5. Коммуникации в организациях

Организационные коммуникации - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.

Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля.

Коммуникации как явление представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, принципы, закономерности, положения) отношений между людьми в рамках организаций при выполнении ими закрепленных функций, процедур и операций, а также систему документооборота.

Коммуникации как процесс - это фактические отношения работников друг к другу, к клиентам, поставщикам, потребителям и, кроме того, между человеком и информационными отношениями.

Теория организации рассматривает коммуникации между организацией и внешней средой, между подразделениями компании, между работниками подразделений по уровням производства и управления, неформальные.

Формы и методы коммуникаций

Традиционно выделяют две формы коммуникаций — вербальную и невербальную.

Вербальная коммуникация - информация передается в символах при помощи слов, языка.

Невербальная коммуникация предполагает передачу информации при помощи мимики, эмоций, жестов и т.д.

Вербальная коммуникация подразделяется на устную и письменную Устная коммуникация наиболее эффективна с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации, а также получения обратной связи.

Письменная — обеспечивает более высокую степень чистоты передачи

информации и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течение

неопределенного времени.

На сегодняшний день наибольшее распространение получили следующие коммуникационные средства: внутриорганизационные правила и процедуры, меморандумы, справочник сотрудника, внутриорганизационные издания, электронная почта.

Внутриорганизационные правила и процедуры (регламент) представляют собой письменный документ компании, устанавливающий порядок действий ее сотрудников в определенной сфере организационной жизни.

Меморандум — это формальное письменное обращение одного сотрудника организации к другому (нескольким). Он содержит фамилии адресатов, сотрудников, которым направляются копии, дату написания и тему послания. В форме меморандумов сегодня осуществляется от 60 до 80% письменной коммуникации между руководителями и специалистами компаний в экономически развитых странах.

Справочник сотрудника — брошюра, содержащая основную информацию об организации, в которой работает сотрудник. Сегодня справочники являются неотъемлемым атрибутом коммуникационного процесса большинства организаций развитых стран. Справочники

сотрудника преследуют три основные цели:

 изложить базовые ценности и философию компании, ее

долгосрочные и краткосрочные цели;

 объяснить сотрудникам, что руководство компании ожидает

от них и какие обязательства оно берет на себя;

 предоставить справочную информацию, облегчающую

сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании