Простые формулы

Формула – это равенство, которое выполняет вычисления. Как калькулятор, Excel может вычислять формулы, содержащие сложение, вычитание, умножение и деление.

Excel использует стандартные операторы для уравнений, такие как знак плюс для сложения (+), знак минус для вычитания (-), звездочка для умножения (*), a косая черта для деления (/), и знак вставки (^) для возведения в степень. Ключевым моментом, который следует помнить при создании формул в  Excel, является то, что все формулы должны начинаться со знака равенства (=). Так происходит потому, что ячейка содержит или равна формуле и ее значению.

Чтобы создать простую формулу в Excel:

1. Выделите ячейку, где должно появиться значение формулы (B4, например).

2. Введите знак равно (=).

3. Введите формулу, которую должен вычислить Excel. Например, «120х900″.

4. Нажмите Enter. Формула будет вычислена и результат отобразится в ячейке.

Чтобы изменить формулу:

1. Кликните по ячейке, которую нужно изменить.

2. Поместите курсор мыши в строку формул и отредактируйте формулу. Также вы можете просматривать и редактировать формулу прямо в ячейке, дважды щелкнув по ней мышью.

3. Когда закончите, нажмите Enter на клавиатуре или нажмите на команду Ввод в строке формул .

В программе Excel можно использовать относительные ссылки, определяющие положение ячейки относительно положения ячейки с формулой, или абсолютные ссылки, которые всегда указывают на конкретные ячейки. В адресе абсолютной ссылки перед буквенным обозначением столбца и номером строки всеща стоит знак доллара. При копировании формулы, содержащей абсолютную ссылку, ссылка в копии ячейки не корректируется. В свою очередь, относительные ссылки автоматически корректируются при копировании формул.

Excel позволяет также использовать смешанные ссылки, в которых только одна часть адреса ячейки или диапазона является абсолютной. В следующей таблице представлены все возможные типы ссылок на ячейки. Чтобы изменить тип ссылки на ячейку, которая используется в данной формуле, выполните следующее.

1. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на ячейке, содержащей формулу (или нажмите клавишу <F2>) для перехода в режим редактирования.

2. В ячейке либо в строке формул щелкните мышью на ссылке на ячейку.

3. Последовательно нажимайте клавишу <F4>, чтобы обойти все типы ссылок на ячейки. Остановитесь после отображения нужного типа.

4. Нажмите клавишу <Enter> для завершения операции.

29. Табличный процессор MS-Excel: работа с данными.

Сортировка данных:

1. Выделить данные в таблице.

2. Меню Данные — Сортировка…

3. В окне Сортировка диапазона указать столбец, по которому будет производиться сортировка, затем ее способ (по возрастанию или по убыванию).

 

Фильтрация данных:

Фильтрация — это скрытие ненужных данных и показ нужных.

Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

1. Укажите ячейки в фильтруемом списке.

2. Меню Данные — Фильтр — Автофильтр.

3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.

4. Выберите значение в списке.

5. Повторите шаги 3 и 4 для введения дополнительных ограничений значений в других столбцах.

Анализ данных

В состав Microsoft Excel входит набор средств анализа данных (называемый пакет анализа), предназначенный для решения сложных статистических и инженерных задач. Для проведения анализа данных с помощью этих инструментов следует указать входные данные и выбрать параметры; анализ будет проведен с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, а результат будет помещен в выходной диапазон. 

Если команда Анализ данных отсутствует в меню Сервис, то необходимо запустить программу установки Microsoft Excel. После установки пакета анализа его необходимо выбрать и активизировать с помощью команды Настройки. Для успешного применения процедур анализа необходимы начальные знания в области статистических и инженерных расчетов, для которых эти инструменты были разработаны.

Создание диаграммы

В Microsoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграммы. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда меняются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек и сводной таблицы.

Можно создать либо внедренную диаграмму (то есть поместить её на лист рядом с таблицей), либо лист диаграммы.

Вычисления

Автосуммирование

Сумму значений выделенных ячеек можно ввести автоматически с помощью кнопки      S  — Автосуммирование. 

При нажатии кнопки Автосуммирование автоматически предлагается формула вычисления, например = СУММ(E5:E10). Чтобы принять формулу, нажмите клавишу Enter.

Синтаксис формулы

Синтаксисом формул называется порядок, в котором вычисляются значения и задается последовательность вычислений. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор вычисляемых величин.

Ссылки на ячейку

В формуле может быть указана ссылка на ячейку. Если необходимо, чтобы в ячейке содержалось значение другой ячейки, введите знак равенства, после которого укажите ссылку на эту ячейку. Ее значение зависит от значения другой ячейки. Формула может вернуть другое значение, если изменить ячейку, на которую формула ссылается.

 Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.

Функции

В Microsoft Excel содержится большое количество стандартных формул, называемых функциями, которые используются для простых или сложных вычислений. 

1. Меню Вставка — Функции — f(x).

2. Следуйте за Мастером функций. 

Сводная таблица Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц, используемого для размещения и объединения анализируемых данных.

30. Базы данных. Классификация баз данных.

База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации.

СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно:

• просматривать,

• пополнять,

• изменять,

• искать нужные сведения,

• делать любые выборки,

• осуществлять сортировку в любом порядке.

Классификация баз данных:

1. По характеру хранимой информации:  — Фактографические (картотеки), — Документальные (архивы)

2. По способу хранения данных: — Централизованные (хранятся на одном компьютере), — Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).

3. По структуре организации данных: — Табличные (реляционные), — Иерархические,

4. Характер связи между записями определяет два основных типа организации баз данных: иерархический и реляционный.

В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень.

Реляционная база данных, по сути, представляет собой двумерную таблицу.  Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и топом данных. Поле БД – это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

В реляционной БД используются четыре основных типов полей:

• Числовой,

• Символьный (слова, тексты, коды и т.д.),

• Дата (календарные даты в форме «день/месяц/год»),

• Логический (принимает два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь»).

Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД – это строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства, размещенный в полях базы данных.

 Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы. Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

31. Модели баз данных.

Иерархическая модель данных

Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам. Объекты, связанные иерархическими отношениями, образуют ориентированный граф (перевернутое дерево). К основным понятиям иерархической структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь. Узел - это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. На схеме иерархического дерева узлы представляются вершинами графа. Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом, находящимся на более высоком уровне. Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева), не подчиненную никакой другой вершине и находящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Зависимые (подчиненные) узлы находятся на втором, третьем и т.д. уровнях. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей. К каждой записи базы данных существует только один (иерархический) путь от корневой записи.

Сетевая модель данных

В сетевой структуре при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

Реляционная модель данных

Понятие реляционный (англ. relation - отношение) связано с разработками известного американского специалиста в области систем баз данных Е. Кодда.

Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для

пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

1. каждый элемент таблицы - один элемент данных;

2. все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину;

3. каждый столбец имеет уникальное имя;

4. одинаковые строки в таблице отсутствуют;

5. порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Отношения представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют кортежам или записям, а столбцы - атрибутам отношений, доменам, полям.

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем). Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ.

Чтобы связать две реляционные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы (возможно совпадение ключей); в противном случае нужно ввести в структуру первой таблицы внешний ключ - ключ второй таблицы.

32. .Функциональные возможности СУБД.

По степени универсальности различают два класса СУБД:

• системы общего назначения - реализованные как программный продукт, способный функционировать на ЭВМ в определённой операционной системе и поставляемый пользователям как коммерческое изделие;

• специализированные системы - создаваемые в случаях невозможности или не целесообразности использования СУБД общего назначения.

СУБД общего назначения - это сложные программные комплексы, предназначенные для выполнения всей совокупности функций, связанных с созданием и эксплуатацией БД информационной системы.

Производительность СУБД оценивается:

• временем выполнения запросов;

• скоростью поиска информации;

• временем выполнения операций импортирования данных из других форматов;

• скоростью выполнения таких операций как обновления, вставка, удаление данных;

• максимальным числом параллельных обращений к данным в многопользовательском режиме;

• временем генерации отчёта.

На производительность СУБД оказывают влияния 2 фактора:

• правильное проектирование

• построения БД.

СУБД, которые следят за соблюдением целостности данных, несут дополнительную нагрузку, которую не испытывают другие программы;

Целостность данных подразумевает наличие средств, позволяющих удостовериться, что информация в БД всегда остаётся корректной и полной.

Операции, обеспечивающие безопасность:

• шифрование прикладных программ;

• шифрование данных;

• защита паролем;

• ограничение уровня доступа

Хороший уровень безопасности в СУБД dBase IV, Access

Для сохранения информации используется двойной подход. Некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы

Целостность должна обеспечиваться независимо от того, каким образом данные заносятся в память, не конкретных действий пользователей, пробоев сети и т.п.

Он предусматривает назначение паролей для индивидуальных пользователей или групп пользователей и присвоение различных прав доступа отдельно таблицам, запросам, отчётам на уровне пользователя или группы.

33. MS-Access: назначение и возможности. Объекты MS-Access.

Программа MS Access – это одна из распространенных систем управления базой данных, входящая в состав пакета программ Microsoft Office.

СУБД MS Access предназначена для создания и поддержания в рабочем состоянии баз данных, для получения из них информации в требуемом виде, для создания приложений, автоматизирующих работу с базами данных.

База данных по версии MS Access представляет собой совокупность взаимосвязанных ее компонентов, называемых объектами базы. Объектами базы данных считаются:

– таблицы данных,

– формы,

– запросы,

– отчеты,

– страницы,

– макросы,

– модули.

Таблица – это форма представления информации. Ее устройство рассматривалось ранее.

Форма – это диалоговое окно, с помощью которого можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ограничивать доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.

Запрос – инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблицы базы данных необходимые сведения, отвечающие заданному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления и удаления записей, а также выполнять вычисления, используя значения данных, размещенных в таблицах.

Отчет – это форма представления информации подготовленной к печати в виде отформатированных данных, результатов итоговых расчетов, графиков, диаграмм, проще говоря, в форме удобной для восприятия и анализа.

Страница – это документ, содержащий сведения из базы данных, и предназначенный для размещения в Internet (веб–страница). Такой документ играет роль своеобразного интерфейса к данным. Обращаясь к таким страницам через Internet, можно просматривать и вводить информацию в таблицы, а также создавать отчеты.

Макрос и модуль – инструмент автоматизации работы с базами данных и создания приложений, необходимых для работы с базами данных.

Программа MS Access позволяет создавать в базе данных до 32768 различных объектов. Все объекты базы данных хранятся в одном общем файле базы данных, который имеет расширение .mdb. Эта программа достаточно ресурсоемкая. Так версия MS Access 2002 требует 128 Мгбайт оперативной памяти.

34. Понятие о сети Интернет (возможности, история возникновения).

Интернет – всемирная система объединѐнных компьютерных сетей, построенная на использовании протокола IP и маршрутизации пакетов данных.

Историю развития сети Интернет можно условно разделить на пять этапов:

1) 1945–1960 гг. – появление теоретических работ по интерактивному взаимодействию человека с машиной, а также первых интерактивных устройств и вычислительных машин;

2) 1961–1970 гг. – начало разработки технических принципов коммутации пакетов, ввод в действие ARPANET;

3) 1971–1980 гг. – расширение числа узлов ARPANET до нескольких десятков, проведение специальных кабельных линий, которые соединяют некоторые узлы, начало функционирования электронной почты;

4) 1981–1990 гг. – осуществление принятия протокола TCP/IP, разделение на ARPANET и MILNET, ввод системы «доменных» имен – Domain Name System (DNS);

5) 1991–2007 гг. – новейший этап развития истории глобальной сети Интернет.

