Тема 6. Организация работы с документами

Назначение темы. При изучении материала рассматриваются различные виды документов,

документационно-информационные потоки, организация документооборота в фирме. После изучения данного раздела студент должен:

знать: - нормативно – методические документы по документационному обеспечению и архивному хранению документов;

- требования и правила ГСДОУ по организации работы с документами;

уметь:- составлять и оформлять номенклатуру дел организации.

Ключевые слова и термины

Документооборот, должностная инструкции, архив, экспертиза документов, номенклатура дел.

План раздела

6.1. Структура и функции служб ДОУ;

6.2. Состав и учет объема документооборота организации;

6.3. Контроль исполнения документов;

6.4. Систематизация документов и их хранение;

6.5. Подготовка дел к сдаче в архив.

В предыдущих разделах шла речь о том, как правильно составить документ, какие реквизиты необходимо указать, какие виды документов различают в делопроизводстве. Этот раздел посвящен организации работы с документами в целом, что также является одной из основных составляющих делопроизводства. Предстоит уяснить, что такое документооборот; как его организовать, каким образом регистрировать документы; контролировать их исполнение.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по таким признакам, как:

- регистрируемые и нерегистрируемые документы;

- входящие, исходящие и внутренние документы;

- документы, направляемые в вышестоящие организации и поступающие из вышестоящих

организаций.

6.1. Структура и функции служб доу

Под документооборотом понимается движение на предприятии, в организации с момента

получения или создания документов до завершения исполнения или отправки. Организацией документооборота занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Эта служба может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (Управление делами, канцелярия, секретариат, экспедиция), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт).

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма

работы с документами – централизованная (все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре – канцелярии или у секретаря-референта), децентрализованная (предполагает рассредоточение делопроизводства между структурными подразделениями) или смешанная форма, при которой часть операций выполняют централизованно – прием, регистрация, контроль, размножение документов, а часть децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия, которая является самостоятельным структурным подразделением, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства оговариваются внутренними документами. К числу важнейших из них относятся Положение о канцелярии, Инструкция по документированию управленческой деятельности организации, должностные инструкции работников службы, табель форм документов, применяемых в организации. В зависимости от масштабов предприятия, особенностей организаций они могут несколько отличаться по содержанию, но соответствовать нормативным актам.

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права,

обязанности и организацию работы данной службы. Оно разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах в ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ – канцелярии, общем отделе и др.

Положение имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения

2. Цели и задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения

7. Организация работы

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ

конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Как правило, она включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организацию (входящей) документации.

3. Контроль за исполнением документов.

4. Порядок подготовки и оформления служебных документов.

5. Порядок работы с исходящими документами.

6. Составление номенклатуры дел.

7. Обеспеченности сохранности документов.

8. Экспертиза практической ценности документов.

Отдельный подраздел Инструкции может быть посвящен использованию информационных

технологий. Инструкция является обязательным для применения в повседневной жизни руководящим документом для всех сотрудников организации. Разграничение обязанностей, прав и ответственности между сотрудниками службы дело производства регламентируется персональными должностными инструкциями. А в целом работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от технических операций по документационному обслуживанию.