1. Предпроектное обследование

Предпроектное обследование является важнейшим и определяющим этапом ИТ - проектов. В данной главе раскрываются ключевые идеи, лежащие в основе проектных решений. Для этого необходимо дать развернутое описание существующего состояния предметной области на момент выполнения проекта, характеристики объекта и системы управления, привести анализ и систематизацию общепринятых или известных методов и способов построения или реализации систем рассматриваемого типа, обосновать предложения по устранению выявленных недостатков в предметной области, способу построения системы, внедрению новых или использованию существующих методов и средств.

Данная глава должна содержать следующие подразделы:

1.1 Описание модели организации (или Анализ предметной области, если разрабатывается типовой проект, рассчитанный на различные организации со схожей сферой деятельности);

1.2 Анализ успешных ИТ – проектов и обоснование выбора ИТ –решения;

1.3 Определение цели и задач проекта;

1.4 Выводы по первой главе.

В подразделе «Описание модели организации» приводится описание существующей технологии обработки информации (или фактического состояния объекта), разрабатывается функциональная модель AS-IS. Дается краткая характеристика технико-экономических аспектов объекта управления, включающая наименование, юридический статус и миссию предприятия, его организационную структуру, номенклатуры готовой продукции (услуг), материалов и ресурсов, положение на рынке (основные конкуренты, аналогичные организации, масштабы деятельности, сфера влияния, доля рынка, количество клиентов, поставщиков, имущества, персонала, объемы выпуска продукции / оказания услуг), основные тенденции развития организации и отрасли, сильные и слабые стороны организации и т.д. Также в подразделе определяется контекст бизнеса и бизнес-процессы предприятия, их реализация, описываются объекты автоматизации, информационные связи между структурными единицами, приводится состояние информационных технологий в организации и стратегии их развития, осуществляется постановка цели дипломной работы, и указываются задачи, необходимые для ее достижения. При описании модели организации и бизнес-процессов особое внимание следует уделить той ее части, которая наиболее существенно влияет на разрабатываемый проект.

Если разрабатывается типовой проект (проект, рассчитанный на решение задачи в определенной сфере деятельности без привязки к конкретному предприятию), то часть описанных далее пунктов может быть опущена, либо представлено, как характеристики большинства организаций, функционирующих в исследуемой сфере деятельности. При этом подраздел следует назвать не «Описание модели организации», а «Описание предметной области».

Следует отметить, что понятия «организация» и «предприятие» в данном методическом пособии являются синонимами и используются в широком смысле слова.

Согласно стандарту ГОСТ Р ИСО 9000:2013 «Организация - это группа людей, объединенных для использования ресурсов, в которой определены отношения, ответственности и полномочия».

При сборе информации для написания данного подраздела рекомендуется пользоваться такими источниками информации, как документы предприятия, которые конкретизируются ниже, анкеты, интервью и результаты наблюдения за процессом при личном участии в работе. В качестве исходной информации при проведении обследования могут служить:

• миссия, стратегические цели предприятия и перспективы его развития;

• данные о системе управления и об организационной структуре предприятия;

• нормативно – справочная информация, включающая как внутренние нормативные документы (устав предприятия, положения о подразделениях и т.д.), так и документы, описывающие взаимодействие с внешней средой (ГОСТы на производство продукции, государственные документы о системе налогов и сборов, положения о работе с заказчиками и т.д.);

• система делопроизводства предприятия;

• данные о состоянии ИТ на предприятии;

• результаты анкетирования сотрудников;

• результаты интервьюирования сотрудников.

При проведении обследования целесообразно применять следующие методы:

• сбор документов;

• анкетирование;

• интервьюирование.

Сбор документов должен осуществляться на всех этапах предпроектного обследования. Он включает в себя сбор внутрикорпоративных форм, шаблонов, бланков, отчетов; форм для обмена информацией с внешней средой, включая государственные документы.

Для того, чтобы хорошо понять систему документооборота, одних нормативных документов не достаточно, поскольку в них редко тщательно прописаны правила заполнения и маршруты документов, которые могут потребоваться для более полного изучения бизнес-процессов. Для этого проводятся анкетирование и интервьюирование.

Анкетирование является начальным этапом обследования. Цель анкетирования – составить первоначальное представление о деятельности предприятия и объекте исследования. До проведения анкетирования необходимо иметь данные об организационной структуре предприятия. Анкеты подготавливаются, прежде всего, для опроса руководителей структурных подразделений и менеджеров, отвечающим за ключевые точки будущего проекта.

