5.Функции менеджмента; Понятия планирование мотивация, организация, контроль.

Функция — это роль, которую выполняет субъект или объект в определенной сфере деятельности. Другими словами, функция — это то, за что отвечает субъект или объект в данном случае.

Планирование — это процесс составления планов организации, т.е. такой этап управления, на котором определяются:

1) цели деятельности организации;

2) ресурсы, необходимые для достижения этих целей;

3) способы достижения поставленных целей.

Планирование представляет собой начальный этап управления, т.к. без четкого представления о целях деятельности не имеет смысла приступать к работе. Кроме того важно понимать, какие ресурсы (оборудование, деньги, специалисты, технологии и т.п.) выделяются для достижения этой цели и как они буду использоваться.

Организация — это функция, заключающаяся в правильном распределении задач, полномочий, ответственности и ресурсов между исполнителями и обеспечение их совместной работы. Выбор правильной организационной структуры и рациональное распределение между сотрудниками задач, полномочий и ресурсов позволяют приступать к работе.

Мотивация — это активизация деятельности персонала и побуждение его к эффективному труду для достижения целей организации. С помощью этой функции менеджмент создает условия работы на предприятии, в которых становится выгодно и удобно работать всему коллективу. этим термином обозначается одна из функций управления — действия руководителя, направленные на формирование таких мотивов поведения сотрудников, которые побуждали бы их действовать не только в своих интересах, но и в интересах компании.

Контроль — это процесс, в ходе которого менеджмент определяет, во-первых, достигнуты или нет цели организации, а, во-вторых, верными ли были решения и не нуждаются ли они в корректировке.

Другими словами, контроль — это оценивание результатов труда в организации и формирование на их основе соответствующих выводов и решений. Менеджерам приходится контролировать соблюдение сотрудниками трудовой дисциплины, количество и качество производимой продукции, соблюдение графиков отгрузки товаров, выполнение заданий и многое другое.

6. Подходы к управлению.

ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОД рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций. В СИСТЕМНОМ ПОДХОДЕ подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды. СИТУАЦИОННЫЙ ПОДХОД концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.

8. Коммуникационный процесс.

Коммуникационный процесс  это процесс обменаинформацией между двумя или более людьми. Целью коммуникационного процесса является  обеспечитьпонимание информации, которую можно называть сообщением. Знание роли и содержания каждого изэтапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Элементы процесса коммуникаций

Можно выделить 4 базовых элемента:

1. Отправитель, лицо, собирающее и передающее информацию.

2. Сообщение, информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому адресована информация и которое ее интерпретирует.

Отправитель и получатель при обмене информацией проходят несколько взаимосвязных этапов. Их задачасостоит в составлении сообщение, которое необходимо передать по каналам связи таким образом, чтобыобе стороны поняли и разделили исходную идею. Этот процесс далеко не легкий так как каждый этапявляется одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Этапы процесса коммуникаций

1. Зарождение идеи

2. Кодирование и выбор канала

3. Передача

4. Декодирование

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ

Ключевая роль в процессе коммуникации у отправителя. Она заключается в формировании идеи и отбора информации, предназначенной для передачи другому или другим участникам процесса. Выполнение данной роли начинается с идентификации себя (кто я?) в рамках данного процесса и формулировании значения илисмысла того, почему и что нужно передать другому участнику. Далее отправитель кодирует свою идею.

КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА

Кодирование это трансформирование передаваемого сообщения в послание или сигнал, который можетбыть передан.

Прежде чем начать передавать идею отправитель должен с помощью символов (слов, интонации или жестов)закодировать ее. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Также отправитель должен выбратьканал совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналамотносятся передача речи и письменных материалов,электронные средства связи, включая компьютерныесети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физическоговоплощения символов, передача невозможна. Обмен информацией будет не эффективен, если канал связине соответствует зародившейся идее. Желательно, чтобы выбор средства передачи сообщения неограничивался одним каналом. Конечно, процесс передачи информации при этом усложняется, посколькуотправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определятьвременные интервалы в последовательности передачи информации. Однако передача информации,например, с использованием средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем,скажем, только обмен письменной информацией.

ПЕРЕДАЧА

На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи илисовокупности идей) получателю. Как только началась передача послания или сигланала, коммуникационныйпроцесс выходит из-под контроля средства или человека, его пославшего. Отправленное сообщение назадвернуть уже нельзя.

С момента передачи информации заканчивается этап отправления и начинается этап полученияпередаваемой информации и понимания ее значения. Канал передает послание на приемник. Если вканале в послании меняются его носители (кодовые знаки) или формы, то прием считается несостоявшимся. Того, кому было адресовано послание называют получателем. Это еще одна ключевая роль,выполняемая участником межличностной коммуникации для того, чтобы процесс состоялся. Роль получателязаключается не только в фиксации получения послания, но и в декодировании этого послания в понятное иприемлемое для него значение.

ДЕКОДИРОВАНИЕ

Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Оно включает восприятие (фактполучения) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял).Если символы,выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, чтоименно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

Однако есть причины по которым получатель может придать сообщению несколько иной смысл чем тоткоторый вложил отправитель.

Например, генеральный директор торговой фирмы решил обсудить с менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на совещании. В данном случае генеральный директор – отправитель, у которого зародилась идея; информация о состоянии и улучшении качества торговли – сообщения; совещание – это канал информации; получатели – менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору.

Выделяют следующие виды коммуникаций: — формальные (определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов). Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения; — неформальные коммуникации (например, канал распространения слухов); — вертикальные (межуровневые) коммуникации: сверху вниз и снизу вверх; — горизонтальные коммуникации — обмен информацией между различными отделами для согласования действий; — межличностные коммуникации — устное общение людей в любом из перечисленных видов коммуникаций.

Обратная связь и помехи

Перед тем как обсуждать различные препятствия на пути обмена информацией, необходимо усвоить две важные концепции — обратной связи и помех.

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь - это реакция на услышанное, увиденное или прочитанное.

При обратной связи информация отсылается назад отправителю, видетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Двухсторонний обмен информацией более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

ШУМ

Обратная связь повышает ваши шансы на эффективный обмен информацией. Она позволяет обеим сторонам подавлять шум. Шум – это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. Источниками шума, вносящего изменения в передаваемый сигнал, могут быть язык, различия в восприятии, из-за которых изменяется смысл при кодировании и декодировании.

Определенные шумы присутствуют всегда. И поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно нам удается преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена.