2 Анализ документирование основной деятельности эксплуатационного локомотивного депо ярославль-главный

2.1 Краткая характеристика организации

Эксплуатационное локомотивное депо Ярославль-Главный - структурное подразделение Северной дирекции тяги - структурного подразделения Дирекции тяги - филиала открытого акционерного общества "Российские железные дороги". Сокращенное наименование Сев ТЧЭ-1. Зарегистрирована 23 сентября 2003 г. по адресу 150031, г Ярославль, ул. Угличская, д 55.

Предприятие относится к федеральной собственности. Организационно-правовая форма - представительства и филиалы.

Основный видом деятельности является деятельность магистрального пассажирского железнодорожного транспорта. Дополнительные виды деятельности: деятельность магистрального грузового железнодорожного транспорта, деятельность промышленного железнодорожного транспорта.

Локомотивное депо Ярославль-Главный было основано в 1915 году, прежнее наименование депо Всполье.

В 1962 году к локомотивному депо Ярославль-Главный было присоединено оборотное депо Данилов.

В 2003 году оборотное депо Кострома вошло в состав локомотивного депо Ярославль-Главный.

В результате структурных преобразований в 2009 году депо разделилось на эксплуатационное и локомотивное. Бригады и машинисты локомотивного эксплуатационного депо Ярославль-Главный обслуживают участки от Ярославля-Главного до Данилова, Нерехты, Костромы, Александрова, Орехово-Зуева.

В эксплуатационном локомотивном депо с приписным парком магистральных локомотивов выполняют внеплановые ремонты по устранению отказов локомотивов, текущий ремонт локомотивов ТР-1, техническое обслуживание ТО-2, ТО-3 и ТО-4, электровозов ВЛ-10, ВЛ-11, тепловозов ЧМЭ-3, а именно обточку колесных пар и экипировку: осмотр, очистку, снабжение топливом, смазочными материалами, песком, обтирочными материалами, охлаждающей водой, ремонт и эксплуатация кранов на железнодорожном ходу.

Во главе организации находится начальник депо, ему подчиняются следующие структурные подразделения:

• отдел управления персоналом;

• плановый отдел;

• бухгалтерия;

• приемщики локомотивов;

• база запасов локомотивов.

А так же, следующие должностные лица:

• заместитель начальника депо по эксплуатации;

• главный инженер депо;

• заместитель начальника депо по ремонту.

Секретарь подчиняется начальнику депо и заместителя по кадровым вопросам.

Делопроизводственный состав Эксплуатационного локомотивного депо имеет следующую линейную структуру.

Ветвь несет начала с заместителя по кадровым вопросам в отделе управления персоналом. Ступень ниже идет к ведущему специалисту по управлению персоналом, после него стоит ведущий специалист по управлению персоналом II категории. Дальше ступень спускается к специалистам по кадрам I категории в виде двух сотрудников, и заканчивается ветвь двумя операторами.

2.2 Технологии документирование

Основные функции делопроизводства в Сев ТЧЭ-1 выполняет секретарь начальника. В своей деятельности секретарь руководствуется Порядком по делопроизводству управленческой деятельности на Северной железной дороге утвержденная приказом ОАО «РЖД» № 214 от 31 августа 2013 г. и методическими пособиями ОАО «РЖД».

Эксплуатационное локомотивное депо осуществляет документирование распорядительной и информационно-справочной документации.

Организационно-правовую документацию составляет ярославская дирекция связи - структурного подразделения Центральной станции связи – филиала ОАО "РЖД", Сев ТЧЭ-1использует ее своей деятельности.

2.2.1 организационно-правовая документация

Организационная деятельность локомотивного депо фиксируется на документах  содержащих правила, определяющие статус организации, структуру, штатную численность, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и т.д.

Организационно-правовая документация разрабатывается, на основании распорядительной документации от ОАО «РЖД», делопроизводственной службой ярославской дирекции связи - структурного подразделения Центральной станции связи – филиала ОАО "РЖД". Документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это руководителем дирекции связи.

С помощью специализированной компьютерной программы ЕАСД (Единой автоматизированной системы документооборота), предназначенная для автоматизации внутреннего документооборота каждого подразделения ОАО «РЖД», документооборота, затрагивающего сразу несколько подразделений, а также выходящего за рамки компании, вся организационно-правовая документация передается в Сев ТЧЭ-1, в отдел управления персоналом. Эти документы распечатываются и оперативно хранятся в кабинете отдела управления персоналом или у секретаря начальника депо, так же хранятся в программе ЕАСД.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Ярославская дирекция связи при оформлении штатной численности использует унифицированную форму из Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1 « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Правила регулирующие организацию и порядок деятельности организации записаны в Уставе организации. В эксплуатационном локомотивном депо отсутствует данный документ, он хранятся в ярославской дирекции связи - структурного подразделения Центральной станции связи – филиала ОАО "РЖД". Чтобы изучить Устав нужно отправить запрос в дирекцию связи или прочесть на сайте ОАО «РЖД».

Перед тем, как работник начнет выполнять работу ему выдается должностная инструкция. В ней описываются все его должностные обязанности, права и ответственность. Взяв в пример, должностную инструкцию секретаря начальника депо, можно понять важность секретаря в локомотивном депо. Сама инструкция является исключением, ее составляли в Сев ТЧЭ-1, а не в дирекции связи.

На основании приказа каждому филиалу ОАО «РЖД» присылается инструкция или справочник специалиста. Делопроизводственной службе на руки выдается справочник специалиста по управлению персоналом в ОАО «РЖД», а секретарю - инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД».

В своей деятельности Эксплуатационное локомотивное депо Ярославль-Главный регламентируется следующими нормативно-правовыми материалами:

• положение о системе технического обслуживания и ремонта локомотивов ОАО "РЖД", утвержденное распоряжением ОАО "РЖД" от 17 января 2005 г. N Зр;

• указание МПС РФ "О системе технического обслуживания и ремонта локомотивов" от 24 июля 2001 г. N П-1328у;

• инструкция по постановке, консервации и содержанию локомотивов и моторвагонного подвижного состава в запасе МПС России и резерве железной дороги от 26 августа 2000 г. N ЦТ-775, утвержденная Указанием МПС России от 2 октября 2000 г. N К-2503у;

• регламент проведения рекламационной работы в период гарантийной эксплуатации новых локомотивов, утвержденный распоряжением ОАО"РЖД" 07 июня 2008 г. N 1203р;

• техническая инструкция по постановке, консервации, содержанию и расконсервации локомотивов запаса ОАО "РЖД", утверждённая распоряжением ОАО "РЖД" от 20 марта 2009 г. N 560р;

• основные условия ремонта и модернизации тягового подвижного состава, узлов и агрегатов на ремонтных заводах МПС России от 20 декабря 1996 г. N ЦТ-ЦТВР-409 (в редакции Указания МПС России от 5 сентября 2003 г. N П-951у);

• положение по учёту, расследованию и проведению анализа случаев отказов в работе технических средств ОАО "РЖД", утвержденное распоряжением ОАО "РЖД" от 9 июля 2010 г. N 1493р;

• рекомендации локомотивной бригаде по обнаружению и устранению неисправностей на локомотивах в пути следования, утвержденные распоряжением ОАО "РЖД" от 31 марта 2010 г. N 671р (с дополнением согласно распоряжению ОАО "РЖД" от 16 августа 2012 г. N 1657);

• распоряжение ОАО "РЖД" от 13 января 2012 г. N 22р "Об установлении контроля за комплектностью локомотивов, направляемых в ремонт на локомотиворемонтные заводы" с изменениями;

• распоряжение от 31 декабря 2013 г. N 3011р «О коллективном договоре открытого акционерного общества "российские железные дороги" на 2014-2016 годы».

Все организационно - правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке.

2.2.2 распорядительная документация

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления, а также по инициативе начальника депо в пределах его полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности. 

Технологии документирования распорядительной документации:

• создание проекта документа по приказу начальника депо;

• согласование проекта с начальником депо;

• подпись руководителя;

• регистрация документа.

Подготовку и оформление проекта документа осуществляет ответственный за составление документа. На этих этапах работы с внутренними документами проект документа, согласовывается с заместителями начальника, которые курируют данный вопрос.

Если появляются замечания, проект документа дорабатывается, затем подписывается или утверждаются начальником депо. Исполнителем документа создается в ЕАСД регистрационная карточка, в которой заполняет поля: вид документа, краткое содержание документа, исполнитель, кто подписывает, маршрут движения документа. Затем секретарь завершает этап регистрации документа, вписывает в документ, который представлен на бумажном носителе, дату и регистрационный номер, сканирует документ и прикрепляет в файле в регистрационную карточку.

Для ускорения процесса составления документов, в организации используются бланки документов:

• шаблон приказа по основной деятельности (Приложение А);

• шаблон направления на мед. осмотр или на проф. отбор (Приложение Б);

• шаблон распоряжения;

• шаблон решения.

Сев ТЧЭ-1 использует для документирования унифицированные формы документов:

• при приеме на работу;

• при командировании сотрудника;

• при переводе сотрудника.

При приеме сотрудника

Секретарь осуществляет регистрацию документов. Согласно ГОСТ Р 7.0.8 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация распорядительной документации осуществляется в регистрационно-контрольных карточках или с помощью компьютерных технологий в программе ЕАСД.