2.4. Формування і оформлення судової справи

2.4.1. Документи судової справи підшиваються у тверду обкладинку в міру надходження до суду чи оформлення у суді з дотриманням такої послідовності:

1) бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

2) ухвала про порушення провадження у справі;

3) позовна заява;

4) поштова квитанція про направлення копії позовних матеріалів сторонам у справі;

5) документи, що підтверджують сплату судового збору чи звільнення від такого, а також про інші судові витрати.

Далі документи підшиваються згідно з додатком до позовної заяви.

2.4.2. Конверт, у якому надійшла позовна заява або інші документи стосовно судової справи, підлягає обов'язковому приєднанню до матеріалів справи після документів, які в ньому надійшли.

2.4.3. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення процесуального документа судом.

2.4.4. У разі відмови у прийнятті позовної заяви чи повернення її без розгляду оригінал відповідної ухвали суду залучається до наряду.

2.4.5. Справа формується виключно з документів, які пройшли реєстрацію і розглянуті суддею. У випадку надходження документа після розгляду справи такий документ має містити візу судді “До справи” із зазначенням дати та підпису судді.

2.4.6. Поштові повідомлення про отримання (або неотримання) процесуальних документів, що направляються учасникам судового процесу, підшиваються після відповідного процесуального документу.

2.4.7. Наявність документів і порядок їх розміщення у справі засвідчується підписом судді в описі на момент прийняття рішення, ухвали про припинення провадження у справі, ухвали про призначення експертизи тощо.

2.4.8. Усі документи, що підшиваються до справи, мають бути лише в одному примірнику. У разі подання учасником судового процесу примірника документа, у тому числі письмового доказу зі справи, один примірник якого вже підшито до матеріалів справи, поданий наступний повертається особі, яка подала цей документ.

2.4.9. При формуванні справи забороняється використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів.

2.4.10. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250 (30-40 мм завтовшки).

Кожний том справи оформлюється окремо, має власну нумерацію аркушів та власний опис.

2.4.11. Формування і оформлення судових справ здійснюють секретарі судових засідань або інші відповідальні працівники апарату суду.

Оформлення судової справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, підшивання, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів внутрішнього опису, нумеруються валовою нумерацією з дотриманням таких правил:

1) аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті простим графітовим олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється;

2) справи, що складаються з декількох томів, нумеруються в кожному томі окремо;

3) фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані документи, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті;

4) аркуш формату більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4;

5) аркуш з приклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;

6) підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується кожне вкладення в конверт, а потім сам конверт.

2.4.12. Внутрішній опис справи (додаток 10), як засіб фіксування наявності документів та розміщення їх у справі, здійснюється на внутрішньому боці обкладинки і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає порядковий номер, індекс документа, дату, коротку назву документа, номер аркушів справи, примітки.

Документи, зазначені в додатку до позовної заяви, апеляційної (касаційної) скарги або в іншому супровідному документі, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність згідно з переліком у додатку.

Документ, що підтверджує відсутність додатка до позовної заяви, апеляційної (касаційної) скарги, долучається до справи.

Якщо до справи підшита копія, а не оригінал документа, то про це обов'язково зазначається в описі.

Опис підписує суддя та працівник апарату суду, який оформлює справу.

У справах, де вже є внутрішній опис, при приєднанні нових документів опис та його нумерація продовжуються.

До внутрішнього опису кожного тому справи окремо складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису.

Якщо справу підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні виправдувальні документи, і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

2.4.13. Судові справи оправляються у тверду обкладинку. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки, скоби тощо) вилучаються з документів.

До справи документи підшиваються нитками через п'ять або три проколювання голкою, шилом або іншим устаткуванням впродовж лівого, вільного від тексту поля документів.

Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці другому цього пункту, категорично забороняється.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту.

2.4.14. Обкладинки судових справ оформлюються за встановленою формою (додаток 11).

Якщо справа складається з кількох томів, то на кожному з них проставляється номер тому справи і на першому томі зазначається загальна кількість томів.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

Написи на обкладинках справ робляться чітко, розбірливо світлостійким чорним або синім чорнилом (пастою).

На обкладинці справи (тому справи) вказуються: