Тема1. Основы компьютерного делопроизводства в юридической деятельности в среде текстового процессора Word

Microsoft Word 2007

Microsoft Office 2007 для Windows является одним из популярнейших комплексов прикладных программ для решения практически любых задач обработки данных, возникающих в офисе и дома. Во всех приложениях Microsoft Office используется один и тот же графический интерфейс пользователя, что упрощает обучение работе с приложениями.

Обучение работе с Microsoft Office начинается с обучения работе с приложением Microsoft Word, так как текстовый процессор Microsoft Word 2007 является одним из основных компонентов Microsoft Office 2007. Текстовый процессор отличается от текстового редактора, который предназначен для подготовки и распечатки текстовых данных, тем, что он дополнен средствами оформления и обработки текста.

В настоящее время Microsoft Word 2007 является полнофункциональной прикладной программой редактирования и обработки текстовой и графической информации, создания документов, как в электронном виде, так и в виде печатных копий, и может применяться в издательском деле для верстки книг любой сложности.

Microsoft Word 2007 позволяет выполнять следующее:

• Создавать новые документы и сохранять их в различных форматах на внешних носителях информации;

• Открывать существующие документы и сохранять их под другим именем;

• Работать в многооконном режиме;

• Применять различные режимы просмотра документа (режимы отображения) на экране;

• Создавать документы на базе общих (по умолчанию документ создается на базе шаблон "Обычный") и предопределенных шаблонов, создавать собственные шаблоны;

• Осуществлять ввод текста посредством его набора на клавиатуре и вставлять в документ различные текстовые фрагменты из других документов;

• Осуществлять обмен информацией с другими прикладными программами (статическое копирование, внедрение и связывание объектов);

• Создавать маркированные и нумерованные списки;

• Осуществлять ввод текста с использованием газетных колонок;

• Выделять и редактировать текст (редактировать символы, строки, фрагменты текста);

• Осуществлять перемещение и копирование текста и объектов с помощью буфера обмена и манипулятора мышь;

• Вставлять специальные символы, колонтитулы, гиперссылки, примечания, закладки, объекты, номера страниц, разрывы страниц, дату и время, фоны и подложки;

• Вставлять ссылки (обычные и концевые сноски; оглавление и указатели; названия рисунков, таблиц, формул, перекрестные ссылки);

• Применять средства Автозамена и Автотекст;

• Осуществлять поиск и замену текста в документе;

• Форматировать символы, абзацы, страницы, разделы и документы в целом (с целью изменения внешнего вида документов);

• Применять средства автоматического форматирования документов, использовать существующие стили символов, абзацев и таблиц и создавать собственные стили;

• Использовать темы или наборы взаимосвязанных стилей для достижения единства представления веб-страниц;

• Применять обрамление страниц;

• Вставлять таблицы в документ (можно рисовать таблицы и преобразовывать текст в таблицы) и выполнять арифметические вычисления;

• Осуществлять вставку рисунков и графики из другой программы, из коллекции, со сканера;

• Создавать рисунки в документе с помощью встроенного графического редактора;

• Вставлять автофигуры, объекты Word Art и "Надпись"

• Вставлять диаграммы и организационные диаграммы;

• Создавать большие документы, создавать главные и вложенные документы;

• Создавать макросы;

• Осуществлять верстку страниц;

• Использовать средства автоматической проверки орфографии;

• Осуществлять печать документов

В процессе обучения Вы научитесь выполнять все вышеуказанные действия в текстовом процессоре, а значит, овладеете основами работы в Microsoft Word 2007.

Создание и сохранение документа в Word 2007

Создание документа

Microsoft Office Word 2007 содержит широкий набор инструментов для создания профессионально оформленных документов в новом интерфейсе, который называется Microsoft Office Fluent. Основной инструмент интерфейса - Лента с вкладками, на которых размещены команды.

В Word 2007 можно создавать различные типы документов, представленных на Рис.1.

Рис.1

Кроме того, можно создать конверты и наклейки.

Необходимо отметить, что в приложении Word 2007 используется новый формат файла документов (тип файла - Документ Word, расширение - .docx), который позволяет уменьшить размер файла и сделать его более безопасным. Новый формат файла основан на новом формате Microsoft Office Open XML (где XML - Extensible Markup Language).

В Word 2007 можно созданную копию документа отправить другим пользователям.

Рис. 2.

В Word 2007 можно осуществить рассылку созданного документа другим лицам.

Рис. 3.

Кроме того, документ можно зашифровать, ограничить разрешения, добавить цифровую подпись, пометить как окончательный.

Для создания документа на основе шаблона Обычный (Normal.dotm), т.е. на пустом шаблоне, который присоединяется по умолчанию, необходимо открыть окно приложения Word 2007. Запустить приложение Word 2007 можно одним из трех способов, изложенных в разделе Начало работы с Word 2007.

Чтобы создать документ на базе какого-либо шаблона необходимо в открытом окне приложения щелкнуть на кнопке "Office" и выбрать командуСоздать. Откроется окно диалога, в котором надо выбрать требуемый шаблон, и щелкнуть на кнопке Создать.

По умолчанию окно приложения Word 2007 открывается на вкладке Главная, на которой расположены все инструменты для ввода текста в документ и его редактирования.

Создание документа начинается с ввода текста. Документы в Word создаются путем ввода символов (текста) с клавиатуры или копирования и вставки текста из других документов. Ввод символов осуществляется в режиме "вставка" и "замена" символов. По умолчанию символы вводятся в режиме "вставка".

Чтобы выполнить переход в режим "замена" необходимо активизировать кнопку "Вставка/Замена" на строке состояния, и с помощью этой кнопки менять режимы ввода символов. Для активизации кнопки "Вставка/Замена" необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на строке состояния и в открывшемся окне "Настройка строки состояния" установить флажок перед "Замена". В результате на строке состояния появится кнопка "Вставка/Замена" в режиме "Вставка", щелкните на ней и перейдете в режим "Замена".

В режиме «вставка» вводимые с клавиатуры символы сдвигают вправо текст документа, расположенный за курсором. В режиме "замена" вместо символа, расположенного справа от курсора, вводится новый символ с клавиатуры.

При копировании текста из другого документа он помещается в буфер обмена, а затем его можно вставить в создаваемый документ, место ввода текста указывает мигающий курсор.

Для того чтобы не переносить форматирование текста (например, из веб-документа) можно использовать команду "Сохранить только текст" кнопки Параметры вставки. Для этого надо нажать кнопку Параметры вставки, которая появляется после вставки текста, и выбрать команду "Сохранить только текст"

Создаваемый документ хранится в оперативной памяти ПК и является временным до тех пор, пока не будет сохранен на жестком диске или другом носителе информации с определенным именем. Целесообразным является сохранения документа до ввода в него текста, рисунков, таблиц и т.д., что обеспечит сохранность документа при непредвиденных сбоях ПК в процессе набора текста.

Сохранение документа

Чтобы сохранить создаваемый документ можно щелкнуть на кнопке Сохранить на Панели быстрого доступа или щелкнуть на кнопке "Office" и выбрать команду "Сохранить". В обоих случаях откроется окно диалога "Сохранить". По умолчанию Word предлагает сохранить файл с именем Doc1 в папке Мои документы и назначает файлу тип: Документ Word, который имеет расширение .docx (не поддерживает макросы). Надо использовать новый формат файлов (.docx), так как этот формат позволяет уменьшить размер файла, и такие файлы не подвержены заражению вирусами.

В диалоговом окне Сохранить пользователь может самостоятельно выбрать Тип файла, Имя файла и папку для сохранения документа. Типы файлов можно выбрать в окне диалога из раскрывающегося списка.

Рекомендованное имя файла Doc1 можно заменить другим именем в строке Имя файла диалогового окна. В окне диалога можно выбрать папку для хранения файла или создать новую пустую папку, щелкнув на пиктограмме "Новая папка". После появления новой папки в окне диалога надо присвоить ей имя и открыть ее для сохранения файла.

После того как документ сохранен, то в процессе работы можно сохранять изменения, щелкая на кнопке Сохранить. В этом случае новая версия будет сохраняться поверх предыдущей версии. Если требуется сохранить документ под другим именем, то надо в меню Office выбрать команду "Сохранить как".

Ввод и редактирование текста документов Word 2007

Создание документа начинается с запуска приложения Microsoft Word 2007. Для создания документа надо запустить приложение Word 2007 одним из трех способов.

О ткроется окно приложения Microsoft Word 2007, в котором отображается пустой документ "Документ 1" (Рис. 4), основанный на шаблоне без содержимого, т.е. на пустом шаблоне. Необходимо отметить, что по умолчанию в окне приложения Word 2007 на "Ленте" открывается вкладка Главная. На вкладке Главная расположены все инструменты для ввода текста в документ и его редактирования.

Рис. 4

Лента - это область окна приложения, расположенная между строкой заголовка (Документ 1 - Microsoft Word) и окном редактирования документа (область окна приложения белого цвета, в которой вводится текст и другие объекты документа). В поле окна редактирования документа в верхнем левом углу отображается мигающий курсор ввода (мигающая вертикальная линия), который указывает на то, где будет вводиться с клавиатуры символ или вставляться объект (таблица, рисунок и т.д.).

Создаваемый документ целесообразно сохранить до ввода в него текста. Для сохранения документа можно щелкнуть на кнопке "Сохранить" на "Панели быстрого доступа" или щелкнуть на кнопке "Office" и выбрать команду "Сохранить", откроется окно диалога Сохранение документа.

Ввод текста в документ

Текст вводится в том месте документа, где мигает курсор. Документы в Word могут быть созданы путем ввода текста с клавиатуры. Кроме того, создать документ можно методом копирования и вставки текста из других документов.

Необходимо отметить, что в создаваемом документе по умолчанию ориентация страницы - книжная, размеры полей страницы: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 3 см, правое - 1,5 см.

Кроме того, в создаваемом документе по умолчанию символы вводятся в режиме "вставка", а текст вводится в стиле Обычный (Экспресс-стиль), в котором установлены основные параметры форматирования абзаца:

• шрифт - (Calibri - по умолчанию) + Основной текст;

• выравнивание символов - По левому краю;

• междустрочный интервал - Множитель 1,15 ин.;

• интервал После абзаца - 10 пт.;

• запрет висячих строк (режим в котором первая и последняя строка абзаца не отрываются от абзаца при переносе текста на следующую страницу).

При вводе текста с клавиатуры курсор сдвигается вправо. При достижении конца строки продолжайте вводить текст, курсор автоматически переместится на следующую строку. Когда будет завершен ввод текста первого абзаца, необходимо нажать клавишу Enter (Ввод), чтобы перейти к вводу текста следующего абзаца. Затем вводится следующий абзац. При достижении конца страницы продолжайте вводить текст, курсор автоматически переместится на следующую страницу. Таким образом, весь текст документа состоит из абзацев. Заголовки и списки документа - это тоже абзацы.

Абзац - это непрерывная часть текста, которая заканчивается нажатием клавиши Enter (Ввод). Если в Word включен режим отображения скрытых символов форматирования, то при нажатии Enter (Ввод) в конце абзаца появится знак абзаца (непечатаемый символ конца абзаца).

Знаки абзацев, жесткие пробелы и другие скрытые символы форматирования отображаются при нажатии кнопки "Отобразить все знаки" на вкладке Главная.

Необходимо отметить, что при вводе текста между словами устанавливайте один жесткий пробел. Жесткие пробелы устанавливаются нажатием клавиши Space bar (клавиша пробела - это длинная нижняя клавиша без названия), а мягкие пробелы устанавливаются редактором автоматически при форматировании текста. Кроме того, жесткие пробелы не устанавливайте между словами и знаками препинания, а также между словами и кавычками или скобками. После знака препинания пробел обязателен, но не в конце абзаца.

Неразрывный пробел устанавливайте посредством одновременного нажатия трех клавиш Ctrl + Shift + Space bar. Неразрывные пробелы целесообразно применять, например, между инициалами и фамилией в том случае, когда при вводе инициалов и фамилии они оказываются на разных строках. В этом случае применение неразрывных пробелов обеспечит неразрывность инициалов и фамилии, и они будут размещены на одной строке, а не на разных строках.

Знак "дефис" в тексте всегда вводится без пробелов клавишей "-". В некоторых случаях в текст вводится "неразрывный дефис" с помощью одновременного нажатия клавиш "Ctrl" + "Shift" + "дефис". Знак "тире" ("длинное тире") выделяется пробелами с двух сторон, а вводится с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш "Ctrl" + "Alt" + "серый минус".

Редактирование текста

Редактирование предназначено для устранения ошибок, перемещения символов, слов, строк, фрагментов и внесение других изменений в содержимое документа. Редактирование документа осуществляется как в процессе ввода текста, так и после его ввода. Как правило, редактирование текста выполняется перед форматированием и применением стилей.

К средствам редактирования относятся следующие команды (кнопки, которых расположенные на вкладке Главная):

• проверка правописания;

• выделить, вырезать, копировать, вставить через буфер обмена;

• Найти и заменить;

• Отменить и Вернуть (кнопки на панели быстрого доступа).

Кроме того, для редактирования текста используются клавиши клавиатуры Del, Backspace, Space bar и применяется средство Drag and Drop ("перетащи и отпусти" при нажатой левой или правой кнопки мыши).

На этой страничке рассмотрим подробно проверку правописания как средство редактирования текста.

В приложении Microsoft Word 2007 по умолчанию установлены следующие способы проверки правописания:

• Автоматически проверять орфографию;

• Использовать контекстную проверку орфографии.

Способы проверки, установленные по умолчанию, можно отменить, для этого надо выполнить команду Office/Параметры Word/Правописание и в появившемся окне диалога удалить соответствующие флажки.

Суть проверки орфографии заключается в том, что для проверки написания слова редактор сравнивает это слово со словарем Microsoft Office 2007, при этом неизвестные слова редактор подчеркивает волнистой красной линией. Таким образом, волнистая красная линия свидетельствует либо об ошибке в слове, либо о том, что в словаре Office 2007 такое слово отсутствует.

Что касается проверки грамматики, то редактор проверяет грамматические и стилистические правила письма (несогласованность подлежащего и сказуемого, неверные предложные сочетания). При наличии возможных ошибок в предложении редактор подчеркивает волнистой зеленой линией предложение или его часть.

Для проверки и исправления ошибок можно использовать контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши на слове с волнистой линией. При проверке орфографии - в появившемся контекстном меню выберите одно из действий: пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь. При проверке грамматики - для устранения ошибок выберите одну из предлагаемых команд в контекстном меню.

Для ручной проверки орфографии и грамматики необходимо установить курсор вначале текста и выбрать команду Рецензирование/Правописание, появится окно диалога  "Правописание", с помощью которого можно выполнить требуемую проверку.

В появившемся окне диалога "Правописание" отображается первое предложение с ошибкой и записью в разделе "Варианты": Не хватает запятой после слова документ. Для устранения ошибки надо щелкнуть на кнопке "Изменить" и продолжать работу с окном диалога до завершения полной проверки текста.

После редактирования текста необходимо изменить его внешний вид, т.е. оформить документ или выполнить его форматирование. Word 2007 позволяет форматировать символы, абзацы, таблицы, страницы, разделы и документ в целом.

К атрибутам форматирования символов относятся: гарнитура шрифта, размер шрифта, начертание шрифта (полужирное, курсивное, подчеркнутое), цвет выделения текста, цвет текста, регистр, интервал между символами в слове и т.д.

К параметрам форматирования абзацев следует отнести: выравнивание текста (по левому или правому краю, по центру, по ширине), отступы абзацев, отступы первой строки абзацев, межстрочный интервал, заливка цвета фона, маркеры и нумерация списков и т.д.

К элементам форматирования таблиц можно отнести: границы и заливка (более подробно рассмотрим в разделе Работа с таблицами).

Основные параметры форматирования (оформления) страниц: границы рабочего поля (поля сверху, снизу, слева, справа), размеры страницы, ориентация страниц.

К форматированию разделов относится создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, колонтитулы разделов, создание колонок и т.д.

Форматирование документа в целом - это форматирование номеров страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.д.

В Word 2007 основные средства форматирования текста, абзацев и таблиц помещены на вкладке Главная. Для быстрого форматирования вручную символов (текста) и абзацев можно использовать команды в группе Шрифт и Абзац на вкладке Главная.

Рис..5

Кроме того, команды форматирования доступны на Мини-панели инструментов, которая появляется при наведении указателя мыши на выделенный фрагмент текста.

Рис. 6

Необходимо отметить, что существует еще один инструмент для быстрого форматирования текста - это кнопка "Формат по образцу" в группе "Буфер обмена" на вкладке "Главная", которая позволяет копировать параметры форматирования одного фрагмента и переносить на другой фрагмент текста при его выделении.

Рис. 7

Для быстрого и одновременного изменения нескольких атрибутов форматирования символов и абзацев можно использовать Экспресс-стили из группы стили на вкладке Главная.

Рис. 8

Стили предназначены для оформления текста документа и его абзацев. Для форматирования символов и абзацев вручную используют не только кнопки для быстрого форматирования, но и окна диалога Шрифт и Абзац, которые активизируются кнопками на вкладке Главная в группах Шрифт и Абзац соответственно.

Пошаговая инструкция форматирования текста

По умолчанию новый документ создается в стиле Обычный, а это означает, что весь текст выглядит одинаково. Но с помощью средств форматирования всегда можно изменить внешний вид документа. Для этого необходимо выделить символ, фрагмент или абзац и щелкнуть указателем мыши на требуемую кнопку, чтобы применить другой формат.

Для больших документов (рефератов, курсовых и дипломных работ) кроме форматирования символов, абзацев и страниц выполняется форматированию разделов и документа в целом. Эти этапы форматирования большого документа рассмотрим в разделе: Работа с большими документами в Word 2007.

Большие документы (структурированные документы, содержащие несколько страниц), как правило, разбиваются на разделы. Создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, вставка верхнего и нижнего колонтитулов для предыдущего и следующего разделов, создание газетных колонок - все это относится к этапам форматирования документа.

Разрывы разделов выполняются на вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы, кнопка Разрывы. Вставка колонтитулов выполняется на вкладке Вставка в группе Колонтитулы, а работа с колонтитулами выполняется на вкладке Конструктор, которая появляется на Ленте при работе с колонтитулами.

Форматирование документа в целом - это форматирование номеров страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.д. Номера страниц вставляются на вкладке Вставка в группе Колонтитулы. В диалоговом окне необходимо установить параметры формата номера страницы: Формат номера, Включить номер главы, Нумерация страниц (Продолжить или Начать с). Оглавление добавляется в документ на вкладке Ссылки в группе Оглавление, кнопка Оглавление.