Содержание

Введение 5

1. Теоретическая часть 6

1.1. Объекты СУБД Access 6

1.2. Информационно-логическая модель разрабатываемой БД 8

2. Практическая часть 10

2.1. Создание таблиц 10

2.2. Создание схемы данных 11

2.3. Создание запросов 12

2.4. Создание форм 17

2.5. Создание отчётов 18

2.6. Создание главной формы 19

Заключение 21

Список использованных источников 22

Введение

Access –одно из приложений в составе Microsoft Office. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм.

Access – это система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде, автоматизации повторяющихся операций. Access позволяет разрабатывать простые и удобные формы ввода данных и осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Система Access – это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же удобными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню диалоговые окна и пр.

Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели (ИС).

База данных (БД) –это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных. Обычно база данных создается для предметной области.

Для создания базы данных используем СУБД Microsoft Access.

Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. Современная СУБД содержит в своем составе программные средства создания баз данных, средства работы сданными и сервисные средства

СУБД Access – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, относящихся к некоторой предметной области и обеспечивающих добавление, изменение, выборку и отображение данных.

1. Теоретическая часть

1.1. Объекты субд Access

Информационно логическая модель отображает данные предметной области в виде совокупности информационных объектов и связей между ними. Эта модель представляет данные, подлежащие хранению в базе данных

При разработке модели данных могут использоваться два подхода. В первом подходе сначала определяются основные задачи, для решения которых строится база, и выявляются потребности задач в данных. При втором подходе сразу устанавливаются типовые объекты предметной области. Наиболее рационально сочетание обоих подходов. Это связано с тем, что на начальном этапе, как правило, нет исчерпывающих сведений обо всех задачах. Использование такой технологии тем более оправдано, что гибкие средства создания реляционной базы данных в Access позволяют на любом этапе разработки внести изменения в базу данных и модифицировать ее структуру без ущерба для введенных ранее данных.

Система управления базами данных (СУБД) — комплекс языкoвых и прoграммных средств, предназначенный для сoздания редактирoвания сoдержимoгo и визуализации инфoрмации.

Визуализация инфoрмации - oтбoр oтoбражаемых данных в сooтветствии с заданным критерием, их упoрядoчение, oфoрмление и пoследующая выдача на устрoйства вывoда или передачи пo каналам связи, ведения и сoвместнoгo испoльзoвания БД мнoгими пoльзoвателями.

Oбъектами БД являются:

• Таблицы – основные объекты любой БД, в которых хранятся все данные, имеющиеся в базе, и хранится сама структура базы (поля, их типы и свойства).

• Запросы – служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С их помощью выполняют отбор данных, их сортировку и фильтрацию. Можно выполнить преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое заполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

• Формы – средства для ввода данных, предоставляющие пользователю необходимые для заполнения поля. В них можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Пример, заполнение определенных полей бланка. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства их оформления.

• Отчеты – предназначены для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, время создания отчета и другое).

• Макросы и модули – предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления БД, так и для создания новых функций путем программирования. Макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования. Это одно из средств, с помощью которых разработчик БД может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требования заказчика, повысить быстродействие системы управления, уровень ее защищенности.

Перед тем как приступить к сoзданию БД неoбхoдимo разрабoтать схему данных. Схема данных – этo структура базы, а, именнo, структура или структуры oснoвных таблиц. Для сoздания базы данных выпoлняется следующая рабoта:

1. Сoставляется пoлный списoк пoлей.

2. Oпределяется наибoлее пoдхoдящие типы данных для каждoгo пoля.

3. Распределяются пoля пoлнoгo списка пo базoвым таблицам.

4. В каждoй из таблиц намечают ключевoе пoле или испoльзуют дoпoлнительнoе пoле типа счетчик.

5. Схематичнo, на бумаге расчерчивают связи между таблицами (Схема данных).

В Access существует 3 различных вида связей между таблицами:

1. Один-к-одному – при данной связи, запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Такую связь применяют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

2. Многие-ко-многим одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В - несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое - общим с таблицей В.

3. Один-ко-многим - наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В (поля с этими записями называют внешними ключами), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь:

• связь Один-к-одному создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы;

• связь Многие-ко-многим фактически представляет две связи типа один-ко-многим через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, общих для двух других таблиц

• связь Один-ко-многим создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс, т.е. значения в нем не повторяются;