13. 2) Документ (від лат. Взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.

       Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

       Документи поділяють за такими основними ознаками:

¨     за назвою -  наказ, протокол, статут, акт, довідка;

¨     за походженням -  службові та особисті;

¨     за місцем складання - внутрішні та зовнішні;

¨     за напрямком - вхідні та вихідні;

¨     за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;

¨       за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні,

фото- та  кінодокументи;

¨     за стадіями створення - оригінали та копії;

¨       за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;

¨       за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.

В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:

¨  організаційна – положення, правила, статути, інструкції;

¨  розпорядча – розпорядження, постанови, накази;

¨  довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;

¨  з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування,  автобіографії,  резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;

¨  офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян,  розписки та доручення.

1) Функції документа

Головні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпе¬чення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Загальні функції

Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.

Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції

Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова — за документом закріплена юридична сила.

Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

ГОЛОВНА ФУНКЦІЯ - Найбільш узагальнююча функція, Полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду. Інформаційна функція - Полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань

Комунікативна функція - Полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва

Управлінська або регулятивна

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція

Правова функція

Загально-культурна функція

Гедонічна функція - Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу.

Статистична функція - Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації

Функція історичного джерела - Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства

14. Заява - це письмове прохання, оформлене за певним взірцем, яке подають на ім'я офіційної особи або до установи чи організації з метою реалізації прав або захисту інтересів. Заяву пишуть власноручно в одному примірнику. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, за походженням - особисті й службові, за складністю - прості й складні (умотивовані). Склад і оформлення реквізитів заяви: 1. Адресат. Відомості про адресата подають праворуч на відстані 92 мм, вказуючи назву організації або посадовця, кому адресовано заяву, в давальному відмінку. Ректорові Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова академікові АПН України Андрущенкові В. 77. 2. Адресант. Відомості про заявника розміщують під реквізитом адресат, у зовнішній заяві - прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку, домашня адреса; у внутрішній заяві - посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без прийменника від).

ЗАЯВА

Прошу призначити мене на посаду заступника директора Інституту української філології з 01 вересня 2010 року. Додаток:

1. Трудова книжка.

2. Копія диплома.

3. Рекомендаційний лист.

28.08.2010 Власноручний підпис

Директор Інституту

української філології Власноручний підпис Г. Ф. Семенюк

28.08.2010

15. Види характеристик: Характеристики прийнято ділити на два види зовнішні і внутрішні. У назві закладено принцип їх застосування. В межах підприємства використовують внутрішні характеристики. Їх цілі і завдання спрямовані на визначення найкращої кандидатури:

• для прийняття рішення про переміщення працівника по кар’єрних сходах;

• для переведення з одного підрозділу підприємства в інше;

• для оголошення подяки і преміювання;

• для інших випадків, коли потрібне якісне порівняння працівників організації.

Характеристика на працівника, яка складається для пред’явлення в інші організації, називається зовнішньою. Вона може складатися, як на прохання працівника із зазначенням установи, куди вона потрібна, так і на вимогу сторонніх організацій. До їх числа відносяться:

• банки (при видачі кредитів);

• військкомати (при призові на військову службу);

• муніципальні державні органи (у разі необхідності).

16. Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Автобіографія характеризується незначним рівнем стандартизації. Основні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Реквізити автобіографії:

1-й обов'язковий реквізит автобіографії - Назва виду документа.

2-й обов'язковий реквізит автобіографії - Текст, у якому зазначаються:

- Прізвище, ім’я, по-батькові;

- Дата народження;

- Місце народження;

- Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

- Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

- Відомості про громадську роботу.

- Короткі відомості про склад сім’ї.

- Адреса проживання та контактний телефон.

3-й обов'язковий реквізит автобіографії Дата написання.

4-й обов'язковий реквізит автобіографії Підпис.

Заголовок („Автобіографія”) пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч. Автобіографія має дві форми:

- автобіографія-розповідь – з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей.

- автобіографія-документ – з точним поданням фактів.

Автобіографія – обов’язків документ особової справи.

