2. Основы организации инкассации и перевозки ценностей в территориальном управлении инкассации

2.1. Общие положения.

2.1.1. В настоящей Инструкции под организацией инкассации и перевозки ценностей понимается совокупность следующих действий по отношению к производственному процессу:

- планирование;

- материально-техническое обеспечение;

- подготовка и обучение работников;

- контроль (контрольные мероприятия).

2.1.2. Ответственным за организацию инкассации и перевозки ценностей является начальник (заместитель начальника) управления инкассации или иное назначенное для этого должностное лицо. Обязанности указанных должностных лиц по данному направлению деятельности определяются в их должностных инструкциях или в приказе по управлению инкассации.

2.1.3. Организация инкассации и перевозки ценностей в управлении инкассации осуществляется на двух уровнях:

- общая организация инкассации и перевозки ценностей, организация взаимодействия участков инкассации;

- организация инкассации и перевозки ценностей непосредственно на участке инкассации.

Общую организацию инкассации и перевозки ценностей, взаимодействия участков инкассации осуществляет структурное подразделение, ответственное за организацию производственной деятельности – отдел по организации производственной деятельности (производственный отдел), при его отсутствии – специально выделенные работники аппарата управления инкассации в соответствии со своими должностными обязанностями, организацию инкассации и перевозки ценностей на участке инкассации – начальник, заместитель начальника, специалисты, инженеры или инструкторы (далее по тексту – специалисты) участка инкассации.

2.2. Планирование производственной деятельности.

2.2.1. Планирование – определение на установленный временной период направлений деятельности и мероприятий, их последовательности, сроков выполнения и ответственных исполнителей для решения имеющихся и предстоящих задач по инкассации и перевозке ценностей.

2.2.2. При планировании решаются следующие задачи:

- изучение и анализ рынка услуг по инкассации и перевозке ценностей (в т.ч. имеющихся тенденций, происшедших на нем изменений и т.п.);

- работа с организациями и банками, обслуживаемыми управлением инкассации, с потенциальными клиентами, в т.ч. сбор и анализ информации о клиентах, работа по подготовке, заключению и ведению договоров, подготовка и проведение рабочих встреч с клиентами;

- анализ динамики цен и тарифной политики на рынке оказываемых услуг, совершенствование методики ценообразования в управлении инкассации;

- проведение рекламных акций и мероприятий, анализ рекламной деятельности конкурирующих организаций и банков;

- анализ производственной деятельности управления инкассации и его структурных подразделений;

- определение приоритетных направлений в производственной деятельности управления инкассации и его структурных подразделений с учетом имеющегося рынка услуг и тенденций его развития;

- определение конкретных практических мероприятий по расширению объемов услуг, повышению рентабельности управления инкассации и его структурных подразделений;

- определение сил и средств для выполнения работ по вновь заключаемым (заключенным) договорам;

- проведение контрольных мероприятий по производственной деятельности в управлении инкассации и его структурных подразделениях;

- осуществление профессиональной подготовки работников подразделения инкассации;

- осуществление взаимодействия со сторонними организациями.

2.2.3. Планирование производственной деятельности в управлении инкассации осуществляется на календарные год и квартал, на участке инкассации - на календарный квартал (с разделением по месяцам) и сутки.

Результатом планирования является составление следующих документов:

- на календарный год и квартал – план работы;

- на сутки – наряд-распоряжение (приложение 1, 2).

Планы работы подлежат утверждению начальником управления инкассации.

При отсутствии производственного отдела для специально выделенных работников аппарата управления инкассации, осуществляющих организацию производственной деятельности, планы работы составляются на аналогичный календарный период. Допускается планирование мероприятий в составе общего плана работы управления инкассации.

Составление плана работы на следующий календарный год проводится не позднее декабря текущего года, на квартал - не позднее 25 числа месяца, предшествующего кварталу, на сутки – не позднее дня, предшествующего дню выполнения задачи.

2.2.4. План работы на год в управлении инкассации и его структурных подразделениях должен сочетать в себе мероприятия, по содержанию имеющие характер общецелевых задач, и конкретные мероприятия.

План работы на квартал должен состоять из конкретных мероприятий, в т.ч. раскрывающих запланированные общецелевые задачи в годовом плане.

