5. Назначение и виды запросов
Запрос – это инструмент, который позволяет отбирать необходимые данные из одной или нескольких взаимозависимых таблиц, делать вычисления и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно делать восстановление данных в таблицах, добавление и удаление записей.
В отличие от фильтра запрос является структурным элементом базы данных, которая имеет название, которое помещается на закладку Запросы главного окна БД.
В Access может быть создано несколько видов запроса:
Запрос на выборку – выбирает данные из взаимозависимых таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе этого вида запросов строятся запросы другого вида.
Запрос на создание таблицы – использует запрос на выборку, но в отличие от него, результат запроса сохраняется в новой таблице.
Запрос на восстановление, добавление, удаление являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.
Перекрестный запрос – запрос, результат работы которого напоминает сводную электронную таблицу.
Повторяющиеся записи – запрос на выявление записей, которые повторяются.
Записи без подчиненных – запрос на выявление записей, которые не имеют подчиненных записей в какой-то другой таблице.
6. Порядок создания запроса
Основой любого запроса является запрос на выборку или обычный запрос.
Запрос создают вручную в режиме конструктора или с помощью Мастера запроса на базе некоторой таблицы или нескольких таблиц, которую/которые добавляют к запросу.
Для создания запроса вручную нужно:
В окне База данных перейти на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать и в окне Новый запросо выбрать Конструктор (рис. 3.3) . Другой способ – на вкладке Запросы выбрать команду Создание запроса в режиме конструктора.
В окне Добавление таблицы выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить. Для выхода из окна нажать кнопку Закрыть.
В окне конструктора запросов Запрос <номер>: Запрос на выборку (рис. 3.4.) формируют запрос. Готовый запрос закрывают и сохраняют с определенным названием в файле БД.
Формирование запроса в окне конструктора
Окно разделено на две части: верхняя – содержит схему данных запроса, нижняя – бланк запроса.
В схеме данных запроса отображаются выбранные таблицы со списком полей и связи между ними.
Бланк запроса представлен в виде таблицы, которая предназначена для конструирования структуры таблицы результата запроса и условий выборки данных из базовых таблиц. Сначала эта таблица пустая.
Каждый столбец бланка принадлежит к одному полю, с которым нужно работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в таблицу, что является результатом выполнения запроса, для выполнения сортировки по ним, а также для задания условий отбора записей.
При заполнении бланка запроса:
в строку Поле включаются имена полей, используемых в запросе. Включить нужны поля из таблиц можно: методом перетягивания поля из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса; выбрать из списка в строке Поле; дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса. Символ „*” означает выбор всех полей таблицы.
в строке Сортировка методом выбора режима из списка выбирается порядок сортировки записей результата;
в строке Вывод на экран отмечаются поля, которые должны отображаться в таблице в результате выполнения запроса;
в строке Условие отбора (Criteria) задаются условия отбора записей;
в строке или (or) задаются альтернативные условия отбора записей.
Для
выполнения
запроса в режиме конструктора нажимают
на кнопку запуска
или используют команду меню Запрос/Запуск.
Для дальнейшего редактирования запроса
вернуться в режим конструктора можно
командой Вид/Конструктор
или
кнопкой
Вид
.
Для удаления поля из бланка необходимо его выделить клацаньем на области маркирования столбца и нажать клавишу <DELETE> или выполнить команду меню Правка/Удалить столбцы. Для перемещения поля в бланке запроса нужно выделить соответствующий столбец и перетянуть его в новую позицию с помощью мыши.
Для построения запроса на создание таблицы:
создать обычный запрос на выборку записей;
в конструкторе изменить тип запроса командой меню Запрос/Создание таблицы;
запустить запрос на выполнение. Будет создана новая таблица с отобранными записями.