Делопроизводство в суде

В соответствии со стандартом делопроизводство (документационное обеспечение управления) определено как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство в суде не является чем-то исключительным, присущим лишь судебной процедуре, но, тем не менее, делопроизводство в суде имеет существенные отличия от сходной деятельности по работе с документальными материалами в других учреждениях. Это обусловлено, прежде всего, тем, что делопроизводство в суде самым непосредственным образом связано с обеспечением основной и исключительной функции суда - отправлением правосудия.

Правосудие в соответствии со ст. 118 Конституции Российской Федерации может осуществляться в Российской Федерации только судом, обладающим исключительными правомочиями в области правоприменения.

Работа с документами должна отвечать требованиям стандартов в области документоведения и архивного дела и должна совершенствоваться с внедрением передовых компьютерных технологий по обработке документальных материалов.

Все судебные дела и корреспонденция, поступающие на судебный участок мирового судьи, регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1). Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, кассационных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Требования, предъявляемые к форме и содержанию искового заявления, перечислены в ст. 131 ГПК РФ:

• наименования суда, в который подается заявление;

• наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация, ее юридический адрес, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;

• наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является организация, ее юридический адрес;

• в чем заключается нарушение либо угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;

• обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;

• цена иска, если он подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;

• сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон;

• перечень прилагаемых к заявлению документов.

В заявлении могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя, ответчика, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения и разрешения дела, а также изложены ходатайства истца (приложение 1).

Исковое заявление подписывается истцом или его представителем при наличии у него полномочий на подписание заявления и предъявление его в суд.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение мировому судье.

Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;

б) расписки в получении копий обвинительных заключений, судебных повесток, исковых заявлений.

После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня, вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения.

Для учета дел и материалов, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в отделе делопроизводства суда ведутся журналы (форма № 2), в которых регистрируются все дела и материалы, назначенные мировым судьей к рассмотрению (в том числе гражданские дела по заявлениям о вынесении судебных приказов и дела об административных правонарушениях).

При отправке по назначению судебных дел и других документов, регистрация которых производится в журнале формы № 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы – заказными письмами либо направляются курьерами. На заказные бандероли и письма составляется опись (форма № 3), отдельно на бандероли и на письма. Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

Все дела, поступившие в суд, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках и в алфавитном указателе.

Гражданские дела подшиваются в обложку (форма № 18). По уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при условии ее надлежащего качества и сохранности. Если уголовное дело, поступившее от органов предварительного расследования, было судом подшито в новую обложку (форма № 18), то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.

Дела об административных правонарушениях, другие дела, материалы хранятся в обложке (форма № 20), на которой указывается номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела в суд, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив.

Все поступающие в суд от граждан и организаций предложения, заявления и жалобы регистрируются в журнале (форма № 23) с указанием даты их поступления. В этом же журнале делается отметка о рассмотрении обращения. Все оконченные производством обращения по истечении календарного года сдаются в архив.

При вынесении судьей постановления о принятии мер по обеспечению возмещения вреда, причиненного преступлением, либо возможной конфискации имущества выписывается исполнительный лист, который регистрируется в журнале по учету исполнительных документов (форма № 50).

По гражданским делам повестки истцам и ответчикам составляются по форме № 30, другим лицам, вызываемым в суд, по форме № 31. Судебные повестки (извещения) доставляются в конвертах с заказным уведомлением о вручении.

Повестки по делам об административных правонарушениях выписываются и направляются:

• лицу, привлекаемому к административной ответственности по форме № 52;

• другим лицам, вызываемым в судебное заседание по делу об административном правонарушении по форме № 53.

При назначении судебного заседания по вопросу о наложении денежного взыскания по уголовному делу лицу, на которое может быть наложено взыскание, посылается повестка по форме № 29.

Приговоры, решения, определения и постановления мирового судьи обращаются к исполнению после вступления их в законную силу, за исключением случаев, когда по закону предусмотрено их немедленное исполнение.

Немедленному исполнению подлежит решение:

- о взыскании алиментов;

- о выплате работнику заработной платы в течение трех месяцев;

а также приговор, определение или постановление суда по уголовному делу:

- не подлежащее обжалованию в апелляционном порядке;

- о прекращении уголовного дела в той части, которая касается освобождения обвиняемого или подсудимого из-под стражи;

- об оправдании лица;

- об осуждении лица без назначения наказания;

- об осуждении лица с назначением наказания и освобождением от его отбывания;

- об осуждении лица с назначением наказания, не связанного с лишением свободы, или наказания в виде лишения свободы условно.

По просьбе истца суд может обратить к немедленному исполнению решение, если вследствие особых обстоятельств замедление в его исполнении может привести к значительному ущербу для взыскателя или исполнение может оказаться невозможным.

По результатам рассмотрения дел об административных правонарушениях выносятся следующие виды постановлений:

1. О наложении административного взыскания.

2. О прекращении производства по делу.

Все виды исполнительных документов по гражданским, уголовным, административным делам, другим материалам и производствам, разрешаемым судом, подлежащие принудительному исполнению судебными приставами-исполнителями подлежат регистрации в книге формы № 50.

Законченные судебные дела, исполнительные производства, наряды, журналы и картотеки поступают на хранение в архив судебного участка. Для сдачи дел и материалов в архив судебного участка составляется опись этих дел и материалов в соответствии с правилами работы архивов учреждений, организаций и предприятий (форма № 58).

На обложках дел и материалов, сдаваемых в архив, а также на учетно-статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело или материал сданы по описи в архив, и номер самой описи, а также указываются срок хранения в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков хранения документов, год и месяц отбора для уничтожения. Судебные дела хранятся в архиве по годам в порядке архивных номеров.