2.5 Номенклатура дел
Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.
Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно- │
│ методических и иных) документов, определяющих перечни документов, │
│ образующихся в деятельности бухгалтерской службы, и сроки их хранения, │
│ формирование такого перечня │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Изучение особенностей, присущих организации бухгалтерского │
│ делопроизводства, с учетом содержания его деятельности, объема, │
│ интенсивности и состава документооборота, организационной структуры и │
│ штатной численности, распределения полномочий по работе с документами │
│ между должностными лицами и т.п. │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Предварительное определение заголовков дел, их последовательное │
│ упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, │
│ подлежащих помещению в соответствующие дела) │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных │
│ для дел, заводимых (при необходимости) в течение календарного года │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Составление и оформление проекта номенклатуры дел │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в │
│ необходимых случаях - его уточнение и дооформление │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Подписание проекта номенклатуры дел его разработчиком и начальником │
│ бухгалтерской службы │
└────────────────────────────────────────────────────
График документооборота – установленный в табличном формате порядок движения документа по срокам и ответственным лицам с момента его создания до помещения в дело.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, он утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Для этого каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.
Для составления проекта графика документооборота обычно используются следующие исходные данные:
перечень документов, подлежащих исполнению (в целом по бухгалтерской службе и отдельно - по ее структурным подразделениям);
перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов бухгалтерских документов;
сроки исполнения документов;
типовые технологии обработки документов.
Порядок его составления исходит из следующих предпосылок:
Определение структуры организации и бухгалтерии (центры ответственности по исполнению документации)
Определение круга исполнителей (ответственных за оформление-прием документации)
Определение перечня документации (Табель форм документов)
Определение сроков исполнения каждого документа
Определение порядка движения каждого документа по подразделениям и ответственным лицам.
Документальным подтверждением факта надлежащего исполнения документа служит отметка об исполнении документа и помещении его в дело. Такая отметка оформляется в нижней части лицевой стороны первого листа исполненного документа (у левого поля, на свободном от текста месте) исполнителем (или его непосредственным руководителем).
Отметка должна содержать слова "В дело" с указанием номера дела, в котором будет храниться соответствующий документ (см. далее), и подписи лица, оформившего отметку. О снятии документа с контроля в РКФ также делается соответствующая отметка. После этого документ может быть помещен в дело в соответствии с номенклатурой дел.
«Дело» - это упорядоченная совокупность документов определенного вида.
Формирование бухгалтерских документов в дела, как правило, производится по месту их обработки, т.е. в соответствующих структурных подразделениях бухгалтерской службы. Затем дела перемещаются в приспособленные для этой цели места хранения.
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете бухгалтерские документы (первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы) до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерской службе (бухгалтерии) в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.
Заголовок дела должен состоять из элементов:
номер по порядку;
название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);
название предприятия или структурного подразделения;
название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы;
краткое содержание документов, помещаемых в дело;
название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;
дата (период), к которой (которому) относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.
категория важности сведений, например, ЧВ - чрезвычайной важности, ОВ - особой важности, ОД - ограниченного доступа, ВВ - второстепенной важности или грифа "Коммерческая тайна" (КТ) с указанием обладателя этой информации.
Дела бухгалтерской службы, не имеющей в своем составе структурных подразделений, обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности:
документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности;
документы по организации бухгалтерского учета;
документы по организации бухгалтерской отчетности;
документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами;
прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.
В связи с упоминанием электронных документов (ЭД) поясним, что предприятие вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде баз данных (БД), каталогов или отдельных файлов, сформированных с использованием штатных сертифицированных программно-технических средств. В процессе обработки должна обеспечиваться возможность распечатывания бухгалтерских документов по установленным формам, а также идентичность содержания ЭД и бумажных копий.
Обработанные первичные документы текущего месяца (или за иной календарный период), относящиеся к определенному учетному регистру, формируются в дела (подшиваются в папки) в хронологическом порядке. В то же время отдельные виды бухгалтерских документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках.
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения) формируется в дела по отчетным периодам или (и) по адресатам. Приложения к отчетным документам помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.
Учетная политика – совокупность способов и форм ведения бухгалтерского учета - обычно формируется в отдельное дело. Вместе с документом в дело помещаются (в установленной предприятием последовательности и с учетом предельно допустимого количества листов в деле) приложения к ней.
Организационно-распорядительная документация бухгалтерской службы формируется в дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них). Утвержденные в качестве самостоятельного документа положения, инструкции и пр., утвержденные в качестве самостоятельного документа, формируются в дела отдельно от соответствующих постановлений, приказов и т.п.
Отметим также, что при оформлении дел с бухгалтерскими документами за истекший отчетный период лицевая сторона обложки соответствующей папки снабжается следующими сведениями:
дата, к которой относятся сброшюрованные в папку документы;
номера балансовых и внебалансовых счетов;
перечень групп документов, сформированных в отдельные папки, относящихся к одной дате, но отличающихся сроками хранения;
надпись, удостоверяющая факт брошюровки и подшивки документов (с указанием подписи соответствующего работника бухгалтерской службы).
Размещение перечисленных надписей производится на лицевой стороне обложки на свободных от других реквизитов и сведений местах. После завершения нумерации листов производится оформление заверительной надписи. Лист с заверительной надписью (лист-заверитель дела) располагается в конце дела. В надписи - цифрами и прописью - указываются сведения о количестве листов в составе данного дела, а также особенности отдельных документов. Лист - заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Факт выдачи дела во временное пользование юридическому лицу (его полномочному представителю) удостоверяется соответствующим актом, один экземпляр которого выдается предприятию-пользователю, а второй - остается в делах предприятия-владельца. Подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей соответствующих предприятий.
Факт изъятия подлинных документов (отдельных или в составе дел удостоверяется актом или протоколом изъятия в порядке, установленном законодательством РФ. Акт (протокол) подписывается руководителем предприятия (главным бухгалтером) и представителем органа, проводящего изъятие.
По истечении сроков текущего хранения дела бухгалтерской службы передаются на хранение в архив. Отбор документов постоянного и временного хранения производится методом полистного просмотра дел.