3. Основні методи і принципи архівного описування

В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів. На першому місці стоїть принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту.

Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Цим забезпечується науковість описання. Адже для науки немає «хорошої» чи «поганої» інформації, а архівне описання – не рекомендаційний перелік спеціально підібраних документів. Його завдання – орієнтувати у складі і змісті реально існуючого матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності та історизму.

Спільними для всіх видів описування є ще такі правила:

• мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ або група документів. Складовими цього правила є поєднання принципів повноти інформації і економності її відображення мінімальними (але доступними для розуміння) мовними засобами;

• багатофункціональності описання, а саме неодноразове використання визначених при базовому первинному описуванні інформаційних характеристик (при відтворенні в обліковій документації, на картках каталогів, в архівних довідниках тощо);

• ієрархічності, або багаторівневого описування, що передбачає розкриття інформації на певному рівні організаційної структури НАФ (документа, групи документів, фонду, групи фондів, архіву, групи архівів).

Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування. Скажімо, принцип походження, або провенієнц-принцип («поваги до фонду», неподільності фонду), є обов'язковим для первинного і реєстраційного описування, коли закріплюється систематизація архівних документів, але не може бути таким при спеціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка група документів або справ навіть з різних архівних фондів.

Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності відбиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації системи НДА, а комплексність – принципом структури і функції пошуку.

При створенні і розвитку системи НДА застосовується і принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів залежно від їхньої інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.

Серед головних методів описування виділяють: КЛАСИЧНИЙ або метод інформаційного аналізу та синтезу, розроблений на початку 1930-х років з урахуванням попереднього досвіду, і НОМЕНКЛАТУРНИЙ, поширений у архівній практиці в 1960-і роки. Перший охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконувалися, але починається з описування справ і складання описів. Другий метод охоплює лише справи і описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ, які визначають у діловодстві установ як попередню програму заведення майбутніх справ на кожний рік. На базі «номенклатурних заголовків» працівники канцелярій складають описи і передають їх разом із документами у визначені терміни до державних архівів, що звільняє архівістів від повторного описування цих надходжень. Цим обумовлене поширення рекомендованого ЮНЕСКО принципу діловодства, або «життєвого циклу документа», метою якого є встановлення контролю архівів за повним циклом життя документів від діловодства до історичного джерела, від створення документа до його передання на архівне зберігання. Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету.

Процес перетворення документної інформації в описову статтю архівного довідника може бути поділеним на такі етапи (стадії):

аналітичний, на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об'єкту,

наукового синтезу в описовій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об'єкта описування.