Возможности, предоставляемые сетью интернет можно условно разделить на четыре категории: общение, сервисы, информация и файлы.

Общение

Первая категория — различные виды общения через интернет. В сети интернет можно общаться тремя способами – посредством текстовых сообщений, голосом – как по телефону, и видеозвонками – т.е. вы слышите и видите собеседника и он слышит и видит вас.

Общение может быть как прямым: деловым, личным; так и «общественным» т.е. ориентированным на неких читателей. Отмечу, что практически все возможности общения через интернет являются бесплатными.

Текст

можно разделить на четыре условные группы:

Мгновенные сообщения (как разговор)

Электронная почта 

Различные сообщества, обсуждения, форумы и т.п

Смешанный тип, например на форумах и в социальных сетях может использоваться внутренняя электронная почта («Личка»), паралельно с комментариями и обсуждениями доступными всем.

Звук

Бесплатная телефония

Видео

Бесплатные видеозвонки и конференции  (видео плюс звук).

Сервисы

Вторая категория, это различные услуги и сервисы.

Новости Покупки\Продажи\Обмен Обучение Геосервисы (транспорт, карты, пробки, погода) Работа Социальные сети Знакомства Тематические сообщества и форумы Поиск информации Размещение своей информации в интернете (тексты, фото, видео) Отдых, развлечения Блоги

Информация

Третья категория — информация.

Тематические сайты Справочники Энциклопедии Радио, телевидение

Файлы (Фото (картинки),Музыка,Видео (фильмы, сериалы, телепередачи),Программы,Книги Хостинг сайтов,Файлообменные сети)

35. Адреса компьютеров в Internet.

Чтобы информация безошибочно могла передаваться с одного компьютера на другой, необходимо наличие уникальных адресов, с помощью которых можно однозначно определить (идентифицировать) получателя информации. Подобно тому, как обычная почта доставляет почтовые отправления по адресам, включающим в себя область, город, улицу, дом, квартиру, так и в сети Internet информационные пакеты доставляются по адресам, только в адресе указываются не дома и улицы, а номера сетей, к которым подключен компьютер-получатель и номера самих компьютеров в этих сетях.

Итак, каждый компьютер, подключенный к сети Internet имеет свой уникальный IP-адрес.

IP-адрес — это уникальный номер, однозначно идентифицирующий компьютер в Internet. IP-адрес представляет собой четыре числа (октета), разделенные точками, например, 194.67.67.97 (после последнего числа точка не ставится).

Расшифровка такого адреса ведется слева направо. Первое число – номер наиболее крупной сети в составе Интернет, последнее – номер конкретного компьютера. Второе и третье число обозначают участки сети, например, региональную и локальную сеть.

Каждое число может быть в интервале от 0 до 255, что соответствует информационному объему в 1 байт или 8 бит. Таким образом, IP-адрес – это 4 байта или 32 бита. Если с помощью одного байта можно передать 2⁸=256 вариантов, то с помощью 4-х байтов можно передать 2³²4 млрд. вариантов, то к сети Internet может быть максимально подключено 4 млрд. пользователей. Поскольку в настоящее время наблюдается стремительный рост пользователей Internet, а кроме того, современные технические достижения позволяют подключать к сети Internet не только компьютеры, но и сотовые телефоны, телевизоры, и даже холодильники, то это пространство адресов становится очень тесным. Для его расширения предполагается перевести Internet на 128-битный IP-адрес (максимум пользователей 2¹²⁸).

36. Универсальный указатель ресурса (адрес).

IP-адрес или соответствующее ему доменное имя позволяют однозначно идентифицировать компьютер в сети Internet, но дело в том, что на компьютере может присутствовать множество различной информации в различных форматах, например, в виде файлов, электронных сообщений, страниц и т.п. Для того, чтобы можно было безошибочно получать нужную информацию и в нужном формате используется строка символов, которую называют универсальный указатель ресурса или URL (Universal Resource Locator). Эта строка однозначно идентифицирует любой ресурс в сети Internet. Именно такая строка отображается в поле «Адрес» обозревателя Internet Explorer, когда мы «гуляем» по Internet (см. далее).

Рис. 1.7. Структура URL - универсального указателя ресурса.

Универсальный указатель ресурса состоит из:

1. Протокол – это набор правил (см. далее), по которым происходит обмен информацией. В данном примере использован наиболее часто используемый протокол http:// – протокол передачи гипертекста.

2. Доменное имя или IP-адрес, который позволяет однозначно идентифицировать компьютер (сервер) в сети Internet, содержащий нужную информацию.

3. Путь, состоящий из имен папок, разделенных символом / (слэш), последовательно открывая которые можно «добраться» до нужной информации. В данном примере искомая информация находится в папке info, в других случаях путь может быть длиннее, например, products/mpress/library, здесь искомая информация находится в папке library, находящейся в папке mpress, которая в свою очередь располагается внутри папки products.  Примечание: многие серверы сети Internet в отличие от компьютеров пользователей чувствительны к регистру букв, в котором представлены имена папок и файлов, поэтому папка info и папка Info или INFO – это разные папки, но чаще всего имена файлов и папок пишут строчными (маленькими) буквами.

4. Имя файла, который содержит нужную информацию. В нашем примере информация находится в файле search.html, в котором содержатся советы по поиску на поисковом сервере yandex.ru.

Примечание: если имя файла не указано, то используется имя файла по умолчаниюindex.htm (index.html), либо default.htm (default.html).

Поскольку весь URL набирать с клавиатуры достаточно долго и неудобно, то можно вводить только доменное имя (www в некоторых случаях также можно опускать), а все остальные его части, такие как протокол, путь и имя файла будут подставлены по умолчанию.

37. Службы (сервисы) Internet.

В истории Интернет существовали разные виды сервисов, одни из которых в настоящее время уже не используются, другие постепенно теряют свою популярность, в то время как третьи переживают свой расцвет.

    Перечислим те из сервисов, которые не потеряли своей актуальности на данный момент:

• World Wide Web – всемирная паутина – служба поиска и просмотра гипертекстовых документов, включающих в себя графику, звук и видео.

• E-mail – электронная почта – служба передачи электронных сообщений.

• Usenet, News – телеконференции, группы новостей – разновидность сетевой газеты или доски объявлений.

• FTP – служба передачи файлов.

• ICQ – служба для общения в реальном времени с помощью клавиатуры.

• Telnet – служба удаленного доступа к компьютерам.

• Gopher – служба доступа к информации с помощью иерархических каталогов.

    Среди этих служб можно выделить службы, предназначенные для коммуникации, то есть для общения, передачи информации (E-mail, ICQ), а также службы, назначение которых – это хранение информации и обеспечение доступа к этой информации пользователей.

    Среди последних служб лидирующее место по объему хранимой информации занимает служба WWW, поскольку данная служба наиболее удобна для работы пользователей и наиболее прогрессивна в техническом плане. На втором месте находится служба FTP, поскольку какие бы интерфейсы и удобства не разрабатывали для пользователя, информация все равно хранится в файлах, доступ к которым и обеспечивает эта служба. Службы Gopher и Telnet в настоящее время можно считать «отмирающими», так как новая информация уже почти не поступает на серверы этих служб и количество таких серверов и их аудитория практически не увеличивается.

38. Справочно-правовые системы России. Назначение СПС и возможности.

