1. Цели и задачи проекта

Цель исследования: оценка рациональности использования сотрудниками предприятия рабочего времени и выявление резервов повышения эффективности трудовой деятельности.

Задачи исследования:

1.             Определение структуры рабочего времени каждого сотрудника (продолжительности отдельных видов затрат времени).

2.             Составление фактических балансов рабочего дня путем группировки затрат времени по различным категориям.

3.             Анализ затрат времени сотрудников.

4.             Сравнительный анализ работы сотрудников, имеющих сходные рабочие задачи, и выявление способов увеличения эффективности труда.

5.             Оценка организационно-технических условий рабочих мест и их влияния на затраты рабочего времени сотрудников.

Методы исследования

Оценка эффективности работы сотрудников осуществляется при помощи следующих методов:

·        наблюдение фактического функционирования сотрудников банка;

·        анализ рабочего поведения в реальной деятельности;

·        самонаблюдение сотрудников;

·        беседы с сотрудниками и руководителями исследуемых структурных подразделений;

·        анкетирование по опроснику «Самооценка рациональности трудовой деятельности».

2. Содержание работ и этапы выполнения

Общая продолжительность работ составляет 5 недель. Руководством предприятия утверждается Календарный План проведения исследования (во время проведения ФРВ сотрудники функционируют в штатной рабочей обстановке, не выполняя срочных дополнительных поручений, работы с отчетностью и др.).

Проведение исследования методом ФРВ имеет ряд этапов:

Этап 1. Подготовительная работа.

• Ознакомление с задачами исследуемых отделов и определение параметров анализа трудовой деятельности. Ознакомление с сотрудниками и их рабочими местами, характером и условиями трудовой деятельности. Изучение должностных инструкций сотрудников и составление Классификатора затрат рабочего времени каждого сотрудника. Пополнение классификатора списком дополнительных поручений сотрудника, имеющих высокую частотность. Определение элементов работ, подлежащих фиксации: рабочих задач и рабочих операций. Разработка бланков наблюдения (наблюдательных листов) и бланков самофотографии (хронокарт).

• Информирование персонала о целях ФРВ, инструктаж по проведению самофотографии сотрудниками (правил заполнения хронокарт рабочего дня). Присутствие наблюдателя в непосредственной близости от объекта наблюдения – режим открытого наблюдения за сотрудниками предприятия - несет психологическое воздействие на исследуемых. Это вызывает демонстрацию сотрудниками социально желательного поведения, искажение действительных временных затрат на выполнение рабочих операций. С целью повышения достоверности полученных результатов с сотрудниками проводится разъяснительная работа, наблюдателями устанавливаются доброжелательные отношения с сотрудниками. Проведение ФРВ в течение достаточного по протяженности срока позволяет снять психологическое напряжение сотрудников, поскольку у служащих происходит адаптация к присутствию наблюдателя, и они демонстрируют свое естественное поведение. Более того, задачей подготовительной работы является мотивирование сотрудников на выявление рациональных приемов их деятельности.

Выбор оснований классификации затрат времени

Определение единой классификации затрат рабочего времени и присвоение индексов

Н – фактическая продолжительность смены (рабочего дня) сотрудника.

Все рабочее время (Н) подразделяется на время работы и время перерывов.

Время работы = время выполнения рабочих задач (ОП – оперативное время)+ подготовительно-заключительное время (ПЗ) (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок себя и рабочего места после работы+ непроизводительная работа (НР) - работа, не имеющая продуктивного результата (ожидания: ожидание руководителей подразделений при визировании, ожидание служебного транспорта при организации выезда в стороннюю организацию, ожидание подсобного рабочего и дорога к контрагентам).

ПЗ = ОО (время организационного обслуживания рабочего места: сортировка бумаг, ведение планинга, органайзера) + ТО (время технического обслуживания рабочего места: включение и выключение ПК и др. техники).

Время перерывов = время регламентированных перерывов (ОТ – обеденный перерыв) + время нерегламентированных перерывов (ПО и ПР).

ПР – время нерегламентированного отдыха и личных надобностей, нарушения трудовой дисциплины (беседы на личные темы и посторонние телефонные разговоры, опоздания и преждевременный уход с работы, самовольные отлучки с рабочего места без производственной необходимости).

ПО – перерывы, не зависящие от работника - по организационно-техническим причинам:

- недостатки организации труда (помехи, нелогично или непропорционально использованное время: вызов к руководителю для выдачи дополнительных поручений во время выполнения срочной рабочей задачи, что ведет к отвлечению от текущей работы);

- технические аварии (сбои в работе компьютерных систем, неполадки оргтехники и др.).

Таким образом, потери рабочего времени фиксируются в таких затратах как ПО (перерывы по организационно-техническим причинам), ПР (время нерегламентированного отдыха и личных надобностей, нарушения трудовой дисциплины), НР (непроизводительная работа).

С помощью ФРВ выясняется, на каких этапах трудового процесса происходят потери рабочего времени, и чем они вызваны: неэффективностью организации труда или недобросовестностью сотрудников. Соответственно, чем больше выявлено ненормируемых затрат рабочего времени, тем больше резервы повышения производительности труда.

ПВ – перекрываемое время – время, в течение которого выполняется сразу более одной операции, в итоге выполнение одной операции может быть еще не закончено, а уже начинается выполнение другой операции, то есть это время выполнения двух или более операций одновременно. Умение сотрудника работать в режиме перекрываемого времени позволяет ему выполнять несколько рабочих задач практически одновременно, и, следовательно, увеличивает производительность трудовой деятельности. Такое умение говорит о способности сотрудника распределять внимание и достигать оперативности в решении текущих задач.

Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты трудовой деятельности, чаще всего содержит большой объем перекрываемого времени, что является оптимальным способом организации труда.

Этап 2. Проведение ФРВ и СФРВ.

Применение параллельно ФРВ и СФРВ имеет целью привлечение работающих к изучению трудового процесса и дает весомый источник совершенствования организации труда. В то же время, СФРВ не дает представление о потерях рабочего времени по вине самого служащего, поэтому наряду с СФРВ рационально проведение и ФРВ.

Фотография рабочего времени каждого отдела представляет собой вариант групповой (изучение работы нескольких исполнителей, но не более трех) или индивидуальной фотографии, проводимой психологом-наблюдателем в течение одной рабочей недели (5 рабочих дней), в зависимости от специфики размещения сотрудников в рабочих кабинетах и характера трудовой деятельности (разъездной или внутри организации).

Параллельно в течение двух рабочих недель (10 рабочих дней) сотрудником предприятия проводится индивидуальная самофотография рабочего времени. Применение этой процедуры обосновано тем обстоятельством, что трудовой процесс служащих имеет скрытые фазы, которые могут быть выявлены только при участии в изучении самого исполнителя.

Выбранный отрезок времени наблюдения достаточен, чтобы достоверно охарактеризовать структуру рабочего времени сотрудников, установить удельный вес отдельных затрат рабочего времени и простоев. С целью повышения надежности результатов исследования наблюдателями в течение второй недели проводится выборочное наблюдение за сотрудниками.

Фотография рабочего времени наблюдателем-психологом осуществляется как замер (с помощью часов) и фиксация в наблюдательных листах всех рабочих операций сотрудников. Наблюдательный лист (см. в приложении Форма 1.) представляет собой таблицу, в которую записывают собственно действие и время окончания его выполнения. Затем проводятся расчеты путем вычитания предыдущего текущего времени из последующего.

С целью повышения достоверности заполняемых сотрудниками самофотографий, наблюдатели периодически помогают членам своей группы вести записи в хронокарте (см. в приложении Форма 2.), напоминают о необходимости ее заполнения.

