2. Порядок перевірки та обробки документів

Документи, складені в різних підрозділах (цехах, складах тощо) після здійснення господарської операції передають до бухгалтерії у порядку та строки, встановлені головним бухгалтером. Отримані документи підлягають перевірці:

1) формальній –встановлюють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів документів, достовірність підписів посадових осіб. При цьому перевіряють чіткість запису змісту операції і цифрових показників, своєчасність складання документів і подання їх до бухгалтерії;

2) за суттю – законність та доцільність для підприємств даної операції;

3) арифметичній – правильність визначення сум та всіх арифметичних підсумків.

Перевірені документи підлягають обробці для підготовки документів для запису відповідних сум на рахунках:

1. таксування (оцінка) – проставляють у відповідних графах документа ціну і суми, тобто грошову оцінки оформлених натуральних показників господарської опера;

2. групування – складання зведених документів (на підставі первинних об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі);

3. контирування – поставляння кореспонденції рахунків по суті кожного документа;

4. запис змісту документів на рахунки синтетичного й аналітичного обліку.

Документи повинні бути складені чітко, розбірливо, без помилок та помарок, які викликають сумніви. Помилки в документах виправляють закресленням однією рискою невірного тексту або суми і над ним робиться новий запис. Виправлені помилки повинні містити запис «виправлено», підтверджений підписом осіб, які затверджують документ та дату виправлення. В касових та банківських документах виправлення не допускаються.

Налагоджений належним чином порядок оформлення й опрацювання документів сприяє ефективному використанню облікової інформації для управління і контролю господарської діяльності.

3. Інвентаризація як елемент методу бухгалтерського обліку.

В процесі господарської діяльності підприємства відбуваються процеси, які не фіксують у документах та призводять до втрат майна. За таких умов виникають розбіжності між показниками поточного обліку і фактичним станом активів підприємства. Причинами розбіжностей можуть бути:

1) природних втрат (вплив біологічних, фізичних і хімічних чинників – виток, псування комахами, усихання тощо);

2) помилкове відображення в обліку (арифметичні помилки, описки тощо);

3) зловживання матеріально-відповідальних осіб тощо.

Для перевірки відповідності даних обліку фактичним залишкам здійснюється інвентаризація. Інвентаризація є одним із основних методичних прийо­мів бухгалтерського обліку. Інвентаризація - це складання опису майна підприємства на підставі періодичної перевірки наявності цінностей, що перебувають на балансі підприємства на певну дату, стану їх зберігання, правиль­ності ведення обліку. Об’єктами інвентаризації є активи і фінансові зобов’язання підприємства.

Порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів визначає Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджне Наказом Мінфінувід 02.09.2014  № 879.

Метою інвентаризації є порівняння фактичної наявності майна з даними бухгалтерського обліку. Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінка.

Інвентаризації класифікують за певними ознаками – рис. 6.2:

Планова – проводиться у чітко визначений термін.

Позапланова – на вимогу перевіряючих, при зміні матеріально-відповідальної особи, у випадках стихійного лиха тощо.

Повна – охоплює перевірку всіх без винятку об’єктів інвентаризації (переважно один раз на рік).

Часткова – охоплює окремі види активів та фінансових зобов’язань.

Періодична – відбувається з ініціативи керівника (щомісяця, щокварталу).

Разова – перед складанням річної фінансової звітності (листопад-грудень).

Суцільна – перевірка всіх цінностей.

Вибіркова – охоплює окремі види матеріальних цінностей або окремих матеріально-відповідальних осіб.

Рисунок 6.2 Класифікація інвентаризацій

Існують випадки, коли проведення інвентаризації є обов'язковим – рис. 6.3.

Рис. 6.3 Випадки обов’язкового проведення інвентаризації

Відповідальність за проведення інвентаризації несе керівник підприємства. Для проведення інвентаризації згідно з наказом керівника на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію. До складу інвентаризаційної комісії входить голова комісії (представник адміністрації), головний бухгалтер, інші фахівці та матеріально-відповідальна особа. Місцями проведення інвентаризації є каса підприємства, склади запасів, виробничі цехи, де використовуються запаси тощо. Одержані під час інвентаризації дані записують у інвентаризаційні описи, які підписуються усіма членами комісії та матеріально-відповідальною особою. Результати інвентаризації зіставляють з обліковими даними у порівняльних відомостях, куди заносять тільки виявлені розбіжності – інвентаризаційні різниці, в наслідок чого встановлюють:

а) фактичний і бухгалтерський записи збігаються;

б) фактичний залишок менше облікового – нестача;

в) фактичний залишок більше облікового — надлишок.

Розбіжності даних регулюють за таким порядком;

• основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти, інше майно, що виявилися у надлишку, підлягають оприбуткуванню (узяттю на облік) та зарахуванню відпо­відно на результати фінансово-господарської діяльності з подальшим встановленням причин виникнення надлишку і винних у тому осіб;

• нестачу цінностей у межах затверджених норм спи­сують за рішенням керівника підприємства на витрати виробництва. Норми природного зменшення можна застосовувати лише в разі виявлення фактичних нестач;

• понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування відносять на винних осіб за цінами, за якими розраховують розмір шкоди;

• понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, зара­ховують на збитки.

Інвентаризаційна комісія з даних описів і порівняльних відомостей оформлює протокол, в якому представляють пропозиції про врегулювання інвентаризаційних різниць. Протокол затверджує керівник підприємства та передає до бухгалтерії.