Интервьюирование является важнейшим методом обследования. На этапе интервьюирования уточняется и детализируется информация, содержащаяся в анкетах. В этой работе должны участвовать представители всех подразделений описываемого бизнес-процесса. К выбору кандидатуры на интервьюирование надо подходить очень ответственно. Прежде всего, этому процессу надо подвергнуть контактное лицо, то есть заполнителя анкеты для уточнения указанных в анкете данных. Далее, надо выбрать тех людей из подразделения, которые могли бы уточнить и углубить информацию, полученную в результате анкетирования. Цель интервьюирования – уточнить следующую информацию:

• границы рабочей области проектирования. Для этого должны быть выявлены все внешние объекты, с которыми взаимодействует исследуемый объект (условно – «предприятие»). Рассмотреть способы взаимодействия внешних объектов с этим предприятием, а также информационные и материальные потоки, обеспечивающие это взаимодействие;

• реальные технологии работы предприятия, поскольку нормативно-справочная информация описывает их в не полной мере;

• реальные функции подразделений и их взаимосвязи и взаимозависимости, поскольку, как правило, положения о подразделениях такой информации не содержат;

• все информационные хранилища (включая и бумажные: журналы, картотеки, архивы и т.д.);

• оценку информационной инфраструктуры предприятия;

• оценку управления информационной инфраструктурой предприятия;

• статистические данные по бизнес-процессам предприятия.

Вся собранная в результате проведенного исследования информация должна быть проанализирована, систематизирована и описана в подразделе ПЗ «Описание модели организации» в следующих пунктах:

1.1.1 Миссия, стратегия развития (в том числе бизнес-цель организации).

1.1.2 Система управления и организационная структура «AS-IS».

1.1.3 Бизнес-процессы организации.

1.1.4 Состояние ИТ в организации и анализ «узких мест» с точки зрения бизнес-цели организации.

1.1.5 Стратегия развития ИТ.

Миссия. Под миссией предприятия понимается основная общая цель или задача предприятия, четко выраженная причина его существования. Она обобщает и унифицирует такие понятия, как предназначение, стратегическая установка, кредо, политика, бизнес-идея и др. Миссия объединяет задачу и коренную причину, оправдывающую существование данного конкретного предприятия, она позволяет потребителю отличить одно предприятие от другого, занимающегося аналогичной деятельностью. Миссия должна удовлетворять основным требованиям:

1. Указывать на сущность и назначение предприятия, давать представление об основных его свойствах, причине возникновения и смысле существования.

2. Говорить о перспективности предприятия, какими видами деятельности оно собирается заниматься и каков долгосрочный курс.

3. Формулировать понятие бизнес-идеи, определяющей группы покупателей, их потребности, технологическое и функциональное исполнение.

4. Включать понятие миссии-ориентации, уточняющее характер его поведения и раскрывающее систему ценностей, которых придерживается руководство и персонал.

5. Информировать общество о политических установках.

Внешнее назначение миссии заключается в формировании имиджа предприятия в окружающем мире.

Внутренняя задача миссии состоит в поддержке и развитии корпоративного духа, поскольку она проясняет сотрудникам общую цель существования предприятия, выражает принципы и ценностные ориентиры предприятия, облегчает сотрудникам осознание своего места и роли в системе деловых отношений, что в результате способствует созданию благоприятной атмосферы.

Стратегия.

Под стратегией понимается долгосрочное направление развития предприятия, следование которому приведет к достижению стратегических бизнес-целей.

Стратегии могут быть:

• дополняющие;

• дополнительные;

• обеспечивающие прорыв.

Дополняющая стратегия более полно использует уже существующие ресурсы. Она не меняет характера бизнеса.

Дополнительная стратегия изменит структуру бизнеса. Она предлагает введение чего-либо нового, которое в сочетании с уже существующим бизнесом приведет к появлению нового и большего, чем сумма его первоначальных, составляющих.

Стратегия, обеспечивающая прорыв, меняет фундаментальные экономические характеристики бизнеса.

ИТ-стратегия

В современных условиях многие проблемы бизнеса могут быть решены с помощью информационных технологий. Вместе с тем на предприятии, как правило, существует ряд проблем, связанных в основном с отсутствием единой корпоративной политики в области информационных технологий (ИТ) и стратегии создания корпоративной информационно-управляющей системы (КИУС) предприятия в целом.

Под ИТ-стратегией следует понимать формализованную систему подходов, принципов и методов, на основе которых будут развиваться все компоненты КИУС.

Соответствующий документ предназначен для руководства предприятия и отражает следующие факторы:

• роль информационных технологий в решении проблем развития бизнеса;

• состав основных направлений развития информационных технологий и сформированный портфель инвестиционных проектов, сгруппированных по приоритетам реализации;

• поэтапный план внедрения, использования и развития информационных технологий на 3—5 лет;

• оценку стоимости развития информационных технологий в привязке к портфелю инвестиционных проектов и этапам плана;

• предложения по организации централизованного управления внедрением, использованием и развитием информационных технологий.

