4. Расчет и оплата отпусков и больничных

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен (ст. 122 ТК РФ):

1) женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

2) работникам в возрасте до 18 лет;

3) работникам, усыновившим ребенка в возрасте до 3 месяцев;

4) в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Не предоставлять отпуск работнику в течение 2 лет подряд запрещается. Очередной ежегодный отпуск должен предоставляться до истечения текущего рабочего года. Если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок определяется по соглашению с работником.

В период отпуска не включаются праздничные дни. При определении продолжительности отпуска режим рабочего времени организации (шестидневная или пятидневная рабочая неделя) значения не имеет. Работникам, заключившим трудовой договор на срок до 2 месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета 2 рабочих дня за месяц работы.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

3) работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска менее чем за 2 недели до его начала.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, такие как:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В Постановлении рассмотрены также случаи когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период

Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели.

Учет премий и вознаграждений при расчете отпуска

При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в порядке, установленном п. 15 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждение, и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм в порядке, установленном настоящим пунктом".

При этом, если квартал расчетного периода, за который начислена премия, отработан полностью, премия может быть учтена при расчете среднего заработка в полной сумме даже несмотря на то, что в других кварталах расчетного периода имеются неотработанные месяцы.

Если же премия начислена в месяце, который не попадает в расчетный период, она в расчет не берется.

Но при расчете среднего заработка нельзя учесть пять квартальных премий даже в случае, если все они попали в расчетный период. Это объясняется тем, что расчетному периоду (12 месяцам) соответствуют только четыре квартальные премии (4 x 3 мес.).

Премии, которые начислены за период больше месяца, могут быть учтены в расчете только при двух условиях:

1) они должны быть начислены в расчетном периоде;

2) период, за который они полагаются, не превышает расчетный, то есть 12 месяцев.

Если второе условие не выполняется, то премии можно учесть при расчете среднего заработка только в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Но на практике все-таки встречается случай, когда премия по итогам работы за год учитывается в среднем заработке не в полной сумме: сотрудник организации отработал расчетный период не полностью (например, из-за болезни, отпуска и т.д.), и период, за который начислено вознаграждение по итогам работы за год, не совпадает с расчетным периодом, а премия была начислена без учета фактически отработанного времени. В такой ситуации организация должна учесть в среднем заработке сумму премии пропорционально отработанному в расчетном периоде времени (независимо от времени ее начисления).

Отзыв работника из отпуска

В соответствии со ст. 125 ТК РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска:

1) работников моложе 18 лет;

2) беременных женщин;

Отзыв работника из отпуска должен быть оформлен приказом руководителя, в котором, если это возможно, должно быть указано, в какое время работнику будет предоставлена оставшаяся часть отпуска.

При отзыве работника из отпуска должна быть пересчитана сумма среднего заработка за использованные дни отпуска и с работника должна быть удержана разница между заработком за все предоставленные дни отпуска и фактически использованные дни. Если по согласованию с работодателем работник ходатайствует о выплате ему компенсации за оставшиеся неиспользованные дни отпуска в части, превышающей 28 календарных дней, средний заработок не пересчитывается.

При предоставлении работнику в дальнейшем неиспользованных дней отпуска средний заработок рассчитывается заново исходя из нового расчетного периода и учитываемых в нем выплат.

Несмотря на очевидность необходимости перерасчета отпускных сумм при отзыве работника из отпуска, механизм такого перерасчета ТК РФ не установлен. Кроме того, в ст. 137 ТК РФ прямо не оговорено удержание из заработной платы работника сумм перерасчета отпускных. Поэтому работодатели должны предупреждать работников о последствиях отзыва из отпуска (в том числе о перерасчете отпускных) и в случае несогласия работника с какими-либо условиями отзыв не производить.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

При расторжении трудового договора работнику выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска (как за основные, так и за дополнительные) независимо от того, какова их продолжительность и по каким основаниям прекращается трудовой договор. Следовательно, компенсацию получит и совместитель, а также работник, который решил уволиться, будучи на испытательном сроке, при условии, что он отработал не менее двух недель. Ведь такие сотрудники имеют те же права, что и другие работники (ст. 70 ТК РФ).

Порядок расчета компенсаций за неиспользованные отпуска определен Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными НКТ СССР от 30.04.1930 N 169, которые применяются в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ). Увольняемые по любым причинам работники имеют право на полную компенсацию неиспользованного отпуска при условии, что они проработали у данного работодателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, который дает право на отпуск. Полная компенсация выплачивается в размере среднего заработка за срок полного отпуска.

В остальных случаях работникам выплачивается пропорциональная компенсация. При исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за неиспользованный отпуск, излишки, составляющие менее половины месяца, из подсчета исключаются, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца.

Компенсация рассчитывается исходя из продолжительности отработанного времени (за которое отпуск не был предоставлен) с учетом порядка вышеуказанного округления до полного месяца, продолжительности самого отпуска и количества дней отпуска, приходящихся на каждый отработанный месяц. Последняя величина рассчитывается как отношение продолжительности ежегодного отпуска к количеству календарных месяцев. Если продолжительность отпуска 28 календарных дней, то компенсация работнику должна быть предоставлена из расчета 2,33 дня отпуска за каждый отработанный месяц.