Компьютерная справочно-правовая система - это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и инструменты для работы с ним. На рынке справочно-правовых систем в России работает большое количество фирм как разрабатывающих собственные программные комплексы, так и обслуживающих существующие. Наиболее известны следующие продукты таких: "Консультант Плюс" "ГАРАНТ" "Кодекс" Системы, созданные государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств: "Эталон" "Система" Основными параметрами, позволяющими определить качество содержания информационной базы, являются: полнота информации;достоверность информации;оперативность обновления информации. Основные возможности программных технологий СПС Хранение и обработка больших объемов правовой информации Основные поисковые и сервисные возможности Поиск документов можно условно разделить на два вида: поиск по реквизитам документов; поиск по тексту документов. Поиск по реквизитам документа позволяет найти документ с определенными датой, номером, выпущенный определенным органом и т. д. Для повышения эффективности поиска условия в таком виде поиска можно сочетать, задавать интервалы номеров или дат. Поиск по тексту документов заключается в простом переборе массива документов и нахождении среди них тех, которые содержат слово, заданное пользователем. Таким образом, такой поиск позволяет найти документы по какой-либо тематике. Недостатком поиска по тексту является большой шум, то есть попадание в список найденных документов большого количество документов, удовлетворяющих запросу, но пользователю в данный момент не нужных. Уменьшить уровень такого шума может, пожалуй, лишь опыт составления запросов к системе.

39. Сервисные функции СПС Гарант.

Основные сервисные функции СПС

Настройки основного меню, экрана и принтера. Работа с текстом документа, цветовое выделение. Работа со списками документов — объединение, пересечение, фильтрация списков. Папки пользователей, закладки. Работа с графическими объектами.

Система "Гарант" являет собой справочную систему, обеспечивающую поиск и работу с документами правового характера. В систему включены нормативные документы, комментарии и разъяснения, судебная и арбитражная практика, и толковые словари.

Правовая система "Гарант" устанавливается в двух версиях:

сетевой (программа установлена на "центральный" компьютер и с ней работают несколько пользователей на других компьютерах, подчиненных "центральному");

локальной (установлена на каждый компьютер отдельно, и работает с системой только пользователь данного компьютера).

"Гарант" считается одной из лучших правовых систем для работы с российским законодательством.

Высочайшее качество системы "Гарант" обеспечивают большой объем информации, эффективные поисковые и аналитические средства, а также удобные варианты обслуживания.

Основные преимущества интерфейса системы " Гарант":

1. Большие значки панели инструментов с поясняющими подписями, позволяющими обращаться к нужным функциям системы за короткое время - это упрощает и ускоряет работу.

2. Основное меню подразделено на четыре части:

перечень всех поисков, дающий возможность быстрого выбора инструмента, необходимого для решения текущей задачи менеджера;

раздел, включающий информацию о последних изменениях в законодательстве и возможности для их анализа;

раздел, предоставляющий инструменты для работы со службой Правовой поддержки онлайн;

быстрый доступ к бизнес-справкам - налоговым и производственным календарям, формам учета и отчетности в формате MS Word и MS Excel, курсам валют и т.д.).

3. Панель задач является частью интерфейса, раскрывающим профессиональные возможности системы для работы с любым объектом (документом, списком, поиском). При нажатии открывается вкладка в панели навигации, где написаны основные команды, которые можно применить к текущему открытому объекту. К примеру, с помощью "Панели задач" уточняют, отсортировывают или отфильтровывают построенный список документов, а при работе с отдельно взятым документом можно воспользоваться "Машиной времени", увидеть доступные редакции и его графическую копию, и материалы, которые взаимосвязаны с открытым документом.

4о. Информационное наполнение СПС. Обновление информационного банка.

Качество информационного наполнения СПС:

• полнота информации;

• достоверность информации, ее аутентичность;

• оперативность поступления новой информации;

• качество юридической обработки информации в системе.

Обновление информации

Чтобы информация в СПС всегда была актуальна, она должна своевременно обновляться. Как правило, обновление самих СПС происходит ежедневно по мере поступления новых документов. А чтобы так же ежедневно обновлялись системы, установленные у клиента, он должен располагать соответствующими техническими возможностями (доступом к телекоммуникационным каналам связи). Таким способом обычно обновляют СПС крупные компании, в которых есть IT-службы, а также те фирмы, которые постоянно нуждаются в оперативной информации. Большинство пользователей обновляют СПС еженедельно. Обновлять базы реже не рекомендуется — можно упустить важную информацию.

У разных поставщиков СПС действуют разные стандарты обслуживания клиентов. Так, одни компании предлагают пользователям оплачивать каждое разовое пополнение базы. У других, например у компании "Консультант Плюс", стоимость обновлений не зависит от их частоты, а устанавливается за период — месяц (обновление можно получать в любом режиме — ежедневно, еженедельно и т. д.). В стоимость обновления включена оплата еженедельного выезда сервисного специалиста. Если же система обновляется через телекоммуникационные каналы связи, клиент оплачивает не визит специалиста, а трафик.

Таким образом, как часто пользователь будет обновлять СПС, зависит от многих факторов — от его запросов, технических возможностей, а также от того, каковы сервисные стандарты компании — разработчика СПС.

1. 41. Поисковые возможности СПС Гарант.

Справочная правовая система ГАРАНТ содержит в электронном виде огромное количество правовых актов, издаваемых на федеральном и региональном уровнях, а также обширный консультационный, аналитический и справочный материал к этим актам. Для упрощения поиска необходимого материала в системе ГАРАНТ реализовано несколько видов поиска: по классификатору, по реквизитам, по ситуации, по источнику опубликования, по Толковому словарю.

Поиск по классификатору - это поиск по тематическому рубрикатору правовой информации. Данный вид поиска удобен для составления тематических подборок документов и для комплексного изучения правовой проблемы.

В системе ГАРАНТ применяется классификатор, специально разработанный и адаптированный для использования в справочных правовых системах. Его отличает высокая степень детализации и подробное описание всех основных разделов отечественного законодательства.

Поиск документов можно осуществлять при помощи карточки запросов - поиска по реквизитам. В системе ГАРАНТ возможен поиск документа по следующим реквизитам:тип документа; номер документа;принявший орган;раздел / тема;дата принятия документа; дата и номер регистрации документа в Минюсте;слова и сочетания слов, содержащихся в тексте документа - контекстный поиск.

Поиск документов в извлечениях. В этом режиме ГАРАНТ выводит на экран не полные тексты найденных документов, а только фрагменты, соответствующие тематике запроса. Таким образом, на экране остаются только те части документа, которые непосредственно касаются рассматриваемой проблемы.

Поиск по ситуации. С помощью Энциклопедии ситуаций Вы сможете выделить ситуацию, характеризующую решаемую Вами проблему, и по этому описанию будет выполнен поиск документов - поиск по ситуации. Причем при открытии найденного в результате поиска документа Вы попадаете сразу на тот его фрагмент, который содержит ответ на Ваш вопрос.

Поиск по источнику опубликования Для этого Вам следует перейти к классификатору печатных изданий, выбрав команду "Поиск по источнику опубликования" в меню "Поиск". Перемещаясь по ссылкам (название интересующего издания - год - месяц публикации - номер (выпуск) издания) Вы попадете в список документов. Для перехода к нужному документу дважды щелкните мышью по его названию в списке.

В текстах правовых документов, особенно относящихся к экономической и финансовой сферам деятельности, встречается большое количество специфических терминов и определений. Трактовки и определения финансовых и правовых терминов содержатся в специализированном Толковом словаре (рис.5). Это еще один вид поиска - поиск по словарю терминов.

2. 42. Работа с документом в СПС Гарант.

Работа с текстами документов Документ системы ГАРАНТ представляет собой юридически обра- ботанный текст исходного документа, снабженный исчерпывающей справочной информацией

Структура документа  В процессе юридической обработки тексты документов размечаются специальным образом.

 Документы со сложной внутренней структурой снабжаются оглавлением.

 Специальным шрифтом выделяются заголовки разделов.

 Расставляется большое количество гиперссылок на другие доку- менты системы.

Чтобы найти нужный фрагмент текста в пределах текущего доку- мента, применяется команда Поиск контекста. В этом поиске участвует весь видимый текст документа, включая все виды комментариев, при ус- ловии, что их отображение в момент поиска не выключено специальны- ми командами