Тема 1.3Ведение журналов хозяйственных операций и документов

Добавление и редактирование операций, проводок и документов. Особенности учета отдельных видов хозяйственных операций в системе автоматизации. Поиск и фильтрация информации в системе.

Методические указания.

Работа в режиме Журнального ордера.

Для данного вида анализа информации характерно:

• отобранные из Журнала операций по заданным признакам операции отражаются в отдельном документе - Журнальном ордере,

• признаки отбора операций задаются самим бухгалтером в виде запроса в специальном Списке Журнальных ордеров,

• в Журнальный ордер включаются только те операции, которые входят в установленный временной интервал для Журнала операций,

• порядок расположения операций в Журнальном ордере зависит от того, как предварительно были упорядочены операции в Журнале операций (по датам, по счетам дебета/кредита, по суммам, по содержанию операции),

• при формировании Журнальных ордеров никаких итоговых показателей не получают, кроме общей суммы по всем отобранным операциям

Для формирования Журнального ордера необходимо, находясь в Журнале операций, нажать клавишу F8. При обращении к этому режиму появляется Список Журнальных ордеров. Бухгалтеру предлагается либо выбрать из Списка один из имеющихся в нем Журнальных ордеров, либо сформировать строку с описанием новой формы журнального ордера. Описание Журнального ордера включает.

- наименование Журнального ордера;

- описание состава этого документа

Описание состава Журнального ордера отражает признаки, по которым производится отбор проводок из Журнала операций. Отобранные проводки включаются в Журнальный ордер.

В составе можно указать одну или несколько корреспонденций счетов, разделенных знаком ";". Операции с перечисленными корреспонденциями счетов будут отобраны из Журнала операций в Журнал ордер.

В заданной корреспонденции возможны:

• ссылка на один счет, и тогда все операции с данным счетом попадут в Журнальный ордер;

• номера дебетуемого и кредитуемого счетов, разделенные запятой, тогда все операции с указанной корреспонденцией счетов будут отобраны в Журнальный ордер;

• указание вместо дебетового или кредитового счета в корреспонденции символа "*". Это означает наличие любого счета в данной части проводки. Тогда все операции с дебетом/кредитом указанного счёта в другой части проводки будут включены в Журнальный ордер.

В описание признаков отбора операций можно включить строку символов, отражающую, например, наименование материала, наименование поставщика, покупателя, фамилию подотчетного лица, сумму и т. д. В этом случае в Журнальный ордер будут отобраны операции, у которых указанная строка символов будет входить в графу "содержание операции", в сумму, в наименование или цену субконто. Строки заключаются в кавычки (""), разделяются знаком ";". Строка может быть записана либо строчными, либо прописными буквами.

Описание признаков отбора может включать одновременно и несколько корреспонденции счетов и строк символов.

Следует помнить, что при задании нескольких однотипных признаков, например только корреспонденции счетов, при отборе работает функция "ИЛИ". Это означает, что в Журнальный ордер будут отобраны операции, содержащие хотя бы один из заданных в описании признаков. Если в одном запросе через точку с запятой указаны два признака разного типа (например, корреспонденция счетов и строка), то при отборе работает функция "И". В результате в Журнальный ордер будут отобраны записи, содержащие два названных признака. Режим формирования Журнальных ордеров - инструмент, позволяющий бухгалтеру проводить анализ Журнала операций в необходимых разрезах.

Формы стандартных отчетов.

Данный уровень получения информации из Журнала операций связан с формированием выходных регистров синтетического и аналитического учета.

Выходные регистры содержат итоговые показатели. В связи с этим формирование их осуществляется в два этапа:

- расчет итогов;

- вывод выходных регистров.

Заметим, что расчет итогов выполняется каждый раз перед выходом выходных регистров, если были внесены какие-либо изменения в Журнал операций. Если же после выполнения последнего расчета итогов изменений не было, то можно не выполнять эту процедуру.

Расчет итогов выполняется при обращении к функции "Расчет итогов" из пункта главного меню: "Отчетность".

Кроме того имеется возможность автоматического пересчета итогов после каждого ввода или изменения операции. Установка автоматического режима осуществляется в пункте главного меню "Сервис", подпункте "Установка параметров". В этом случае в системе в каждый момент времени хранятся актуальные значения итогов, и для получен выходных регистров проводить пересчет итогов не требуется.

Программа рассчитывает итоги двух видов:

• итоги по счетам (остатки и обороты по счетам). Эти итоги формируются по счету, счету с субсчетом, по каждому объекту аналитического учета;

• итоги по проводкам (суммы по каждой используемой корреспонденции).

Итоги рассчитываются за установленный отчетный период. При этом временной интервал видимости операций не влияет на расчет итогов. В расчет включаются все операции рабочего периода, в том числе и те, которые не входят в интервал видимости операций. Например, если интервал видимости установлен для первого месяца квартала, а в Журнале имеются операции за весь отчетный период (квартал), то при расчете итогов будут выбраны операции за весь квартал. Таким образом, расчетный период и интервал видимости операций не зависят друг от друга.

Иногда необходимо рассчитать итоги внутри отчетного периода, например, за отдельный месяц квартала или в переделах заданного временного интервала. Такая возможность тоже предоставляется программой. В функции "Расчет итогов" имеется меню, где в рамках текущего отчетного периода, можно выбрать квартал, один из трех месяцев или задать интервал в датах (начальной и конечной). Во время пересчета на экран выводится сообщение о количестве обработанных операций.

После того, как сделан расчет итогов можно получать выходные регистры

Поиск в журнале.

Быстрый поиск. Для быстрого перехода к нужной строке журнала можно использовать режим быстрого поиска.

Для выполнения быстрого поиска необходимо клавишами или мышью поместить курсор в ту графу журнала, в которой необходимо найти какое-либо значение, и просто набирать на клавиатуре искомое значение. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.

В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу Backspace.

При поиске значений различного типа следует соблюдать изложенные ниже правила:

• при поиске по дате следует указывать сначала год (две цифры), затем - без разделительной точки - месяц, и последним - день, например, «960324» (24 марта 1996 года);

• при поиске по времени искомое значение необходимо вводить так, как оно изображается в графе журнала - с разделителями часов и минут;

• при поиске числа сравнение с введенными символами начинается с левой цифры.

Если найденное в журнале значение не подходит, можно продолжить быстрый поиск. Для этого следует нажатием клавиши Стрелка Вниз перейти на следующую строку и вновь набрать на клавиатуре искомые символы.

Поиск документа по номеру. При «ручном» учете оказывается, что наиболее часто для идентификации какого-либо документа достаточно назвать его вид и номер. И поиск нужного документа ведется, чаще всего, именно по этим признакам.

Система 1С:Расчет имеет специальный режим, который позволяет найти нужный документ или группу документов, указав вид документа и его номер. Для поиска документа по номеру необходимо выбрать пункт “Найти по номеру” из меню “Действия” главного меню программы.

Произвольный поиск. Наиболее широкими возможностями обладает режим произвольного поиска. Для начала поиска выбирается пункт “Поиск” из меню “Действия” главного меню программы. При помощи управляющих элементов можно задавать разнообразные условия поиска.

Вопросы для самопроверки.

1. Каким документом формируются проводки по начислению налогов с ФОТ?

2. Что можно сказать о счете 00?

3. В каком случае при вводе проводки операции требуется заполнить поле «Количество»?

4. Может ли быть операция сформирована непроведенным документом?

5. Можно ли одновременно просматривать операции и принадлежащие им проводки?

Литература.

О – 1, с. 240 – 248.

О – 2, с. 21 – 31, 52 - 55.

Д – 2, с. 17 – 36, 105 – 107, 130 – 135.