Резервы на оплату отпусков

Создание и использование резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

С 2011 году все организации (за исключением кредитных организаций и субъектов малого предпринимательства, не являющихся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг) обязаны в бухгалтерском учете формировать резерв на предстоящую оплату отпусков - (ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утв. Приказом Минфина России от 13.12.2010 г. № 167н, далее – ПБУ 8/2010).

Кроме того, с 01.01.2011 года утратил силу пункт 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н, который позволял организациям выбирать, создавать резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете или нет.

В налоговом учете организации вправе сами решать, создавать резерв на оплату отпусков или нет.

Порядок создания резерва в бухгалтерском учете необходимо закрепить в учетной политике

Исчисление размера ежемесячных отчислений в резерв на оплату отпусков производится на основании следующих сведений:

— предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков;

— суммы страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности, обязательное медицинское страхование, начисленной на предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпуска;

— суммы взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Созданную сумму резерва на оплату отпусков фирма учитывает равномерно в составе расходов в течение года.

Для документального подтверждения расходов на формирование резерва на оплату отпусков компания должна составить специальный расчет (смету).

Рассмотрим на примере создание отпускного резерва на 2012 год.

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 20 (23, 25, 26, 44) в корреспонденции с кредитом 96 (субсчет «Резервы на отпуск»).

В момент начисления отпускных, а также при расчете сумм взносов на обязательное страхование делается запись по дебету счета 96 (субсчет «Резервы на отпуск») в корреспонденции с кредитом счетов 70, 69.

Поскольку расходы на отпускные признаются по мере возникновения обязанности по оплате отпуска, то суммы отпускных полностью списываются за счет ранее начисленного резерва. Отпускные, начисленные в текущем периоде, но приходящиеся на следующий месяц, в составе расходов будущих периодов (счет 97) не отражаются.

Создавать резерв по каждому работнику трудоемко, поэтому можно считать резерв в среднем по категориям персонала, например, по основным рабочим, управленческому персоналу и т.д.

Если суммы резерва не хватает для того, чтобы полностью покрыть расходы на выплату отпускных (страховых взносов), тогда необходимо задействовать счета учета затрат (п. 21 ПБУ 8/2010).

В бухгалтерском учете суммы отпускных, начисленных сверх резерва, отражаются проводками:

Дт 20 (25, 26…) Кт 70 – отражена сумма отпускных, начисленных сверх резерва

Дт 20 (25, 26…) Кт 69 – отражена сумма обязательных страховых взносов на отпускных, начисленные сверх резерва

Определять в бухгалтерском учете величину оценочного обязательства в виде резерва на оплату отпусков надо как минимум ежеквартально, на отчетную дату (то есть на 31 марта, на 30 июня и т.д.). Это позволит выполнить требование пункта 15 ПБУ 8/2010. Там сказано, что величина оценочного обязательства должна соответствовать сумме, необходимой непосредственно для его исполнения (погашения) по состоянию на отчетную дату или перевода обязательств на третье лицо.

Пересматривать сумму резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете можно ежемесячно или на момент произошедшего события, которое влияет на обязательства по выплате отпускных (ротация работников, незапланированное увеличение и уменьшение дней отпуска и т.д.).

Оценочное обязательство может быть признано в избытке, когда сумма неиспользованного резерва на конец квартала (месяца) оказалась больше зарезервированной, тогда излишки резерва необходимо отнести к прочим доходам.

Таким образом, в бухгалтерском учете сумму резерва на оплату отпусков необходимо регулярно (ежеквартально или ежемесячно) уточнять следующими проводками:

Дт 20 (25, 26…) Кт 96 – увеличена сумма резерва на оплату отпусков

Дт 96 Кт 91.1 - уменьшена сумма резерва на оплату отпусков

Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете

Правила формирования в налоговом учете резерва на оплату отпусков прописаны в статье 324.1 НК РФ.

Как рассчитать процент отчислений в резерв

Предполагаемая годовая сумма отпускных с учетом страховых взносов участвует в определении величины ежемесячного процента отчислений в резерв (п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Он рассчитывается так:

┌───────────┐ ┌───────────────────────────────────────────┐ ┌─────┐

│ │ │ Предполагаемая годовая сумма расходов │ │ │

│Ежемесячный│ │ на оплату отпусков с учетом страховых │ │ │

│ процент │ │ взносов в ПФР, ТФОМС, ФФОМС, ФСС и взносов│ │ │

│ отчислений│ = │ на травматизм │ │ │

│ в резерв │ │-------------------------------------------│ x │ 100 │

│ на оплату │ │ Предполагаемый годовой размер расходов │ │ │

│ отпусков │ │ на оплату труда (за минусом отпускных) │ │ │

│ │ │ с учетом страховых взносов в ПФР, ТФОМС, │ │ │

│ │ │ ФФОМС, ФСС и взносов на травматизм │ │ │

└───────────┘ └───────────────────────────────────────────┘ └─────┘

Размер ежемесячных отчислений в резерв

Определив ежемесячный процент отчислений в резерв, можно рассчитать сумму ежемесячных отчислений, направляемую на его формирование. Формула будет такой:

┌─────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ ┌─────────────┐

│Сумма ежемесячных│ │ Фактическая сумма расходов │ │ Процент │

│ отчислений │ = │ на оплату труда с учетом │ x │ отчислений │

│ в резерв │ │ страховых взносов за месяц │ │ в резерв │

└─────────────────┘ └─────────────────────────────┘ └─────────────┘

Исчисленные показатели отражаются в специальном расчете (смете). Унифицированной формы этого документа не существует.