3. Управление системой закупок на предприятии

Управление системой закупок на предприятии преследует следующие цели:

1) расширение номенклатуры продукции;

2) снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков;

3) избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции;

4) контроль над специальными заказами;

5) контроль над упущенными продажами;

6) увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.

Существуют следующие основные формы снабжения сырьем и материалами:

1) складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы;

2) транзитная, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей;

3) поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков.

Для осуществления функции закупок на предприятии совершается ряд операций.

1. Анализ рынка.

2. Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время.

3. Получение и оценка предложения поставщика.

4. Выбор поставщика.

5. Согласование стоимости обслуживания и заключение договора.

6. Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя.

7. Проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем.

8. Размещение заказа.

9. Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики.

10. Установление единой политики в отношениях с поставщиками.

11. Выработка методов учета продукции.

12. Сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции.

13. Ускорение оплаты продукции.

14. Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов и установления стандартов запаса.

15. Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств.

16. Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции.

17. Прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции.

18. Анализ ценности и возможностей поставщика.

19. Разработка новых методов обработки необходимых данных для эффективного функционирования системы закупок.

Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической деятельности на предприятии:

1) определение масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.);

2) формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции;

3) размещение объявлений о подаче предложений;

4) оценка предложения;

5) окончательные переговоры;

6) составление документации;

7) поставка и контроль качества;

8) обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.

4. Планирование закупок

Чтобы обеспечить правильное функционирование логистики закупок, необходимо знать потребности производства и осуществлять планирование закупок.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

1)   требуемые материалы;

2)   количество требуемых материалов;

3)   время, когда материалы должны поступить на склад и в производство;

4)   возможности поставщиков относительно сроков, ассортимента, качества и других параметров;

5)   приблизительные площади складов;

6)   расходы на закупку;

7)   возможность собственного производства средств производства и предметов труда.

Выбор метода определения потребности зависит от следующих факторов:

1)   профиля работы фирмы;

2)   возможностей заказчика;

3)   типа производимой продукции;

4)   количества и вида имеющихся складских помещений;

5)   системы контроля и управления запасами. Основные аспекты осуществления закупок.

Мероприятия по планированию закупок:

1)   прогнозирование спроса на конечную продукцию;

2)   корректировка спроса по последним поступившим заказам;

3)   календарное планирование транспортных перевозок;

4)   планирование потоков и движения продукции;

5)   оперативное планирование производства;

6)   календарное планирование снабжения (закупок);

7)   составление плана закупок (снабжения).

Управленческие мероприятия, связанные с планированием закупок:

1)   управленческая обработка заказов клиентов (сортировка, составление списка);

2)   контроль за качеством предоставляемых услуг;

3)   контроль за рейсами с отгруженным товаром;

4)   учет и проведение инвентаризации запасов готовой продукции, сырья и материалов, полуфабрикатов, комплектующих;

5)   оформление заказов региональных складов центральным складам;

6)   обработка и анализ заказов производственных подразделений;

7)   управленческий контроль за качеством предоставляемых услуг;

8)   управленческая обработка заказов поставщикам. Основные мероприятия по перемещению товаров:

1)   подготовка полученных заказов к реализации;

2)   осуществление поставки;

3)   организация размещения изделий на складах;

4)   осуществление поставки с центрального склада на региональные;

5)   упаковка, сортировка, распределение;

6)   внутрицеховые и межцеховые перевозки;

7)   транспортировка с момента отгрузки с производства до поступления на центральные склады;

8)   организация перевозки и перегрузки комплектующих изделий, сырья и материалов;

9)   организация поставки производственных ресурсов;

10) подготовка и организация поставщиками заказов к отгрузке.

Виды планирования закупок: 1) стратегическое планирование (на этом уровне принимаются решения относительно формирования структуры сети товародвижения);

2) текущее планирование закупок (включает в себя средства контроля и регулирования поступления сырья, материалов, комплектующих и полуфабрикатов. Основная задача — обеспечение наиболее эффективного использования ресурсов в производстве).