Система управления и организационная структура («AS-IS»).

Организационная структура — распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками (ГОСТ Р ИСО 9001:2013 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь).

Организационную структуру предприятия рекомендуется представить в графическом виде в приложении к пояснительной записке. Средства для построения организационной структуры выбираются на усмотрение автора. В качестве примера таких средств можно привести Microsoft Visio, Business Studio, пакет AllFusion Modelling Suite в части AllFusion Process Modeler 7.3 (BPwin), Organization Charts. В основной части пояснительной записки рекомендуется привести пояснения к ключевым элементам организационной структуры, отразить выполняемые подразделениями (ответственными лицами) функции. При этом следует сделать упор на подразделения (ответственные лица) организации и отразить те их функции, которые непосредственно связаны с решаемой задачей.

Бизнес-процессы организации («AS-IS»).

Бизнес-процесс организации — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Описание бизнес-процессов должно отражать модель AS-IS (как есть) и могут включать функциональную модель организации (бизнес-функции организации) и модель потоков данных (информационные потоки, обеспечивающие бизнес-процессы и бизнес-функции организации).

Для наглядности модели организации, точности и полноты раскрытия бизнес-процессов рекомендуется использовать диаграммы методологии структурного анализа и проектирования (IDEF0), диаграммы в нотации IDEF3, диаграммы потоков данных (DFD), диаграммы бизнес-вариантов использования (USE CASE), диаграммы взаимодействия (последовательности (SEQUENCE) и кооперации (COLLABORATION)), диаграммы деятельности (ACTIVITY) и другие диаграммы, позволяющие более детально раскрыть специфику предметной области. Выбор диаграмм зависит от характера задачи.

Диаграммы размещают в приложениях в специальных рамках. Каждая диаграмма должна сопровождаться текстовым описанием в основной части пояснительной записки.

Состояние ИТ в организации.

В этом пункте описывается степень автоматизации процессов, покрытие функциональных областей, уровень зрелости ИТ-процессов. При описании раздела следует перечислить программные продукты, используемые на предприятии, и дать их краткую характеристику, отразить их взаимосвязь и место в информационном пространстве предприятия, указать их достоинства и недостатки. При рассмотрении программных продуктов следует особое внимание уделить тем из них, которые в перспективе смогут использоваться в качестве источников или приемников информации разрабатываемого проекта (внешних сущностей) и программным продуктам на усовершенствование или замену которых направлена дипломная работа.

Анализ узких мест

Узким местом называют процесс или операцию или функцию, которая препятствует достижению стратегической цели предприятия. Она не соответствует требуемым параметрам производительности. «Узкие» места рекомендуется определять на основе анализа построенных моделей бизнес-процессов организации на соответствие эталонной модели. При этом анализ рекомендуется проводить по следующим направлениям:

• анализ функциональной деятельности выбранной предметной области на соответствие лучшей бизнес - практике или эталонной модели;

• анализ функционального взаимодействия выбранной предметной области с внешними объектами на соответствие лучшей бизнес - практике или эталонной модели;

• анализ внутреннего документооборота выбранной предметной на соответствие лучшей бизнес - практике или эталонной модели;

• анализ информационных потоков и информационного взаимодействия с внешними объектами на соответствие лучшей бизнес - практике или эталонной модели;

• анализ информационной инфраструктуры выбранной предметной области и предприятия в целом на соответствие лучшей бизнес - практике или эталонной модели.

Исходя из проведенного анализа необходимо определить актуальность темы ДР.

Актуальность темы ДР – это та причина, по которой именно сейчас, в настоящее время, возникла потребность исследовать ее, это ее злободневность. При обосновании актуальности проекта помимо описания проблем деятельности, возникающих при использовании существующей технологии (недостатки, устранение которых предполагается осуществить в проекте), необходимо спрогнозировать их развитие при отсутствии решения и оценить степень важности и срочность решения проблем.

Подраздел «Анализ успешных ИТ - проектов в рассматриваемой области и обоснование выбора ИТ – решения»

Основная задача этого подраздела – обзор отечественного и мирового опыта построения ИС в данной предметной области. Обзор необходимо завершить анализом с точки зрения выбранных критериев, на основании которых будет производиться оценка различных вариантов достижения цели.

Критерии — это те ключевые показатели, те характеристики, основываясь на которых можно судить о том, насколько хороший результат будет достигнут при выборе одного из сравниваемых вариантов. Иными словами критерии определяют, что именно в рассматриваемых альтернативах студенту необходимо оценить. Выбор критериев основывается на требованиях заказчика к будущей системе и результатах анализа предметной области. Критерии могут быть сгруппированы по какому-нибудь признаку.

