1.2 Порядок проведення інвентаризації

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в організаціях всіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України № 69. Дотримаються наступних етапів проведення інвентаризації (рис.1.3).

Рис.1.3.

Етапи проведення інвентаризації

Створення інвентаризаційної комісії:

1.Комісію створюють з наказом керівника, у якому обов’язково мають бути зазначені терміни початку і закінчення інвентаризації, склад комісії та порядок відображення результатів в обліку.

2.До складу комісії обов’язково включають головного бухгалтера.

3.У великих установах можуть створюватися місцеві комісії, які проводять інвентаризацію в межах структурного підрозділу.

ЕТАП 1.

ССт

Підготовка до проведення інвентаризації:

1.До початку інвентаризації в бухгалтерії потрібно закінчити обробку усіх документів про надходження / вибуття матеріальних цінностей та визначити їх залишки на день інвентаризації.

2.У місцях зберігання цінностей (на складі) матер. цінності мають бути розкладені за найменуваннями, сортами, розмірами тощо.

3.На мат. цінностях вивішують ярлики із зазначенням їх кількості, ваги та міри .

4.Особи, відповідальні за зберігання цінностей дають розписку про те, що усі прибуткові та видаткові документи здано до бухгалтерії, усі цінності, що надішли, - оприбутковано, а всі ті, що вибули, - списано.

ЕТАП 2.

Перевірка фактичної наявності активів та зобов’язань установи:

1.Інвентаризацію, як правило, проводять станом на 1 число місяця.

2.Якщо на складі інвентаризацію неможливо завершити за 1 робочий день – на ніч приміщення закривають і опечатують.

3.Наявність цінностей визначають шляхом підрахунку, зважування або обміру.

4.Проводять інвентаризацію абсолютно всіх цінностей установи.

Продовження рис. 1.3.

ЕТАП 3.

Узагальнення і порівняння даних:

1.Дані інвентаризації вносять до інвентаризаційних описів, які складаються у 2 примірниках.

2.Правильно заповнені й підписані всіма членами комісії описи передають бухгалтерії.

3.У свою чергу, бухгалтерська служба установи проставляє в інвентаризаційних документах дані бухгалтерського обліку та виявляє розбіжності.

ЕТАП 4.

Оформлення результатів інвентаризації:

1.Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення результатів інвентаризації і складає Протокол інвентаризаційної комісії.

2.Не пізніше ніж через 10 днів Протокол затверджує керівник установи.

3.На підставі інвентаризаційних описів, Актів та Протоколу результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку.

ЕТАП 5.

Кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначається керівником підприємства, окрім випадків коли проведення інвентаризації є обов'язковою, а саме:

– складання річної фінансової звітності;

– зміна матеріально відповідальних осіб (на день приймання - передачі справ);

– встановлення фактів крадіжок або зловживань, зіпсуття цінностей;

– отримання припису судово-слідчих органів; – пожежа, стихійне лихо або техногенна аварія;

– передача майна державного підприємства в оренду, приватизація майна державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство;

– ліквідація підприємства та інші випадки, передбачені законодавством.

Інвентаризація проводиться як правило на перше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена за один день, її можна починати до і закінчувати після першого числа, а дані інвентаризації коригувати станом на перше число.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, розпорядчим документом (Додаток 1) їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

Постійно діючі інвентаризаційні комісії:

1) проводять профілактичну роботу щодо забезпечення, збереження цінностей;

2) організовують проведення інвентаризацій і здійснюють інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;

3) здійснюють контрольні перевірки правильності у між інвентаризаційний період;

4) перевіряють правильність визначення інвентаризаційних різниць;

5) при встановленні порушень проводять за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації;

6) розглядають письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей та інші порушення, свої пропозиції щодо регулювання виявлених нестач і втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортиці відображають у протоколі. В протоколі мають бути наведені відомості про причини і винуватців нестач, втрат і лишків, вжиті заходи до винних осіб.

Робочі інвентаризаційні комісії:

1) здійснюють інвентаризацію у місцях зберігання та виробництва;

2) беруть участь у визначенні результатів інвентаризації і розробляють пропозиції;

3) вносять пропозиції з питань упорядкування, зберігання, поліпшення обліку та контролю за їх збереженням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

4) несуть відповідальність за своєчасність і додержання порядку проведення інвентаризації;

5) оформляють протокол із зазначенням результатів інвентаризації і висновків.

Інвентаризація повинна проводитись в присутності всіх членів комісії та матеріально відповідальних осіб. При колективній матеріальній відповідальності - з обов'язковою участю бригадира.

В приміщенні де проводиться інвентаризація сторонні особи не допускаються. Інвентаризаційна комісія зобов'язана:

- опломбувати всі місця зберігання активів, де є окремі чи додаткові входи та виходи;

- припинити операції щодо руху майна на складі;

- отримати та перевірити звіти матеріально відповідальних осіб з доданими до них виправдовуючи ми документами. Для цього матеріально відповідальній особі пропонується рознести в книгу складського обліку всі прибуткові та видаткові документи, з виведенням залишків на момент інвентаризації;

- взяти у матеріально відповідальних осіб розписку;

- організувати необхідну підготовку майна до інвентаризації;

- перевірити правильність ваговимірювальних приладів.

Інвентаризація повинна проводитись так, щоб все майно було відображене в інвентаризаційних описах (Додаток 2) так, щоб виключалася можливість пред'явлення одних і тих же активів повторно.

Інвентаризаційні описи складаються тільки на дату початку інвентаризації з подальшим коригуванням на цю ж дату фактичної наявності того майна по якому відбувся рух в період інвентаризації.

Бланки інвентаризаційних описів видає бухгалтерія заповнення будь-яких реквізитів в описах до початку інвентаризації забороняється. Грубим порушенням порядку проведення інвентаризації є видача на руки комісії описів в яких відображена наявність активів за даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризаційні описи складаються окремо:

1) по кожній матеріально відповідальній особі;

2) кожному місцю зберігання майна;

3) окремо на майно, що надійшло в ході інвентаризації;

4) окремо на майно, що знаходиться на відповідальному зберіганні;

5) окремо на майно, зіпсоване і не придатне для використання в процесі виробництва.

В інвентаризаційних описах не дозволяється залишати незаповнені рядки. В останніх листках вони прокреслюються. Ціни повинні відповідати одиниці виміру майна.

За наслідками проведеної інвентаризації інвентаризаційною комісією складається протокол (Додаток 3) із зазначенням в ньому стану складського господарства результатів інвентаризації і висновків щодо них пропозицій щодо заліку не достатків та лишків при пересортуванні списання недостач в межах норм природного убутку а також понаднормових недостач і втрат від псування запасів. Ревізор повинен ознайомитись зі змістом протоколу. Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затверджений керівником підприємства в 5 - ти денний строк. За результатами проведеної інвентаризації видається наказ керівника підприємства, відповідно до якого приймається рішення щодо виявлених розбіжностей. Облікові дані узгоджуються згідно з фактичними. Якщо матеріально відповідальна особа не погоджується з недостачею, надані нею пояснення обов'язково вивчаються. В такому випадку необхідно провести повторну інвентаризацію. Крім цього, перевіряється своєчасність та ефективність відшкодування матеріально відповідальними особами сум по недостачах запасів, виявлених за минулі періоди.