Создание списка

Первый, наиболее важный шаг при создании базы данных – это разработка хорошо продуманной структуры, которая и определяет возможности будущей обработки информации. Структура списка определяется структурой одинаково организованных записей. Под структурой записи понимается совокупность её полей (их имена, типы, назначение). В ячейках списка хранятся данные соответствующих типов: числовые, текстовые, даты и времени. Кроме того, могут быть поля, в ячейках которых содержатся вычисляемые по формулам значения (числа, тексты, дата и время). При формировании вычисляемых полей необходимо руководствоваться следующими правилами:

• ссылки на ячейки внутри списка, а это поля одной и той же записи, должны быть относительными;

• ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными.

Обработка списка

К основным действиям по обработке списков относятся: добавление, удаление, редактирование, просмотр, сортировка и поиск записей.

Перед выполнением какого-либо действия по обработке списка в обязательном порядке необходимо активизировать одну из ячеек с именем поля или любую другую ячейку внутри списка.

Сортировка

Под сортировкой списка принято понимать расположение его записей в определённом порядке. Записи можно располагать в порядке возрастания-убывания числовых полей, в алфавитном (обратном алфавитному) порядке текстовых полей, в хронологическом порядке полей типа дата и время.

Поле, по которому производится сортировка, называется ключевым полем (ключом сортировки).

Запросы и фильтрация

Основное назначение любой базы данных – это оперативный поиск необходимой информации по какому-либо запросу. При этом часть базы данных, удовлетворяющая запросу, называется выборкой.

Запросы в Excel реализованы с помощью фильтров. Фильтрация списка – это процесс, в результате которого в списке скрываются все строки, не удовлетворяющие критериям фильтрации, а видимыми остаются только те, которые соответствуют условиям запроса (остаётся выборка).

Excel располагает двумя инструментами фильтрации: автофильтром и расширенным фильтром. С помощью автофильтра реализуются простые запросы, содержащие не более двух условий поиска. Расширенный фильтр позволяет выполнять запросы практически любой сложности.

Автофильтр

Для установки автофильтра на все поля необходимо выполнить следующие действия:

• активизировать любую ячейку списка (базы данных), щёлкнув мышью по этой ячейке;

• щёлкнуть мышью по кнопке меню Данные;

• в раскрывшемся меню щёлкнуть мышью по строке Фильтр;

• в появившемся справа подменю установить флажок на строке Автофильтр, щёлкнув по ней мышью.

При использовании автофильтра за один приём можно сформировать запрос только по одному полю. Для этого необходимо щёлкнуть по кнопке автофильтра в заголовке этого поля. В раскрывшемся списке поля (столбца) содержатся строки, позволяющие провести настройку автофильтра.

(Все) – для выбора содержимого всего списка или отображения всего списка после фильтрации; (Первые 10…) – для формирования запросов только по числовым полям. После щелчка мышью по этой строке появляется диалоговое окно Наложение условия по списку. В данном окне устанавливаются условия выборки: количество записей, наибольших или наименьших, элементов списка или % от количества элементов; (Условие…) – для установки критериев фильтрации. После щелчка мышью по этой строке появляется диалоговое окно Пользовательский автофильтр, в котором можно задать критерий фильтрации. Критерий может состоять не более чем из двух условий, соединённых операциями И, ИЛИ. Каждое из условий представляет собой выражение логического типа, содержащее любые операции отношения (<, <=, =, <>, >, >=). В пользовательском автофильтре эти операции представлены в виде текста и предназначены для создания условий преимущественно по числовым полям и полям типа дата и время. Для создания условий по текстовым полям предназначены ограничения начинается с, не начинается с, заканчивается на, не заканчивается на, содержит, не содержит.

Кроме того, при создании текстовых критериев можно использовать символы шаблона:

• “*” – для обозначения последовательности произвольной длины, состоящей из любых символов;

• “?” – для обозначения одного символа, стоящего на определённом месте.