К лючевые роли участников проекта модели Белбина.
С остав команды проекта:
1.3.Каковы обязанности и полномочия менеджера проекта? Какие требования предъявляются к менеджеру проекта? Руководитель проекта и его обязанности.
Так как каждый проект имеет свою специфику, то в самом начале проекта необходимо установить обязанности и полномочия менеджера проекта, чтобы в дальнейшем не было разночтений относительно того, что находится в компетенции. Кроме того, необходимо решить, какие обязанности и полномочия могут быть делегированы другим членам команды проекта (например, руководителям групп и координаторам проекта).
Обязанности менеджера проекта: в связи с тем, что менеджер проекта представляет проект и перед заказчиком, и перед исполнителем, то он несет ответственность за удовлетворение ожиданий обеих сторон. Поэтому, менеджер проекта должен четко определить бизнес-цели обеих сторон и сформировать ясное видение путей достижения этих целей. Кроме того, менеджер проекта несет ответственность за эффективное использование ресурсов исполнителя и, вообще, персонала, занятого в проекте. Безусловно, существует угроза столкновения целей заинтересованных в проекте сторон. Поэтому существенное место в обязанностях менеджера занимает улаживание политических конфликтов и спорных вопросов и недопущение их воздействия на ход проекта.
Полномочия менеджера проекта: планирование проекта, обеспечение плана ресурсами, мониторинг и подготовка отчетности о состоянии проекта. Менеджер проекта принимает участие в получении физических ресурсов, наборе и увольнении персонала проекта, оценке качества проектных результатов. Менеджер проекта согласовывает с заказчиком область определения и контролирует существование проекта именно в согласованных границах. Также менеджер проекта определяет или утверждает все стратегии, которые используются командой управления для достижения установленных проектных целей, участвует в обзорах всех ключевых результатов (особенно на начальных стадиях проекта).
Менеджер проекта сталкивается с двумя основными проблемами:
Решать, что делать, когда есть неопределенность, риск и большой объем информации;
Убеждать в необходимости сделать что-либо множество людей, не всегда находящихся под непосредственным контролем.
Менеджер проекта для решения этих проблем.
Персональные характеристики менеджера проекта:
Демонстрировать здравый смысл;
Быть организованным – демонстрировать административные возможности, управлять большим количеством одновременно решаемых взаимосвязанных задач;
“Концентрироваться на будущем”;
Быть объективным, беспристрастным, демонстрировать прагматичный подход к принятию решений;
Всегда иметь в виду “картину в целом”.
Межличностные характеристики:
Быть лидером в команде – уметь сплотить людей в единую команду;
Умело пользоваться предоставленной властью – уметь создать атмосферу доверия и уважения, применять власть только тогда, когда это действительно необходимо;
Проявлять энергичность, твердость и стойкость при оказании давления;
Менять стиль управления в зависимости от ситуации – по возможности использовать тактику переговоров и сглаживания конфликтов;
Демонстрировать различные стили общения с людьми;
Быть культурно и политически образованным.
Профессиональные навыки.
Описанные выше качества необходимы для управления в любой сфере. Навыки и умения из сферы общего управления, таким образом, создают основу для формирования навыков, необходимых для управления проектами:
Инициативность. Так как управление означает достижение каких-либо результатов, инициатива должна быть направлена на выработку правильного направления, сплочения людей, поиска мотиваций для достижения результата. Инициативность не должна ограничиваться только уровнем Менеджера проекта, инициатива должна поощряться на всех уровнях команды управления проектом;
Коммуникативность. Коммуникативность включает обмен информацией и может принимать различные формы: письменная/устная, внутренняя/внешняя, формальная/ неформальная, вертикальная/горизонтальная. Для эффективного общения могут применяться различные приемы и методы.
Обсуждение. Обсуждения используются для достижения каких-либо договоренностей... В течение проекта обсуждению подлежат следующие вопросы:
Область определения, стоимость и график работ;
Изменения в области определения, стоимости и графике работ;
Договорные обязательства и условия;
Назначения на роли;
Распределение ресурсов.
Разрешение проблем. Разрешение проблем – это двухходовая комбинация, включающая идентификацию проблемы и принятие решения. При идентификации проблемы следует различать причины возникновения проблемы и ее симптомы;
Принятие решения включает анализ проблемы для установления возможных способов ее разрешения, выбор между альтернативами, реализацию выбранного решения. Решение также включает в себя временной момент: правильное решение – это самое лучшее решение, сделанное в нужный момент;
Управление конфликтами.