К критериям можно отнести, например:

• цель проекта;

• задачи проекта;

• основные функции;

• стоимость проекта;

• время выполнения проекта;

• надежность системы;

• удобству использования;

• программная платформа;

• аппаратная платформа;

• сопровождаемость и др.

Критерии необходимо проверить на непротиворечивость друг другу, корректность и возможность выполнения.

На основании выделенных критериев производится выбор ИТ - решения для поставленной задачи из имеющихся альтернатив.

Примерами альтернатив могут быть:

1. Разработка типовых проектных решений, зафиксированных в пакетах прикладных программ;

2. Решение задач с последующей привязкой пакета прикладных программ к конкретным условиям внедрения и функционирования (настройка готовых пакетов прикладных программ);

3. Разработка ИС:

3.1 Постановка задачи для других разработчиков;

3.2 Разработка собственными силами.

Выделенные альтернативы сравниваются между собой с учетом установленных до этого критериев. Для оценки альтернатив по критериям можно привлекать экспертов, специализирующихся в соответствующей области. При сравнении альтернатив рекомендуется получить интегральный показатель, который позволит выявить наиболее удачный вариант. Для большей обоснованности оценки желательно провести стоимостный и UDP анализ с использованием функциональных диаграмм по каждой альтернативе.

Помимо рассмотрения альтернатив по выбору способа автоматизации решаемой задачи необходимо обосновать выбор обеспечивающих технологий, включая выбор типа архитектуры: локальная, файл-серверная, клиент-серверная или Интернет-приложение, выбрать и обосновать средства проектирования и разработки программного продукта. Описание данных задач может быть приведено как часть подпункта «Анализ успешных ИТ – проектов и обоснование выбора ИТ –решения», или вынесено в отдельный подпункт «Обоснование выбора обеспечивающих технологий», который будет размещен после подраздела 1.3 «Определение цели и задач проекта». При выборе места размещения соответствующего материала необходимо исходить из сохранения логической целостности проекта.

При выполнении работы по обоснованию выбора типа архитектуры проекта следует обратить внимание на ряд следующих специфических моментов:

• обоснованию выбора типа многопользовательской архитектуры;

• обоснованию выбора типа ЭВМ для клиентской и серверной части архитектуры;

• обоснованию выбора типа локальных сетей и сетевых операционных систем;

• определению способов технического обеспечения обработки распределенных транзакций и защиты хранимых данных и т.п.

При обосновании проектных решений по программному обеспечению комплекса АРМ целесообразно:

• дать классификацию операционных систем (ОС), указать факторы, влияющие на выбор конкретного класса и его версии, и обосновать выбор операционной системы;

• обосновать выбор средств проектирования и разработки информационного обеспечения (СУБД), прикладного программного обеспечения (методов и среды разработки прикладных программ, языков программирования, специализированных библиотек);

• определить возможности выбранных программных средств, при использовании которых достигаются требования к прикладному программному обеспечению (например, возможность организации удобного интерфейса, оптимизации запросов к данным и т.п.).

Выбор методов и средств проектирования и разработки по возможности необходимо аргументировать, сравнивая их с аналогичными средствами, существующими на рынке.

Подраздел «Определение цели и задач проекта»

В подразделе «Определение цели и задач проекта» необходимо сформулировать цель, назначение и задачи разработки проекта.

Цель решения задачи должна сводиться к устранению тех недостатков, которые были отмечены автором при обосновании актуальности дипломной работы и содержать краткое указание на результат, ожидаемый от выполнения ДР (повышение эффективности деятельности организации, оптимизация бизнес-процессов и т.п.). Цель должна формулироваться одним предложением.

Назначение содержит указание ожидаемого эффекта от внедрения разрабатываемой системы. Достигаемые эффекты можно разделить на две группы показателей:

• достижения улучшения ряда экономических и социальных показателей выполнения выбранной функции управления или работы рассматриваемого подразделения, или всего предприятия в целом (например, увеличение выпуска продукции, увеличение числа обслуживаемых клиентов, сокращение простоев на …число часов и т. д.);

• улучшения значений показателей качества обработки информации (например, сокращение времени обработки и получения оперативных данных для принятия управленческих решений; повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации; увеличение количества аналитических показателей, получаемых на базе исходных и т.д.).

При описании задач дипломнику следует сделать акцент на этапы, которые необходимо выполнить для достижения цели.

Подраздел «Выводы по первой главе»

Подраздел «Выводы по первой главе» должен содержать основные итоги по проделанной работе в рамках предпроектного обследования, рекомендации по дальнейшему развитию проекта.