17. 1. Резюме повинно мати яскраво виражену структуру і просту мову викладу. Працедавець повинен витратити мінімум часу на перегляд резюме і ухвалення рішення по ньому. В тексті повинні впадати в очі ваші ключові здібності, досягнення, досвід. 2. Резюме повинно бути правильно оформлене. Читаючи його, не повинна розсіюватися увага. Необхідно поєднувати акуратні пробіли, рівні поля і не нехтувати абзацами. Друкувати резюме краще на лазерному принтері – так ваш текст виглядатиме більш презентабельно. 3. Резюме повинно бути коротким. Оптимальний об´єм – 1 сторінка. Зупиняйтеся детально на вашому досвіді за останні 5-7 років. Обов´язково висловлюйте думки грамотно, уникайте другорядних деталей. 4. Резюме повинно бути продуманим. Його зміст повинен повністю відповідати напряму роботи, на яку ви претендуєте. Якщо ви можете і хочете претендувати на різні посади, відправляйте декілька резюме, кожне з яких повинне відповідати окремій посаді. 5. Резюме повинно бути доказовим. Покажіть результати вашої останньої роботи, використовуючи числа і відсотки; покажіть реальний результат вашої діяльності. 6. Резюме повинно бути точним. Остерігайтеся загальних фраз і зайвих визначень. 7. Резюме повинно бути акуратним. Вказуючи на свій позитивний досвід, не перебільшуйте і не вихваляйтеся.

18. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні. Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів. В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину. Службові листи можна починати такими зверненнями: “Шановний Іване Васильовичу!”, “Пане Гарат!”, “Шановний пане Гуцуляк!”, “Шановні панове!”. Продовжують більшість листів такими словами: “У зв’язку з...”, “Відповідно до ...”, “Як відомо...”, “Прошу...

Види листів:

• інформаційні листі;

• рекламні;

• листи-запрошення;

• супровідні;

• листи-повідомлення;

• гарантійні листи;

• ініціативні листи.

20.. Це документ, в якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ). Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією й подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті.За функціональним призначенням і терміном подання відносно події прес-релізи поділяють на: прес-реліз анонс (мета – ознайомити з подією, задовго до події), прес-реліз запрошення (мета – запросити на захід, за кілька днів до події), прес-реліз інформація (мета – висвітлити події, що відбуваються, одночасно з подією), прес-реліз резюме (мета – підбити підсумки події, визначити перспективи на майбутнє, після закінчення події). Він повинен бути лаконічним, ємним, логічним

Вимоги до прес-релізу:

• обсяг – 1-2 сторінки;

• простий за формою, інтригуючий заголовок;

• перевага надається дієсловам активного стану;

• уникати жаргону;

• не зловживати малозрозумілими та вузьконауковими термінами.

19. Це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар або спеціально призначена особа. Текст протоколу складається з двох частин: вступноїтаосновної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить такі частини:

• слухали;

• виступили;

• ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається. Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ. У розділі УХВАЛИЛИповністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й революційної частини.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).

3. Дата засідання.

4. Номер.

5. Гриф затвердження (якщо потрібно0.

6. Текст.

7. Підписи голови й секретаря.

Витяг з протоколу (выписка).

Це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок протоколу.

3. Номер протоколу.

4. Дата протоколу.

5. Текст витягу.

6. Дата видачі витягу.

7. Підпис секретаря або голови засідання.

8. Печатка.

21. Службова записка– це різновид записок, який близький до доповідної та пояснювальної, однак відрізняється від них тим, що призначений для вирішення поточних питань, які виникають у процесі внутрішньої діяльності організації та її структурних підрозділів. За допомогою службової записки автор – зазвичай підлеглий керівник середньої ланки або відповідальний за виконання певної роботи працівник – звертається до вищої за рангом посадової особи чи особи, яка є відповідальною за виконання певного фронту робіт. За окресленою специфікою службові записки близькі до таких видів документів, як рапорт (зазвичай використовується у силових відомствах і організаціях збройних сил) та подання (використовується як форма звернення з якихось питань до вищого керівництва або до вищої організації).Формуляр-зразок і структура тексту службової записки збігаються із тими, що притаманні доповідній записці.

22. Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Ста­тистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених дру­карським способом бланках, текстові — на звичайному па­пері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.

Схема звіту така:

*.. У заголовку, крім слова Звіт, подаються відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи.

2. У вступній частині вказується коло завдань, які було поставлено перед організацією чи установою за звітний пе­ріод.

3. Наступна частина звіту має містити точний опис вико­наної роботи із зазначенням позитивних і негативних при­кладів.У звіті мають бути висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє.

4. Підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт.

5. Дата складання звіту.

6. Печатка установи (якщо це потрібно).

Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу й містити вичерпні відпо­віді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його мати­муть заголовки, які повинні бути короткими й відповідати змістові.Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити вис­новки, намітити перспективи.План — це заздалегідь накреслена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін здійснення їх.Слово план ще може означати порядок розміщення час­тин якого-небудь викладу, його композицію.

За терміном виконання плани поділяються на:

■Ф- перспективні (охоплюють декілька років);

-ф- річні (календарний, фінансовий, навчальний);

•Ф- піврічні (семестрові);

•ф- квартальні;

-ф- місячні;

-ф- тижневі;

-ф- щоденні.

Зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов'язкових час­ти "

• зміст роботи;

• термін виконання;

• відповідальні за виконання.

Плани підписуються особами, що відповідають за їх ви­конання, або керівником установи.

23. Рецензія – складений фахівцем критичний відгук на твір (науковий, художній, публіцистичний), що містить зауваження, пропозиції та висновки.Метою рецензії рукопису зазвичай є рекомендація твору до друку.Мета рецензії опублікованого твору– складення йому аргументованої фахової оцінки.

Реквізитирецензії такі:

Назва документа (Рецензія на…).

1. Зазначення у назві:

   • заголовка рецензованої роботи та її обсягу (…рукопис посібника «Тестові завдання з української мови. 5 клас», обсяг – 100 с. комп’ютерного набору,…);

   • прізвище та ініціали автора рукопису (…автор - В.Ф.Жовтобрюх);

   • для виданих творів - видавництво та рік публікації (Харків: «Ранок», 2000).

2. Текст, що містить:

• загальну характеристику теми аналізованої роботи та порушеної в ній проблеми, обґрунтування її актуальності, мотивації створення;

• стислий виклад змісту роботи;

• критичні зауваження, пропозиції;

• висновки.

Підпис рецензента, завірений печаткою.

Дата.

Основні вимоги до рецензії: науковість, об’єктивність, недвозначність у висвітленні думок, доброзичливість, обґрунтованість висновків.

Анотація. Це коротка характеристика змісту книги, статті, рукопис­ного тексту тощо. У ній наводяться найважливіші питання ро­боти, викладається її зміст і дається оцінка. Анотація допома­гає під час добору й вивчення літератури з будь-якого питан­ня, скорочує час на ознайомлення зі змістом самої праці.Може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних.У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу.  Відгук. Це документ, що містить висновки уповноваженої особи (або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на роз­гляд вистави, фільму, творів мистецтва, рукописних робіт та інше.

24. Типи договорів: цивільно-правовий; договір купівлі-продажу; договір постачання; договір підряду; договір про спільну діяльність; установчний договір.

25. Контракт— це особлива форма трудового договору, в якому термін його дії, права та обов'язки і відповідаль­ність сторін (зокрема матеріальна) матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови ро­зірвання договору встановлюються угодою сторін. Сто­ронами в контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівник.

Реквізити контракту такі:

1. Назва документа зі стислим обґрунтуванням його призначення (на виконання обов'язків..., на управління підприємством тощо).

2. Дата й місце підписання.

3. Орган, що наймає керівника.

4. Посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кого наймають.

5. Текст.

6. Підписи сторін в укладанні контракту.

7. Печатка.

Трудова угода– це документ, що укладається між організаціями і працівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.

Реквізити:

- назва документа (трудова угода);

- дата і місце складання;

- перелік сторін, що уклали угоду;

- зміст угоди із зазначенням обов’язків виконавця і замовника;

- юридичні адреси сторін;

- підписи сторін;

- печатка підприємства або організації.

Укладається в кількох примірниках, один з яких видається виконавцеві, а інші зберігаються у справах організації-замовника.

Контракт може укладатися як з ініціативи керівника підприємства, установи, так і особи, що наймається на роботу. Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України контракт укладається у письмовій формі його підписують роботодавець і працівник, якого наймають на роботу за контрактом За згодою працівника копію укладеного з ним контракту може бути передано профспілковому чи іншому органові, уповноваженому працівником представляти його інтереси, для здійснення контролю за дотриманням умов контракту. Усі умови контракту обов'язково погоджують боку Його оформляють у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу і зберігаються у кожної із сторін контракту. Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами в контракті.Контракт може бути змінений лише за згодою сторін, складеної у письмовій формі. Контракт є підставою для видання наказу про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін.

26. Таблиця - це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розмішених у певному порядку й за графами. Таблиця має бути компактною і наочною. Матеріал у ній має бути систематизованим, головна роль відводиться цифрам. У таблицях не використовують дієслівних форм, прислівників. Найчастіше вживають слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

1. номера; 2) тематичного заголовка; 3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться); 4) основної частини, що містить графи й рядки; 5) приміток, що виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Список - це реєстрація предметів, осіб, документів, що складається у певному порядку. Найпоширенішим є алфавітний список, що являє собою перелік кого-небудь або чого- небудь за алфавітом. У списку осіб ім'я та по батькові пишуться після прізвища. Перелік - це перерахування предметів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми й вимоги.

Отже, список і перелік - дуже близькі документи, що різняться за призначенням.

Список і перелік мають такі реквізити: номер,тематичний заголовок, основну частину. Накладна- це обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей. До накладної входить: 1) назва (угорі посередині великими літерами - слово НА КЛАДНА від ...№...); 2) підстава для видачі накладної; 3) назва установи або прізвище, ім'я, по батькові приватної особи, якій видано накладну; 4) назва або штамп, адреса, телефон, поточний рахунок установи, яка видала накладну; 5) позначення кожної графи: а) назви предметів; б) ґатунок; в) розмір; г) одиниця виміру; ґ) номенклатурний номер; д)кількість (за вимогою, видано); є) вартість; є) сума вартості; 6) підпис керівника установи й головного бухгалтера; 7) дата; 8) підписи тих, хто видав і одержав накладну; 9) печатка або штамп установи.

27. Акт - це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають під час прийому- передачі справ, після переобліку, при проведенні випробувань нової техніки, здачі об'єктів, нещасних випадках.

Акти - це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій. Вони оформлюються комісією, що її створює керівник установи, організації чи підприємства. Текст акта має дві частини: вступну і констатуючу. У вступній після слова Підстава дається посилання на документ або усне розпорядження посадової особи. Після слова Складений перелічують осіб, які складали акт або були присутні під час його складання з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувала комісія, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії подаються у алфавітному порядку. Перелічуються також прізвища, ініціали та посади присутніх (якщо вони були). У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки. У кінці акта (перед підписами) зазначають, у скількох примірниках складено акт і де вони зберігаються. Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

28. Доручення- це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.

Розписка- письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передання й отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей. Розписки бувають службові і особисті. Особисту розписку складають тоді, коли одна особа отримує якісь матеріальні цінності від іншої, службову — коли представник установи одержує документи чи товарно-матеріальні цінності від іншої організації. До розписки входять такі реквізити:

1. Прізвище, ім'я, по батькові та посада того, хто дає розписку,

2. Посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кому дається розписка.

3. У чому конкретно дано розписку (обов'язково слід зазначити точне найменування матеріальних цінностей, предметів).

4. Дата й підпис того, хто отримує цінності.

Якщо передаються суми грошей, у розписці вказують адресу, номер і серію паспорта того, хто їх отримує. Грошові суми пишуться словами, а в дужках—цифрами: в сумі п 'ять тисяч шістсот двадцять (5 620) гривень. Підпис особи, що дає розписку, засвідчується нотаріальною конторою. Розписка пишеться лише в одному примірнику. Ніякі виправлення в ній неприпустимі.

29. Наказом називається розпорядчий документ, що видається ке-рівником підприємства чи установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компенсації. Наказ видають для вирішення основних і оперативних питань. При виданні наказів потрібно дотримуватися низки вимог і правил, щоб документ забезпечував його юридичну повноцінність. Спочатку потрібно укласти проект наказу, погодити його з усіма зацікавленими особами (чи організаціями). Накази видає керівник з усіх питань, що входять до його компе-тенції. У тексті наказу вказують терміни його дії. Скасувати наказ може лише вповноважена особа чи інстанція. Усі накази здебільшого поділяють на дві групи:

1)         накази про особовий склад, 2)         накази із загальних питань.

Накази про особовий склад оформляють призначення, перемі-щення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохо-чення, нагороди, стягнення тощо. Накази із загальних питань (їх називають ще наказами з питань основної діяльності) поділяють на: а)         ініціативні накази ( вони видаються з метою оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприєм ства); б)         накази на виконання розпоряджень вищих органів (вони вида ються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних під розділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумуванні діяльності установ, затвердженні планів тощо).