3. Дополнительные приемы работы и задачи
Создание архива уволенных.
В таблице РАБОТА записи, относящиеся к уволенным сотрудникам, помечаются нулевым значением в поле Оклад. Имеет смысл периодически удалять записи, относящиеся к уволенному сотруднику из таблицы РАБОТА, а также связанные записи в таблицах ДЕТИ и ЛИЧНАЯ и перемещать их в архивную базу данных.
Задача 1. Создать архив уволенных.
Эта задача по сложности является нетривиальной, и лучше всего ее решать написанием модуля - программы на языке Visual Basic. Решим ее без программирования.
Архив уволенных можно хранить в отдельных таблицах в той же или в другой базе данных. Выберем последнее.
Общая последовательность работы может быть следующей:
Создать пустую базу данных Архив_уволенных.
В таблице РАБОТА найти записи уволенных (т. е. записи, содержащие нули в поле Оклад) и создать таблицу Работа_уволенных (запрос на создание таблицы).
Создать таблицу Личная_уваленных, выбрав из таблицы ЛИЧНАЯ только те записи, в которых значения поля КодСотр равны кодам в таблице Работа_уволенных.
Примечание. Хранить информацию о детях уволенных необязательно.
Добавить в таблицу Работа_уволенных из таблицы РАБОТА все записи истории перемещений уволенных сотрудников (запрос на добавление).
Удалить записи уволенных из таблиц РАБОТА, ЛИЧНАЯ, ДЕТИ (запрос на удаление).
Экспортировать или копировать созданные таблицы Личная_уволенных и Работа_уваленных в базу Архив_уволенных. Установить связи между таблицами.
Удалить таблицы Личная_уволенных и Работа_уволенных из базы КАДРЫ.
Более подробный порядок работы:
1. Создайте новую базу.
1.1. Откройте второй экземпляр MS ACCESS и выберите команду Новая база данных. Определите ее место расположения (диск, папка) и задайте имя - Архив_уволенных.
1.2. Вернитесь в окно MS ACCESS, в котором открыта база КАДРЫ.
2. Создайте таблицу Работа_уволенных. Для этого:
2.1. В окне базы данных для объекта Запросы нажмите кнопку Создать, затем - Конструктор.
2.2. Добавьте в окно конструктора таблицы РАБОТА, ЛИЧНАЯ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ.
Примечание. Во избежание непредсказуемых возможных ошибок используйте на этапе отладки копию таблицы Работа.
2.3. В бланк запроса перетащите следующие поля: из таблицы ЛИЧНАЯ - ФИО;
из таблицы РАБОТА - КодСотр, ДатаРаб, ДатаПрик, НомПрик, КодПодразд, Должность, Оклад; из таблицы ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ - НаименПолн.
2.4. В поле КодСотр в строке Сортировка выберите По возрастанию.
2.5. В поле Оклад в строку Условие отбора введите: =0 (равно нулю).
2.6. Проверьте правильность работы запроса: кнопка Вид Режим таблицы.
2.7. Вернитесь в режим конструктора и выберите пункт меню Запрос Создание таблицы (рис.4), задайте имя таблицы - Работа_уволенных.
Рис.4. Вид окна конструктора запроса на выборку
2.8. Нажмите кнопку Запуск для создания таблицы.
2.9. Сохраните запрос с именем Увольнение.
2.10. Закройте конструктор. На вкладке Запросы появится запрос с именем Увольнение, помеченный слева значком На вкладке Таблицы появится таблица с именем Ра6ота_уволенных, в которой должны находиться последние записи о работе для каждого уволенного.