2.2.5. При проведении изучения и анализа рынка услуг выявляются потенциальные клиенты и конкуренты управления инкассации. При этом используются данные:

- Единого государственного реестра юридических лиц и Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей;

- территориальных учреждений Банка России;

- кредитных организаций;

- периодической печати;

- иные источники информации.

При изучении клиентов устанавливается: характер предпринимательской деятельности; платежеспособность; определяются виды услуг, которые могут быть предложены клиенту, силы и средства, необходимые для их выполнения, рассчитываются величина затрат и стоимость услуг.

На основе этих сведений в управлении формируется банк данных о клиентах, который должен содержать: наименование клиента; фамилию, имя, отчество руководителя и номер телефона; сведения о проведенной работе по предложению услуг и ее результаты, иную информацию.

2.2.6. При изучении конкурентов устанавливается их наименование, структура и техническое оснащение, характер предоставляемых услуг, тарифы, клиенты, уровень квалификации кадров, в том числе руководящих (при необходимости), факты недобросовестной конкуренции, ненадлежащего выполнения договорных обязательств и чрезвычайных ситуаций (гибель и ранение инкассаторов, охранников, утраты ценностей и др.). На основе этих сведений в управлении формируется банк данных на конкурентов.

2.2.7. Для привлечения клиентов на обслуживание в средствах массовой информации рекламируются услуги, предлагаемые управлением инкассации (в т.ч. возможности Объединения как единой системы, профессионализм инкассаторов при выполнении задач и т.п.), с целью рекомендации своим деловым партнерам услуг управления инкассации проводится соответствующая работа с уже обслуживаемыми банками и организациями.

2.2.8. При отсутствии в управлении инкассации структурного подразделения, занимающегося подготовкой, ведением и заключением договоров с клиентами по производственной деятельности начальник управления инкассации приказом по управлению создает рабочую группу из специалистов управления для решения указанных задач. Ее состав, сроки полномочий, формы и методы работы определяет начальник управления инкассации в соответствии с нормативными актами и указаниями Российского объединения инкассации. В состав рабочей группы могут входить начальники участков инкассации.

В период подготовки договора начальник участка, силами и средствами которого планируется обслуживать предполагаемого клиента, проводит предварительную работу с представителями клиента с целью изучения характера и объема услуг, создания условий для их выполнения. Для создания условий, обеспечивающих безопасность работников и сохранность ценностей при проведении инкассации и перевозки ценностей, он организует (при необходимости – проводит сам) обследование места расположения клиента, проверку наличия свободных и освещенных подъездных путей, выходов и коридоров, помещения для приема-сдачи ценностей (кассового помещения).

Рабочая группа анализирует представленные начальником участка данные по клиенту, готовит проект договора и представляет его начальнику управления.

2.2.9. Подписанный сторонами экземпляр договора управления инкассации хранится в подразделении управления инкассации, осуществляющем бухгалтерский учет, одна копия договора – в производственном отделе (при его отсутствии – у должностного лица, занимающегося вопросами организации производственной деятельности), другая копия - у начальника участка инкассации, оказывающего услуги по данному договору. Необходимость наличия копий договора в других структурных подразделениях управления инкассации определяет начальник управления.

2.2.10. При планировании работы по заключаемым (заключенным) договорам:

- оценивается объем задач, в т.ч. количество клиентов, виды, сроки и периодичность оказания услуг;

- проводится оценка сил и средств: рассчитываются суммарные затраты рабочего времени работников участка инкассации и моторесурсы, определяется достаточность персонала, транспорта, вооружения, средств связи и другого имущества.

По результатам планирования проводится корректировка действующих маршрутов инкассации и перевозки ценностей или составляются новые маршруты.

2.2.11. Порядок выполнения задач по производственной деятельности начальник управления инкассации (участка инкассации) определяет и доводит до работников лично или через своих заместителей в соответствии с нормативными, распорядительными и иными документами Банка России, Российского объединения инкассации, управления инкассации.

2.2.12. Для обеспечения качественного и безопасного выполнения задач по инкассации и перевозке ценностей начальник управления инкассации организует взаимодействие между подчиненными подразделениями по целям, задачам и способам их выполнения, месту, времени и в интересах наиболее эффективного использования сил и средств в производственной деятельности управления. Взаимодействие поддерживается им постоянно. Организацию взаимодействия он осуществляет путем издания приказов, распоряжений и указаний (в т.ч. устных), а также на производственных совещаниях.

