2.3.Организация документооборота в оао «двмп»

Движение документов в ОАО «ДВМП» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Обществе, регламентируются настоящей процедурой, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников, а также внешними нормативными документами (унифицированные формы отчетности и др.). Порядок применения в Обществе электронного документооборота регламентируется соответствующими внутренними нормативными документами Общества, с учетом используемых технических и программных средств.

Доставка документов в Общество осуществляется, как правило, средствами почтой России, курьерскими службами и электросвязью. С помощью почтовой и курьерской связи в общество доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, печатные издания. По каналам электросвязи поступают: телеграммы, факсы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Документы, ошибочно доставленные в Общество, пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Документы, поступающие в Общество на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, доставку непосредственному получателю (руководителю), рассмотрение руководителем и доставку исполнителем.

Прием, первичная обработка документов и доставка непосредственному получателю (руководителю) осуществляется работниками канцелярии. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «конфиденциально»), проверяется правильность доставки, целостность документов. На полученном документе Канцелярией проставляется регистрационный штамп, и сведения о документе вносятся в регистрационно-контрольные формы – традиционные или электронные карточки, журналы входящей корреспонденции. Документы, адресованные Управляющему директору Общества, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения Общества предварительно рассматриваются помощником Управляющего директора, а затем направляются руководителю или в подразделение, исходя из содержания документа. Копии подписанных руководителем распорядительных документов согласно листу рассылки в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения. Передача документов между структурными подразделениями Канцелярией осуществляется через секретарей. Документы передаются с соответствующей регистрацией в РКФ.

Руководители структурных подразделений ОАО «ДВМП» обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. При необходимости размножения документа или других задержках до исполнителя доводится содержание документа и формулировка задачи или используется иная форма его информирования. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание(утверждение) руководством Общества или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяется необходимое количество экземпляров документа. На документ, рассылаемый по нескольким адресам, исполнитель готовит указатель на рассылку. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на оборотной стороне либо на свободных от текста местах. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах – традиционных или электронных карточках, журналах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Нижеуказанные входящие документы могут не регистрироваться:

• Рекламные материалы;

• Сообщения о совещаниях, конференциях их программы

• Печатные издания (книги, журналы, газеты)

• Подтверждения получения писем

• Письма, присланные в копии для сведения

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из других организаций, приказы Общества по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Документы из других организаций и от граждан, поступающие на рассмотрение Управляющего директора и директорам по направлению, а так же распорядительные регистрируются в Канцелярии. Протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются их секретариатом. Документы, создаваемые по направлениям деятельности Общества, регистрируются в структурных подразделениях в соответствии с требованиями настоящего положения. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в Канцелярии или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. Регистрация документов в электронном виде производится «Положения по корпоративному использованию среды Lotus Notes».

Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначает буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

Контроль исполнения обеспечивает руководитель подразделения или им назначенное должностное лицо, которое ведет учет контролируемых документов, а так же ход и состояния их исполнения. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. Они определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• С конкретной датой исполнения – в указанный срок

• Без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «срочно» - исполняются в 1-дневный срок

• Остальные – не позднее чем через 15 дней со дня получения

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении с указанием планируемой даты исполнения.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель информирует назначенное должностное лицо, для внесения изменений в РКФ. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящий руководитель или автор документа. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещения, работник, ответственный за исполнение документа, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем или назначенным должностным лицом, все контролируемые документы. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель или назначенное им должностное лицо, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в архив. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

В случае если исполнитель не отчитался в установленные сроки, то назначенное должностное лицо направляет ему напоминание, а в повторном случае – докладывает руководителю подразделения о неисполнении. Должностное лицо, назначенное руководителем для ведения учета контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения еженедельно готовит справку о состоянии исполнительской дисциплине. Контроль исполнения документов в электронной форме осуществляется путем постановки задачи исполнителям в соответствии с требованиями «Положения по корпоративному использованию среды Lotus Notes».

Список литературы

1. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2011

2. УПРАВЛЕНИЕ: Делопроизводство. /Электронный справочник. Руссобит-М, 2015.

3. Янковская В.Ф. Правила организации документооборота. //Справочник секретаря и офис-менеджера. 2013. № 7.

4. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. 2-е изд. — СПб.: Питер, 2013. (Серия «Современный офис-менеджмент»);

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . – М., 2012;

6. Ватолина М.В.Организация работы с документами" / Серия «Высшее образование». Ростов н/Д: Феникс, 2014;

7. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Сиганова Т.В. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2014;

8. Дёмин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2014.— 219 с;

9. Ларин М.В., Мингалеев В.С., Янковая В.Ф. Современные проблемы документационного обеспечеия управления (ДОУ) // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2013. №1;

10. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие. Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2012

11. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. Кудряева В.А. М.: ИНФРА-М, 2012. 592 с;

12. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2012;

13. Делопроизводство: Учебник для вузов / Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под общ, ред. проф. Кузнецовой Т.В. – М.: МЦФЭР, 2011. С. 50-59.

14. Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. 2011. № 3. С. 15.

15. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2012 – 408 с.

16. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2013. С. 125.

17. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

18. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

19. Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 22 августа 2004 г.)

20. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации

21. Федеральный закон от 8 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации

22. Трудовой кодекс Российской Федерации

23. Конституция Российской Федерации

Электронные ресурсы:

24. http://www.neologica.ru/

25. http://dogovorum.ru/

26. http://www.directum.ru

27. http://citforum.ru/ofis/ofis96/104.ru

28. http://www.edou.ru

29. http://bibliofond.ru

30. http://in-pu11.narod.ru

31. http://catalog.multiwork.org

32. http://www.fa.ru

33. http://eokd.tolgas.ru

34. http://www.gdm.ru

35. http://rg.ru/2006/02/07/deloproizvodstvo.ru

1 Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. 2011. № 3. С. 15.

2 Конституция Российской Федерации. [http: // garant.park.ru].

3 Трудовой кодекс Российской Федерации. [http: // garant.park.ru].

4 Федеральный закон от 8 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». [http: // garant.park.ru].

5 Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». [http: // garant.park.ru].

6 Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 22 августа 2004 г.) [http://allru.org/BPravo/DocumShow.asp?DocumID=96645].

7 Закон Российской Федерации «О языках народов Рос­сийской Федерации» № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.) [http://www.vcom.ru/cgi-bin/db/zakdoc?_reg_number=%D09100971].

8 Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (с изменениями от 9 мая 2005 г., 1 мая, 1 декабря 2007 г.) [http://www.garant.ru/law/12029354-000.htm].

9 Типовая инструкция по делопроизводству в федераль­ных органах исполнительной власти, утвержденная При­казом Федеральной архивной службой России № 68 от 27 но­ября 2000 г., [http://www.termika.ru/dou/docs/na68.html].

10 Государственная система стандартизации Россий­ской Федерации [http://www.gvozdik.ru/documents/501.html].

11 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система органи­зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [http://zakon.kuban.ru/nd2/2003-3/65st-03.shtml].

12 ГОСТ Р 51141- 98 Государственный стандарт Российской Федерации.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

13 Общероссийский классификатор управленческой докумен­тации (ОКУД) № 299 от 30 декабря 1993 г [http://doc.unicor.ru/classifiers/classifiers-OKUD.htm].

14 Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. 2011. №3. С. 11 – 16.

15 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998, с. 4. п. 37.

16 Лысенко Н. А., Сербиновский Б. Ю., Цветкова С. Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2012. С. 86 – 101.