3. Учет расчетов с подотчетными лицами в уф оао «ктк»

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы в УФ ОАО «КТК» предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Чаще всего в УФ ОАО «КТК» под отчет наличные деньги выдаются:

- в качестве аванса на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).

Таким образом, расчеты условно можно поделить на два вида - расчеты по командировочным расходам и расходам на хозяйственные нужды.

Для направления работника в служебную командировку, согласно утвержденного Госкомстатом России 6 апреля 2001 г. постановления за N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором указывается цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку") ( Приложение 2). Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма N Т-10 "Командировочное удостоверение" (Приложение 3). Для каждого работника должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". По возвращении из командировки работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы. [29]

Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными), должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Однако при решении вопроса отражения затрат на командировки в бухгалтерском учете необходимо применять дифференцированный подход и рассматривать каждый конкретный случай в отдельности с учетом характера и цели командирования работников.

После завершения командировки сотрудник филиала оформляет надлежащим образом авансовый отчет, который должен быть сдан работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки.

К авансовому отчету (Приложение 4) прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие фактически произведенные расходы. На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах директор филиала ставит свою подпись, подтверждая таким образом обоснованность произведенных расходов, а бухгалтерия после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах, производит списание выданных в под отчет работнику сумм на соответствующие счета согласно Плану счетов. Корреспонденция счетов по учету командировочных расходов представлена в таблице 8.

Таблица 8

Проводки, отражающие операции учета командировочных расходов в УФ ОАО «КТК»

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
Закуплены командированным лицом товары, материалы, внеоборотные активы: счет-фактура отсутствует счет-фактура присутствует	10,08,09,19,60	71
Командировочные расходы: списаны суточные в пределах норм списаны суточные сверх норм оплата за наем жилья по документам без документов оплата за пользование постельными принадлежностями	20,26,91/2	71
Приняты к возмещению суммы: оплаченного НДС по командировкам выделенного расчетным путем	68	19
Командировочные расходы оплачены покупателем либо физическим лицом	62,76	71
Командировочные расходы связаны с реализацией прочих активов	91	71
Командировочные расходы связаны с непроизводственной деятельностью	99	71

Выдавая деньги под отчет на хозяйственные расходы, бухгалтерия филиала соблюдают требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

При выдаче работнику из кассы деньги под отчет, делают проводку по дебету счета 71:

Дебет 71 Кредит 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени филиала. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштрафована. Согласно ст. 15.1 КоАП РФ, в данном случае сумма штрафа составит от 40000 до 50000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов проверяется и утверждается руководителем организации.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражают по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (26, 10, 08, ...) Кредит 71 - произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:

Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей":

Дебет 94 Кредит 71 - отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Бухгалтерия филиала может удержать эту сумму из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Ниже приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами (таблица 2.5).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в филиале ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В УФ ОАО «КТК» учет ведется в программе «1С: Бухгалтерия», ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.

Таблица 9

Проводки по учету операционно-хозяйственных и других расходов в УФ ОАО «КТК»»

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
Расчеты по договорам купли-продаж и произведены за счет подотчетных сумм	71	76
Произведены расходы на приобретение внеоборотных активов	08	71
Оприходованы приобретенные подотчетными лицами материалы - у физического лица - у юридического лица	10 10,19	71
Расходы подотчетного лица включены в: - затраты основного производства - общехозяйственные расходы - издержки обращения	20 26 44	71
Произведены расходы, относящиеся к расходам будущих периодов	97	71
Оприходованы приобретенные подотчетными лицами товары: - у физического лица - у юридического лица	41 41,19	71
Списаны расходы, относимые на фактическую себестоимость товаров отгруженных	45	71

Однако все эти регистры составляются на данных авансового отчета, являющегося по сути главным документом аналитического учета в филиале. Для ввода информации о расходах, выполненных подотчетным лицом, в программе предусмотрен документ "Авансовый отчет" - рис. 2 (меню: "Документы - Авансовый отчет".)

Документ позволяет указывать в качестве корреспондирующего счета произвольный счет из рабочего плана счетов, однако если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов, или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета целесообразно указать счет расчета с контрагентами (60 или 76). В инструкции по применению плана счетов подобная корреспонденция отсутствует. Принимая во внимание рекомендательный характер инструкции и разрешение использовать дополнительные корреспонденции, не включенные в типовую схему, подобная проводка представляется вполне уместной.

Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца (Типовая форма N 807).

Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае распечатывают форму установленного образца и после утверждения отчета проводят.

При проведении документа по какой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.2) и дебету счета, на который списываются затраты. Для "рублевых" авансовых отчетов используется субсчет 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях", для "валютных" - субсчет 71.11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте". В этом случае остаток на счете 71.11 по данному сотруднику переоценивается, и сумма курсовой разницы списывается проводкой на счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Таким образом, было выяснено, что в филиале выдает денежные средства в подотчет на командировочные расходы и на оплату различных хозяйственных нужд.

Первичные документы заполнены верно, по установленным типовым формам. Приложенные к авансовому отчету товарные чеки, кассовые чеки, накладные и квитанции отвечают требования, предъявляемым учетным законодательством к первичным учетным документам, так как содержат обязательные реквизиты. Разноска корреспондирующих счетов выполнена верно.

Используя регистры учета по счету 71 - главную книгу и анализ счета проведена сверка отражения авансовых отчетов на счете. Сальдо по счету и аналитическому учету совпадает, все данные отражаются правильно, вовремя и с соблюдением методологических рекомендаций по бухгалтерскому учету.

4. Анализ расчетов с подотчетными лицами

4.1 Анализ состояния кредиторской задолженности с подотчетными

лицами в филиале

В процессе финансово-хозяйственной деятельности филиалу часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным.

Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, как правило, работников предприятия, которым выдаются наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.

Рассмотрим методику анализа расчетов с подотчетными лицами на примере.

С целью изучения динамики изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами, составим на основе данных бухгалтерского баланса (форма № 1) и регистров бухгалтерского учета (данных об остатках на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами») аналитическую таблицу 3.1.

Таблица 10

Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами.

№ п/п	Наименование показателя	2010 год	Уд. вес, %	2011 год	Уд. вес, %	2012 год	Уд. вес, %
1.	Кредиторская задолженность - всего	296467	100,0	243494	100,0	268611	100,0
2.	Кредиторская задолженность с подотчетными лицами	-	-	3	0,001	9	0,03

Данные таблицы 10 свидетельствуют, что на долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2011-2012 годах приходилось малая доля всей кредиторской задолженности менее 1%.

Учитывая, что счет 71 является «активно-пассивным», то наличие кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют о том, что по итогам 2010-2012 года в балансе была зафиксирована выданная подотчет работникам и не возвращенная в срок сумма.

Изучение первичных документов, авансовых отчетов за 2011 год показало, что, действительно, работником Остаповой Е.М. 20 сентября 2011 года была взята подотчет сумма в размере 8 тыс.рублей для приобретения канцтоваров. Установленный в организации срок выдачи под отчет денежных средств на хозяйственные нужды составляет, согласно учетной политике организации, один квартал. В течение трех рабочих дней по истечении установленного срока работник, которому были выданы денежные средства под отчет, должен отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в кассу предприятия. Срок сдачи авансового отчета Остапова Е.М. истек 23 декабря 2011 года. Авансовый отчет ей не был представлен. Соответственно, бухгалтером предприятия была сделана проводка:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 71 «расчеты с подотчетными суммами» - 8000 рублей,

То есть на счете 94 «Недостача и потеря от порчи ценностей» была отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма, числящаяся за Остаповой Е.М.

Далее на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» рассмотрим состав подотчетных лиц (таблица 11).

