-(Ergebnis-)protokoll dagegen nur die wichtigsten Gedanken und Auffassungen der Einzelsprecher in der tatsächlichen Reihenfolge der Äusserung.
Unfallmeldung: Sie soll über einen Unfallhergang informieren.
Zeitungsbericht: Die reine Berichtsform ist hier bei kürzeren Nachrichten über bestimmte Ereignisse (z.B. Unfälle, Besuche, Fussballspiele u.ä.) gegeben, die sich auf die Aufzählung der Fakten und Umstände beschränken.
Lebenslauf: Der Überblick über die wichtigsten Ereignisse des eigenen Lebens steht den Berichtsformen sehr nahe. Er wird heute bei vielen Prüfungen, Bewerbungen, Anstellungen gefordert. Bei einfachen Stellenbewerbungen genügt oft schon eine übersichtliche stichwortartige Reihung der Lebensdaten (Geburtsdatum, -ort, Eltern, Schulzeit, Ausbildung, Prüfungen, Tätigkeiten und Firmen, besondere Fähigkeiten und Interessen) mit erläuternden Zusätzen. Soll der Lebenslauf ein Urteil über die Person des Berichtenden erlauben, so sind Hinweise auf prägende Einflüsse (Milieu, Erlebnisse, Reisen), Interessen (Studien, Probleme) und eigene Fähigkeiten (Spezialkenntnisse, Erfahrungen) erforderlich. Der stereotypen Ich-Wiederholung weicht man oft durch den Wechsel ins Passiv sowie durch den Wechsel der Wortstellung aus.
Beschreibende Formen
Von den partnergerichteten mitteilenden Formen des Briefes und ähnlichen Schreiben und den erinnerungsbezogenen Formen des Berichtes unterscheiden sich die gegenstandsbezogenen Formen der Beschreibung. Sie suchen einen bestimmten Wirklichkeitsbereich (z.B. eine Landschaft, ein Bild, einen Gegenstand, eine Person, ein Erlebnis) in sachlicher, detaillierter Weise sprachlich zu reproduzieren, so dass der Leser zu einer möglichst klaren und richtigen Vorstellung über das Beschriebene kommt. (Bildbeschreibung, Gegenstandsbeschreibung, Vorgangsbeschreibung, Verhaltens- und Tätigkeitsbeschreibungen, Charakteristik, Personengutachten (sind z.B. üblich bei der Beendigung von Arbeits- und Dienstverhältnissen (Dienstzeugnis), bei der Zulassung zu bestimmten Prüfungen), Buchbesprechung.