1. Теоретические основы организации обслуживания деловых мероприятий

1. Основы организации обслуживания деловых мероприятий на предприятии общественного питания

В процесс организации деловых мероприятий входят:

- подбор места проведения мероприятия (в т.ч. за границей) и его оформление;

- создание сценария (плана-концепции) события;

- подготовка сметы;

- организация встречи, трансфера и размещения участников мероприятия;

- обеспечение участников мероприятия питанием (в т.ч. банкет, фуршет, кейтеринг);

- организация выездного досуга участников;

- предоставление в аренду сценического, звукового, светового и видеооборудования;

- обеспечение мероприятия ТВ, Интернетом, мобильной сотовой связью;

- организация работы обслуживающего персонала;

- обеспечение услугами перевода;

- приглашение и организация работы бизнес тренеров, спикеров, ключевых выступающих;

- работа со СМИ и другие.

Качественное выездное деловое мероприятие требует особой подготовки, только тогда оно будет успешным и даст тот результат, который был запланирован. В деле организации деловых мероприятий важна каждая деталь. Прежде всего, нужно определить цели предполагаемого клиентского мероприятия, подготовить его план, согласовать каждую его часть со всеми заинтересованными сторонами и донести важную информацию до всех участников готовящегося события, круг которых, как и роль каждого из них, стоит определить заранее. Затем предстоит детально проработать программу и сценарий события, расписанные поминутно. Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг, которое часто обозначается аббревиатурой MICE (Meetings, Incentives, Conference, Events).

Различают несколько видов деловых мероприятий:

Конференция – это деловое мероприятие в виде собрания представителей разных организаций, учреждений, сообществ, стран. Целью конференции является обсуждение и решение актуальных проблем. В ходе проведения конференции выступают докладчики с определенной темой, участники конференции активно обмениваются опытом, формулируют основополагающие тезисы и подводят итоги встречи.

Конференция может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, которые проводятся на расстоянии, что позволяет значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Организация конференций - сложный процесс, требующий квалифицированного подхода и четко поставленных задач. От того, насколько удачно выбран конференц-зал, организована работа вспомогательного персонала, спланировано проведение кофе-брейков и других немаловажных моментов, зависит успешность конференции. Также немаловажным аспектом любой конференции является размещение участников мероприятия, организация транспортного обслуживания, разработка культурно-развлекательной программы.

Также одним из видов деловых мероприятий являются международные, отраслевые, научные конгрессы, съезды, форумы и симпозиумы.

2. Семинар (бизнес-семинар). Представляет собой интерактивное практическое учебное мероприятие, направленное на обсуждение участниками тематических сообщений, докладов, рефератов и пр. По форме семинары делятся условно на две категории: открытые и корпоративные. Открытый семинар – тематический семинар, предлагаемый специалистам одного профессионального направления или всем желающим. В отличие от открытого, корпоративный семинар направлен, прежде всего, на цели повышения квалификации персонала компании-организатора.

3. Тренинг – краткосрочное мероприятие или несколько мероприятий, направленное на получение знаний, приобретение навыков, а также воспитание участников такого мероприятия. Тренинг представляет собой систематическую тренировку или совершенствование определенных навыков и поведения участников тренинга. Различают тренинг делового общения, тренинг продаж, поведенческий тренинг, тренинг чувствительности, ролевой тренинг, видеотренинг и др. Во время проведения деловых мероприятий для удобства приглашенных и экономии времени во время перерывов устраивают кофе-брейк, фуршет или обед в помещении рядом с местом проведения тренинга.

4. Выставка – показ достижений в области экономики, науки, техники, культуры, искусства и других областях общественной жизни. Обычно проводится в специальном выставочном зале, но может подойти и другое, достаточное по объему помещение. Особенности выставки – продолжительность (как правило, несколько дней), оригинальные стенды-декорации, широкое освещение в прессе, СМИ, наружной рекламе. В рамках выставки могут проходить конференций, семинары, мастер-классы, вечерние развлекательные программы.

5. Съезд дилеров, дистрибьюторов, партнеров – это собрание представителей разных организаций или групп населения, деятелей в какой-либо области. Съезд партнеров, дилеров часто проводится в загородном отеле или пансионате, в неформальной обстановке с деловой программой в первой половине дня (презентации, круглые столы, доклады) и спортивными и развлекательными мероприятиями во второй половине дня.

6. Презентация – представление общественности компании, продукта, услуги, новых достижений, итогов, выход на новый сегмент рынка. Презентации зачастую играют важную роль в продвижении новых товаров, особенно в торговых центрах, на выставках или на общественных мероприятиях, которые привлекают необходимую аудиторию. Организация презентаций нуждается в комплексном подходе, который будет учитывать все особенности представляемого продукта или услуги, а также проведенные маркетинговые исследования и аналитику. Основа любой презентации – оригинально разработанный сценарий, где отражаются все нюансы предстоящего мероприятия.

7. Прием – одна из форм внешней и внутренней жизни организации, заранее подготовленная, разработанная и обеспеченная руководством и специалистами по связям с общественностью для совместного проведения времени представителей фирмы-хозяина и гостей. На приемах деловые партнеры имеют возможность получить дополнительную информацию, расширить контакты. Для бизнесменов прием – это, прежде всего, продолжение служебной деятельности. На приемах происходит активный обмен мнениями, информацией, завязываются дружеские отношения, что очень важно в деловых контактах.

8. День открытых дверей – мероприятие, которое позволяет всем желающим ознакомиться с деятельностью фирмы, ее планами, задать руководству интересующие вопросы. Предполагается приглашение сотрудников для близкого знакомства. В иностранных компаниях для всех желающих проводятся экскурсии по фирме: сопровождающий рассказывает об истории создания и основных направлениях деятельности фирмы, о ее социальной значимости для общественности.

9. Круглый стол – одна из форм совместного обсуждения идей, проблем, ситуаций, имеющих значение для широких кругов общественности. Участниками круглого стола являются авторитетные представители науки, бизнеса, деловых кругов, общественных и государственных организаций. Участие в круглых столах руководителей коммерческих компаний и других организаций, спонсорство их проведения способствуют повышению имиджа и популярности компании. Как правило, проведение мероприятия такого формата получает широкий общественный резонанс. Для журналистов присутствие на подобном мероприятии удобно тем, что в одном месте они могут узнать мнение разных сторон о поставленной проблеме.

10. Выставка – показ достижений в области экономики, науки, техники, культуры, искусства и других областях общественной жизни. Выставки являются важным, универсальным и высоко рентабельным инструментом бизнеса. Это неотъемлемая часть общего комплекса маркетинговых коммуникаций.

11. Специальные мероприятия (шоу-маркетинг, event-маркетинг)– специальные программы продвижения товаров и услуг в рамках рекламных шоу. Цели: создание известности и популярности PR-объекту в форме сценического зрелища, концерта, действия с участием известных актеров, спортсменов, политиков и т.д.

Среди деловых мероприятий и специальных событий выделяют мероприятия для прессы:

1. Пресс-конференция – это встреча журналистов с представителями учреждений, компаний, организаций или отдельными персонами с целью информирования общественности по актуальным вопросам определенной тематики, предусматривающая сессию вопросов-ответов. Пресс-конференцию проводят, как правило, в случае возникновения необходимости в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. Также пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло к руководству компании много вопросов, в преддверии или окончании какого-либо мероприятия (события). Продолжительность пресс-конференции составляет в среднем от 30 до 50 минут.

2. Пресс-ланч – мероприятие для ограниченного числа представителей СМИ, являющихся наиболее важными для компании. Со стороны компании участвуют первые лица. Для проведения мероприятия выбирается удобно расположенное место с высоким уровнем обслуживания. Небольшое количество присутствующих журналистов и непринужденная атмосфера дает каждому из них возможность индивидуального общения с первыми лицами компании. Благодаря точечному общению с представителями средств массовой информации достигается высокая степень эффективности и гарантированный результат такого мероприятия. Индивидуальная работа с приглашенными журналистами ведется как до (личное приглашение, выявление интересующих вопросов и тем), так и после мероприятия (предоставление дополнительной информации, организация дополнительных встреч, интервью). Данное мероприятие используется для поддержания лояльности ключевых изданий.

3. Брифинг – короткая, сжатая во времени встреча официальных лиц, представляющих государственные или коммерческие структуры с представителями СМИ, на которой сообщается новость, излагается позиция по определенному вопросу. Сообщение на брифинге носит односторонний характер с иллюстрацией конкретных фактов. В отличие от пресс-конференции, брифинг имеет более сжатую, краткую форму подачи информации. Продолжительность брифинга составляет в среднем 15-20 минут. Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу немедленно в СМИ. Также брифинг используется для сообщения запланированных сенсаций (т.е. новостей, рассчитанных на неожиданность, эмоциональное восприятие, на эффект).

4. Пресс-тур – мероприятие для прессы, связанное с переездом журналистов в другой географический пункт. Как правило, программа пресс-тура предусматривает экскурсию, а также может включать как пресс-конференцию, так и брифинг. Это может быть поездка на предприятие, находящееся в другом регионе, так и экскурсия на производство или выезд на курорт. Конечная цель проведения пресс-тура состоит в повышении лояльности и поддержании позитивного имиджа компании среди целевых аудиторий.

5. Прием – одна из форм внешней и внутренней жизни организации, заранее подготовленная, разработанная и обеспеченная руководством и специалистами по связям с общественностью для совместного проведения времени представителей фирмы-хозяина и гостей. На приемах деловые партнеры получают возможность получать дополнительную информацию, углублять и расширять контакты. Для бизнесменов прием – это, прежде всего, продолжение служебной деятельности. На приемах происходит активный обмен мнениями, информацией, завязываются дружеские отношения, что очень важно в деловых контактах.