Этап 3. Обработка результатов. Обработка наблюдательных листов и хронокарт самофотографий проходит по памятке «Классификация затрат рабочего времени», где каждой группе затрат присваивается условное обозначение (индекс). Затем на основе наблюдательных листов и самофотографий сотрудника составляются:

1)      Сводная карта рабочего времени сотрудника (см. Форма 3.). Данная форма составляется на основе данных ФРВ и СФРВ всего периода наблюдения. В ней представлено время выполнения отдельных, наиболее частотных рабочих операций, относящихся к рабочим задачам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников. В таблице указано минимальное и максимальное время выполнения данной операции, что позволяет проанализировать рациональность временных затрат сотрудником. В данной таблице высчитаны средние арифметические показатели продолжительности выполнения каждой операции и процент их продолжительности по отношению к среднестатистическому рабочему дню сотрудника (средняя фактическая продолжительность рабочего дня в течение 10 рабочих дней). Данная аналитическая форма демонстрирует удельный вес отдельных затрат рабочего времени и простоев, выявление наиболее затратных операций и видов работ, определение тех приоритетов, которые сотрудник ставит перед собой в работе.

2)      Фактические балансы рабочего времени сотрудника путем группировки затрат времени по различным основаниям.

Сводная карта ФРВ и СФРВ отдела (см. Форма 4.), в которой сгруппированы для сравнения между собой данные всех сотрудников отдела. В карте отражен баланс рабочего времени сотрудника по каждому дню ФРВ и СФРВ с указанием индекса в соответствии с классификатором затрат рабочего времени. Таблица позволяет выявить фактическую продолжительность каждого рабочего дня и уровень соответствия его норме (переработка, недоработка, норма). Также зафиксированы все затраты времени: время работы (ОП – оперативное время, ПЗ – подготовительно-заключительное) и время перерывов (ОТ – обеденный перерыв, ПО – перерывы по организационно-техническим причинам, ПР – перерывы по причине нарушения трудовой дисциплины). Наличие НР (непроизводительная работа) и ПВ (перекрываемого времени) позволяет судить о профессионализме сотрудников, продуктивности использования ими времени.

Итоговый баланс рабочего времени каждого сотрудника (Форма 5.) – представляет собой среднеарифметические результаты по итогам недели ФРВ: Разнесение всего рабочего времени по различным основаниям (по направлению работы, по месту приложения работы, по функции работы, по форме работы, по объекту воздействия) проводится для выделения наиболее затратных видов трудовой деятельности. Данный баланс составлен в минутах и в процентах по отношению к средней продолжительности фактического рабочего дня сотрудника в течение недели наблюдения.

Анализ затрат рабочего времени руководителя (Форма 6.). Данная форма позволяет зафиксировать временные затраты руководителей отделов, отражают специфику исполнения ими управленческих функций (организация работы подчиненных, планирование, контроль, мотивирование, оценка и др.). Сопоставление данных по этим формам дают возможность выявить более успешного руководителя (из руководителей исследуемых отделов) в плане организации работы отдела, особенности его взаимодействия руководства с сотрудниками.

Этап 4. Анализ результатов.

·        определение факторов, влияющих на выполнение рабочих задач и операций;

·        выявление нерациональных приемов трудовой деятельности;

·        определение оптимального состава трудовых операций;

·        расчет фактического коэффициента использования рабочего времени;

Формула расчета фактического коэффициента использования рабочего времени:

_{К факт =} (ОП+ ПЗ+ПВ) – (НР+ПР + ПО) ₊ (Н-Н _норма ) _* 100 % ₌

(Н-ОТ) Н _норма

·        определение размеров потерь рабочего времени и расчет коэффициента возможного уплотнения рабочего дня.

Формула расчета коэффициента возможного уплотнения рабочего дня:

К упл=НР+ПР+ПО

Расчет данного коэффициента позволяет зафиксировать резервы повышения производительности труда.

Этап 5. Выработка рекомендаций по повышению результативности трудовой деятельности сотрудников исследуемых подразделений.

Анализ работы сотрудников, имеющих сходные рабочие задачи, и выявление способов увеличения эффективности труда.

Оценка организационно-технических условий рабочих мест и их влияния на затраты рабочего времени сотрудников.