2.2.13. Согласование вопросов организации взаимодействия со сторонними организациями осуществляется на переговорах, совместных совещаниях, учениях (тренировках), занятиях, при разработке совместных документов.

2.2.13.1. Начальник управления инкассации (участка инкассации) для обеспечения выполнения задач по инкассации и перевозке ценностей, в зависимости от задействованных сторонних организаций, организует и поддерживает постоянное взаимодействие с:

- руководителями учреждений Банка России (далее по тексту - учреждение Банка России), банков, организаций и их службами безопасности (подразделениями охраны);

- территориальными органами МВД России;

- органами внутренних дел на транспорте;

- администрацией железных дорог – филиалов ОАО "Российские железные дороги", аэропортов, морских и речных портов и службами безопасности данных организаций;

- управлениями по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям;

- органами местного самоуправления.

При необходимости начальник управления инкассации (участка инкассации) обязан организовать взаимодействие и с другими учреждениями.

2.2.13.2. При организации взаимодействия начальник управления инкассации (участка инкассации) обязан согласовать:

а) с руководителями учреждений Банка России, организаций, банков и службами безопасности (подразделениями охраны) данных организаций:

- порядок пропуска на территорию учреждения, организации или банка бригад инкассаторов и спецавтомобилей;

- порядок и специфику (при ее наличии) проведения работ по приему (сдаче) ценностей, совместные действия по обеспечению сохранности ценностей и безопасности инкассаторов;

- порядок взаимодействия инкассаторов и сотрудников учреждения, организации или банка, в т.ч. при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период нахождения инкассаторов в зданиях и на территории этих организаций;

- места (помещения) приема (сдачи) ценностей, маршруты переноски ценностей, пути подъезда и стоянок спецавтомобилей, необходимость, объем и сроки их оборудования;

- порядок работы в праздничные дни;

б) с территориальными органами МВД России:

- порядок прикрытия объектов в период получения (сдачи) ценностей, совместных действий при чрезвычайных ситуациях;

- порядок получения информации о криминальной обстановке в районе выполнения задач бригадами инкассаторов;

- порядок получения информации о кандидатах на работу;

- порядок получения и контроля хранения и использования оружия;

в) с органами внутренних дел России на транспорте:

- порядок проезда к местам погрузки (выгрузки) ценностей на железнодорожных станциях (аэропортах, морских или речных портах и вокзалах) и их прикрытия;

- организацию взаимодействия бригад инкассаторов с нарядами милиции на транспорте;

- порядок взаимодействия при прибытии бригады инкассаторов, перевозящей ценности специальным рейсом;

- порядок передачи и получения данных о времени прибытия транспортных средств с бригадами инкассаторов, осуществляющими перевозку ценностей;

- порядок оказания помощи при чрезвычайных ситуациях (нападение на транспорт, бригаду инкассаторов, аварии);

- порядок участия в проведении расследований причин аварий, крушений, нападений на транспорт или бригаду инкассаторов, перевозящую ценности, и других происшествий;

г) с администрацией железных дорог - филиалов ОАО "Российские железные дороги", аэропортов, морских и речных портов:

- порядок аренды транспортных средств или мест для перевозки ценностей;

- порядок проезда к местам погрузки (выгрузки) ценностей на железнодорожных станциях (аэропортах, морских или речных портах и вокзалах);

- порядок передачи и получения данных о времени прибытия транспортных средств с бригадами инкассаторов, осуществляющими перевозку ценностей;

- использование средств связи железных дорог и оказания помощи при чрезвычайных ситуациях (нападения на транспорт, бригаду инкассаторов, аварии с транспортом);

- участие в проведении расследований причин аварий, крушений, нападений на транспорт или бригаду инкассаторов, перевозящую ценности, и других происшествий;

д) с управлениями по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям субъектов Российской Федерации:

- сигналы оповещения гражданской обороны и порядок действий при возникновении чрезвычайных ситуаций;

- изменения маршрутов инкассации и перевозки ценностей при чрезвычайных ситуациях;

- места эвакуации ценностей, оружия, работников инкассации и членов их семей;

- пункты сбора и выдачи средств индивидуальной защиты.

2.2.13.3. Вопросы взаимодействия отражаются в разрабатываемых планах, инструкциях должностным лицам подразделений, бригадам инкассаторов, а также в других документах, регламентирующих производственную деятельность управления инкассации и его структурных подразделений.