Хронометраж

Это основа основ тайм-менеджмента. Это очень просто: обычный хронометраж каждого дня в течение рабочей недели. Начиная с самого утра, подробно записывайте, на что вы тратите время. Не пытайтесь делать это вечером, припоминая после рабочего дня, когда и чем вы занимались – вы не на допросе у следователя. Лучше носите маленький блокнот с собой и записывайте события в течение дня:

8.00 – Поехал на работу

8.40 – Начало дня

9.00 – Утреннее совещание

10.30 – Встреча с клиентом у него в офисе

А ещё лучше, если вы заранее распишите весь день по полчаса и потом будете просто ставить пометки:

8.00 ……………………………………………………………………………………………………………………………………………

8.30 ……………………………………………………………………………………………………………………………………………

9.00 ……………………………………………………………………………………………………………………………………………

9.30 ……………………………………………………………………………………………………………………………………………

И так далее. Особое внимание обратите на поездки, перемещения по городу. Иногда (вернее, постоянно) дорожные пробки заставляют вносить существенные коррективы в деловое расписание.

Придя домой, обратите внимание на то, сколько времени вы тратите на различные телефонные разговоры и просмотр телевизионных программ типа новостей или криминальной хроники, которые информируют вас о вещах, которые:

а) от вас никак не зависят

б) не оказывают на вас никакого влияния.

Фиксируйте любые мелочи, и тогда вы получите точное описание того, как вы проводите своё время.

«Поглотители» и «ловушки» времени

Часто мы не осознаем, как много времени уходит на светские беседы, распитие кофе, перекуры, социальные сеты, бесцельное листание страниц интернета. Тайм- менеджмент не агитирует вас отказаться от всего этого, но попробуйте осознать, сколько времени вы тратите на эти занятия, записывая все несколько дней. Пожиратели времени часто вмешиваются в ваши планы и препятствуют движению в нужном направлении.

Примеры поглотителей времени:

1. Нечёткая постановка цели. 2. Отсутствие приоритетов в делах. 3. Попытка слишком много сделать за один раз. 4. Отсутствие чёткого представления о предстоящих задачах и путях их решения. 5. Плохое планирование трудового дня. 6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. 7. Небрежное ведение ежедневника, записных книжек. 8. Отрывающие от дел телефонные звонки. 9. Незапланированные посетители. 10. Неспособность сказать «нет». 11. Отсутствие самодисциплины. 12. Затяжные совещания. 13. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям. 14. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь. 15. Излишняя коммуникабельность, пустые разговоры 16. Чрезмерность деловых записей. 17. Синдром «откладывания». 18. Желание знать все факты (перестраховка). 19. Длительные ожидания (например, условленной встречи). 20. Недостаточный контроль за перепорученными делами. Определите 5 ваших основных «поглотителей» и «ловушек» времени

Делегирование задач

Существуют задачи, выполнение которых можно переадресовать кому-то из родных, подчиненных, даже детей (при условии правильного воспитания). Не старайтесь всё сделать самостоятельно, прибегайте к помощи окружающих вас людей.  Знакома ли вам ситуация, когда, собираясь утром на работу, вы в спешке одеваете ребёнка (который уже давно сам способен это сделать), подаёте завтрак мужу (читающему в это время свежую прессу) и в результате попадаете на работу совсем не в таком виде, в каком вам хотелось бы. Кто остаётся в проигрыше?

Освоив искусство делегирования задач, можно решить массу проблем не только на работе, но и дома. Главное в этом вопросе – не переусердствовать, чтобы у окружающих вас людей не возникло ощущение, что вы любые свои дела перекладываете на чужие плечи.