Таблица 11

Данные о составе подотчетных лиц в 2012 году (тыс. руб)

№ п/п	Фамилия Имя Отчество	Должность	Выданная сумма, рублей	Доля в общем объеме выданных средств, %
1	Арефьев А.В.	Водитель БПУ	257	0,64
2	Баянтуев Л.Д.	Водитель КПУ	97	0,24
3	Воробьева Т.М.	Ведущий бухгалтер	95	0,23
4	Головин Н.Н.	Мастер котельной МПУ	55	0,14
5	Гришина Т.М.	Техник по учету УПУ	445	1,103
6	Дубленникова Е.М.	Инженер по ТО и ТБ	295	0,73
7	Ерегина М.В.	Кладовщик УПУ	2589	6,41
8	Калинин Л.А.	Механик КПУ	90	0,22
9	Калинина Е.Ю.	Кладовщик БПУ	1309	3,24
10	Калтыпин А.В.	Водитель УПУ	858	2,12
11	Калтыпина О.Н.	Специалист МТС	29248	72,48
12	Карнацкий И.В.	Главный инженер	90	0,22
13	Моновцов С.А.	Водитель УПУ	231	0,57
14	Моргунов Ю.В.	Механик БПУ	963	2,38
15	Остапова Е.М.	Секретарь	81	0,20
16	Плетнева В.Ф.	Кладовщик КПУ	1697	4,20
17	Радев Н.И.	Механик КПУ	52	0,13
18	Самаров А.Ю.	Директор филиала	14	0,03
19	Селянинов Г.В.	Начальник МПУ	152	0,37
20	Селянинова Т.Н.	Кладовщик МПУ	1735	4,347
	ИТОГО		40353	100,0

Данные, приведенные в таблице 11, свидетельствуют о том, что наибольший объем средств, выделяемых под отчет в 2012 году приходился на одного сотрудников филиала:

специалиста отдела материально-технического снабжения Калтыпину О.Н. что связано с необходимостью приобретения различных материалов, осуществлением общехозяйственных расходов;

Сопоставление списка лиц, получивших средства подотчет, со списком лиц, обозначенных в приказе директора филиала № 3 от 09.01.2012 «О подотчетных лицах», подтверждает, что все эти лица обозначены приказе и имели право на получение наличных средств в подотчет.(приложение 7)

Рассмотрим направления использования подотчетных сумм, составив на основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» таблицу 3.3.

Таблица 12

Направления использования подотчетных сумм в 2012 году (тыс. руб)

№ п/п	Дебет счета	Направления использования	Сумма, рублей	Доля в общем объеме средств, %
1	10	Приобретение материалов, расходы, связанные с доставкой материалов	22008	54,54
2	20	Расходы, связанные с нуждами основного производства	958	2,37
3	26	Общехозяйственные расходы	9573	23,72
4	50	Возврат в кассу денежных средств, ранее выданных подотчет	7090	17,56
6	76	Погашение задолженности перед кредиторами организации	724	1,81
		ИТОГО	40353	100,0

Таким образом, группировка сведений о направлении расходования подотчетных сумм позволяет определить - на какие нужды в основном направлялись подотчетные суммы в 2012 году. Так, согласно данным, приведенным в таблице 3.3, подотчетные суммы в основном направлялись на:

общехозяйственные расходы (23,72%). Это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом: административно-управленческие расходы, затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта, арендная плата за помещения общехозяйственного назначения, расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг;

Практически все авансовые отчеты, представленные лицами, которым, выдавались подотчетные суммы, представлены в соответствии с предъявляемыми к отчету требованиями и приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы.

Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за что предусмотрены штрафы от 5000 до 15000 рублей и выше.

Анализ подотчетных сумм, выданных Карнацкому И.В., главному инженеру филиала, показала, что в сентябре месяце были нарушены сроки сдачи авансового отчета по командировке - вместо положенной сдачи авансового отчета 20 сентября (после возвращения из командировки), отчет сдан 26 сентября.

Между тем, срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды и составляет - три рабочих дня со дня возвращения из командировки.

Кроме того, анализ первичных документов показал, что был нарушен и порядок выдачи подотчетных сумм. Так, 17 апреля 2012 года, секретарю была выдана подотчетная сумма в размере 11000 рублей, тогда как авансовый отчет о расходовании ранее полученных подотчетных сумм был представлен только 19 апреля 2012 года. Указанная сумма была выдана без предварительно составленной сметы расходов.

В то же время Порядком ведения кассовых операций установлено, что выдача подотчетных средств производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу, суммы выдаются на основе утвержденной сметы расходов.

Таким образом, анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами, отражаемы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», показал, что на филиале имеются нарушения при проведении расчетом с подотчетными лицами.

В целях устранения выявленных в ходе анализа нарушений, необходимо разработать рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.