Управлять конфликтами – это значит быть арбитром в споре различных взглядов, приоритетов, позиций, точек зрения и направлений с целью принятия наиболее верного решения. От конфликтов нельзя уходить: это, в конечном счете, может привести к потере контроля над проектом.
Существуют различные методы управления конфликтными ситуациями, такие как:
Сглаживание. Принятие различных позиций, достижение взаимопонимания на основе общности целей и взглядов;
Принятие компромиссов. Поиск и принятие решений, приемлемых с обеих сторон;
Принуждение. Использование власти в необходимых ситуациях.
Отход назад. Последствия конфликта могут быть более серьезны, чем сам конфликт;
Конфронтация. Преднамеренное обострение конфликта, «вскрытие нарыва»
Влияние. Влияние на людей включает, в том числе, способность к убеждению людей сделать что-либо. Это требует от менеджера проекта понимания структуры формальной и неформальной организации проекта. Необходимо проводить такую политику, чтобы у персонала не возникало сомнений в правильности и целесообразности выполняемых действий;
Обсуждение запросов на выделение ресурсов;
Единое понимание договорных обязательств;
Получение одобрения на изменения в договоре;
Планирование и обзор состояния работ по проекту, а также контроль финансового состояния;
Определение новых возможностей в предоставлении услуг Заказчику со стороны Исполнителя.
Руководитель проекта– это человек, прежде всего имеющий глубокое понимание предметной области, имеющий опыт самостоятельной разработки, находящийся в курсе технологических и бизнес тенденций на рынке.
Руководитель проекта:
формирует организационную структуру проекта и команду управления проектом;
решает вопросы привлечения ресурсов на проект;
участвует в подборе, подготовке и мотивации персонала;
определяет ответственность, содержание работ и цели для участника команды;
разрабатывает и согласует план проекта, бюджет, план управления рисками, план коммуникаций и другие элементы;
обеспечивает исполнение плана проекта;
координирует и принимает участие в работах по заключению контрактов в проекте и контролирует их исполнение и закрытие;
устанавливает все коммуникационные связи;
обеспечивает формирование информационных потоков в проекте, составление и предоставление отчетности;
поддерживает постоянную связь с заказчиком, разрешает все возникающие вопросы и обеспечивает получение информации от него для выполнения работ по проекту;
контролирует и анализирует состояние работ по проекту, прогнозирует возможные проблемы и предпринимает координирующие действия.
Координирует деятельность всех участников и контролирует изменения.
1.4. Какие группы интересов пересекаются в проекте.
«Группы интересов» — добровольные или вынужденные объединения людей, приспособленные или специально-созданные иногда другими, для удовлетворения и отстаивания жизненно- (насущно-,властно-) значимых интересов её членов в отношениях с: государством, остальной частью общества, политическими институтами и др. субъектами
Участвуя в деятельности групп интересов, граждане делают шаг от социальной к политической активности. Многообразные группы интересов обладают широким набором ресурсов для воздействия на власть, трансляции нужд и запросов населения до лиц и органов, принимающих политические решения. В качестве таких ресурсов могут выступать их экономические и финансовые возможности, информация или политического участия их членов, организационные структуры и т. д.»
В проекте существуют три основные группы интересов, которые необходимо соблюдать для того, чтобы гарантировать успех проекта:
Заказчик. Заказчик хочет иметь систему, которая отвечала бы его потребностям в бизнесе и отвечала бы интересам персонала, покупателей и поставщиков. Заказчик хочет убедиться, что его деньги потрачены не зря, а также что Исполнитель – это тот партнер, с которым можно продолжать сотрудничество.
Исполнитель. Для Исполнителя успешный проект означает, прежде всего, рост его репутации. Исполнитель заинтересован в прибыльности проекта, так как прибыльность - это необходимое условие возврата вложенных в проект инвестиций. Кроме того, успешное выполнение проекта – основа для совместной работы с Заказчиком в дальнейшем.
Персонал проекта. Каждый проект предоставляет для занятого в нем персонала возможности для профессионального роста, обучения, а также укрепления своего положения в организации.